【摘要】跟单是指在进出口业务中，在贸易合同签订后，依据合同和相关单证对货物加工、装运、保险、报检、报关、结汇等部分或全部环节进行跟踪或操作，协助履行贸易合同。跟单员是企业与市场、业务员与客户之间联系的纽带。跟单按业务进程可分为前程跟单、中程跟单和全程跟单三大类。本文以特思利贸易公司跟单流程为例，设计具体的跟单流程和操作方法，旨在分析和研究跟单业务的重要性和操作的规范性，以促进外贸业务的顺利进行。
【关键词】外贸跟单；产品跟单设计；注意事项
目 录
一、引言 4
二、跟单在出口贸易中的重要性 4
（一）有利于促进外贸企业经营管理有序化 4
（二）有利于外贸业务进程中的风险控制 4
（三）有利于交流信息和处理信息 4
三、外贸跟单流程解析 4
（一）样板试制与接单 4
（二） 物料采购、检验、入库的跟踪 4
（三）生产过程跟踪 4
（四）催开与审查信用证 4
（五）出货跟踪、催单结汇 4
四、跟单过程中应注意的问题 4
（一）跟单过程中要及时沟通 4
（二）对客户做出的承诺要遵守 4
（三）对工厂、工人要以礼相待 5
（四）工作时应注意的商务礼仪 5
五、总结 5
参考文献 5
致谢 5
一、引言
外贸跟单按业务进程可分为前程跟单、中程跟单和全程跟单三大类。前程跟单是指“跟”到出口货物交到指定出口仓库为止；中程跟单是指“跟”到装船清关为止；全程跟单是指“跟”到货款到账，合同履行完毕为止。跟单员按业务性质分又可分为外贸跟单和订单跟单（生产跟单）。特思利有限公司是一家出口箱包的流通型外贸公司，2007年公司共签订合同26份，合同总金额231.6万美元。其中,饰品包出口合同116.3万美元，同比增长23.8%,化妆包出口112.9万美元，同比增长26.7%。其出口国家以德国为主，还有西班牙、美国、香港等地，出口产品以中高档箱包为主，其服务的主要客户为超市采购商。其出口产品按用途分主要分为：时尚包、化妆包及一些礼品包；按材料分主要分为PVC包、无纺布包、皮（革）包。
二、跟单在出口贸易中的重要性
外贸企业的生存与发展，都是以订单为主线条的，作为订单的跟进者，跟单员的工作跨越了整个企业运作体系的每一个环节，是整批货的最高的管理者。在国际贸易中， 一旦签订了出口合同，就要严格按合同要求的品质及其他条款交货，才能赢得客户，才能在国外市场上占有一席之地。
（一）有利于促进外贸企业经营管理有序化
从系统论的角度看，外贸业务的各个分工不是孤立的，是一个有方向性的动态过程。在生产性跟单中，生产企业的选择与原料的采购、工艺流程与技术、生产进度与质量监控、投入与产出；在业务性跟单中，“船、货、证、款”的平衡，装运、保险、报检、报关、结汇的操作与监控，都涉及到系统的层次性和有机联系。外贸跟单是外贸企业维护产品和服务的生产链和供应链的完整，反映外贸企业运行系统意志、促进外贸企业经营管理有序化，保证企业经营机制和风险防范机制有效运行的重要组成部分。
（二）有利于外贸业务进程中的风险控制
外贸合同的履行涉及到两个或两个以上的国家或地区，涉及众多的环节；产品质量要求、技术标准和法律体系复杂；市场波动、行情变化、外汇风险等时常出现。尽管从形式上看，外贸跟单的任务是落实合同或信用证条款、对生产安排、组织货源、质量管理、报关报验、装运结汇等过程进行全程监控，但从性质上看，外贸跟单的所有任务集中到一点，就是对业务进程中现实的或潜在的风险进行有效的控制。无论是前程跟单、中程跟单还是全程跟单，任何一个环节的问题处理不当均可能酿成风险或损失。跟单员不可能只是被动地执行合同条款，而要面对客观现实，主动地、积极地、迅速地解决可能产生的问题，规避业务进程中的各种风险。
（三）有利于交流信息和处理信息
从信息论的角度看，外贸跟单工作就是在履行合同中充分利用各种有利条件和信息源，及时收集来自生产、物流、海关、商检、银行等各部门的信息，处理和化解各种矛盾或不利因素，对各个业务环节做好科学的统筹安排的过程。也就是说，在履行每一笔合同中，能够在物与物、人与人、人与物之间有效交流信息和处理信息是外贸跟单的基本功能和任务。
三、外贸跟单流程解析
外贸跟单是从争取国外客户的定单开始的，即业务跟单。跟单员应定期将本企业现有的最新款的箱包目录寄给相应客户。对于客户要求报样、报价的款式，跟单员应妥善处理。及时做好跟进工作。以特思利贸易公司箱包出口为例，具体包括以下几方面：
（一）样板试制与接单
样品试制一般包括两个内容：第一是根据客户寄过来的箱包样板或款式图片进行样品试制，一般前者称为实样制作，后者称为确认样制作；第二是根据客户的修改意见以及生产的可行性研究进行实物标样试制，也叫试样。跟单员收到客户拟在工厂仿制的箱包样品或需开发的新款式箱包图片时，首先需认真审查客户来的样品或图片作全方位的分析，包括所要的技术条件和要求分析，列出该产品的款式、规格、包装以及所需的材料、工艺等条件，并做好记录。在通知工厂打样时，样品的生产数量一般每款比客户要求数量多做2～3个，1～2个留样，一个由跟单员保留。样品在生产过程中，如客户提出要做部分修改，应立即根据样板的生产情况和技术条件并经业务经理或总经理来确定能否作修改，如确定修改，应立即通知相关部门。待样品生产好后，跟单员需认真检验，主要是对生产出的箱包样板与客户样品或图片、色卡审核，鉴定其外观造型、材料组合是否符合客户要求；鉴定其尺寸规格及材料、工艺等质量是否符合要求。样品制好后，根据客户的地址快递寄出样品。并写邮件通知客户，样品已寄出，同时追踪大货定单的下达。
接单也即合同签订，当定单下来之后，根据定单的数量，必须对整个生产进度做一个预估，对款式样等进行确认，只有等收到客户确认之后方可生产。审单即审核合同，审核内容主要包括定单的来源和所订箱包的款式、型号、材料、数量、质量、单价、总价、交货期限、交货方式、付款方式等。审单完毕，根据定单和工厂相关资料，向客户开出形式发票。
（二） 物料采购、检验、入库的跟踪
接到客户的定单后，跟单员及可通知工厂购买箱包材料及辅料，主要是面料及拉链、扣子等。物料到达厂后，跟单员通知质检并亲自检验。首先对材料的品种、规格、数量进行审核。其次是对材料的质量检验。主要是检查材料是否符合客户订单要求，颜色是否准确。物料检验完毕后通知入库，并通知生产部门以便尽快的安排生产。在编制生产计划时，必须清楚准确地把客户定单中包的款式、简图、型号、数量、包装要求、货期等注明，一般给工厂的货期比实际的货期提前几天，目的是给工厂交货留些余地，以防生产安排或进度上什么意外而导致交货延迟。
（三）生产过程跟踪
生产过程跟单主要是跟踪箱包加工的每个工艺质量情况与跟进定单的生产进度、完成情况。为此，跟单员必须时常深入生产车间检查在半成品、成品的质量是否按定单要求生产，以及生产流程中有无脱节、停滞等不良现象，同时根据最新的生产排程，查看定单完成情况，紧紧跟进生产进度是否能满足定单的交货期。发现问题及时处理，特别是货期未能满足定单的交货期时，应马上同生产主管协商，确保准时交货。另外，在生产过程中，跟单员发现什么有误，或者需要补充的应立即以书面形式通知相关部门。箱包生产过程跟踪主要包括箱包材料裁剪跟踪，印刷工艺跟踪，缝制工艺跟踪，后整理与包装跟踪。
（四）催开与审查信用证
在进出口贸易中，公司一般力争信用证付款。在按信用证付款时，买方按约定的时间开出信用证是其履行合同的前提条件，否则卖方无法安排生产和组织货源。在正常情况下，买方信用证最迟应在货物装运期前15d（有时30d）开到卖方手中，但实际业务中，国外客户在遇到市场发生变化或资金短缺时，往往拖延开证，因此跟单员应经常检查开证情况并及时催促客户开证。跟单员在收到信用证以后,应立即作如下的审查：审查信用证的种类、开证申请人和受益人、信用证的金额及采用的货币、信用证的到期地点、装运期和有效期、规定开立汇票的内容、船舶和分批装运要求与要求提供装运的单据以及货物的品名、品质、规格、数量、包装、单价、金额、保险等是否与合同一致。
（五）出货跟踪、催单结汇
出货前三四天就应该联系出货事宜。首先告诉船运公司具体出货时间，同时传真出口货物装箱单。装箱单应明确列出此次出货产品的品名、规格、数量、净重、毛重、包装尺寸、体积、箱号、唛头。其中毛净重应计算准确，它涉及报关出口时的顺利与否。包装尺寸一般来说是指出口的外箱尺寸，尺寸的准确性涉及计算整批货的体积计算。出口货物的唛头多数由客户提供，有正唛头和侧唛头，装箱上的唛头必须照订单打。出货前一天，跟单员须到成品仓库清点数量，防止多出、少出或漏出。另外，还应抽查内外包装是否按装箱单要求包装。到出货日跟踪货柜车是否到厂，最好拿到货柜司机的联系电话直接打电话询问，以便通知工厂何时装货。
货物在装船出运后，跟单员应及时按照信用证、合同和其他单据的内容正确地编制各种单据，并在信用证规定的有效时间内交银行结汇。出口单据有很多，催单工作最重要的是催提货单。货物装运出口，就应该催货代公司开出提货单。经核对无误的提货单方可作为客户的收货凭据。在收到正确的提货单后，应连同其他单据一起送到银行审单、寄单。
四、跟单过程中应注意的问题
（一）跟单过程中要及时沟通
沟通，不管是在订单跟进或为人处事中都是极其重要的一个手段。这里要说的沟通是确认订单前所有的细节。细节要分成两个部分。一是业务人员方面的，即业务人员可以根据产品方面及跟单方面的知识来确认的细节。二是客户方面的，即需要客户确认的细节。这两方面的把握也是体现业务人员跟单能力的重要因素。在订单跟进过程中，业务人员需养成即时反馈及沟通的习惯。把生产过程中遇到的问题和生产进度及时向自己的直属上级或客户报告，让他们做到心里有数。客户发出的信息能及时的得到你的反馈，这样才可以让客户放心。
（二）对客户做出的承诺要遵守
守诺是业务开展的基础，也是为人处事之道。除了业务人员必须守诺，还要让公司最高领导人守诺。而为了遵守承诺，最好的办法就是少做承诺，在给客户承诺之前，先去确认一个满足承诺的条件是否可行。而一旦做了承诺，就一定要做到。如果做不到，就要诚心地向客户道歉，不要去辩解或推卸责任。然后想办法来弥补。当出现不确定因素时，向直属上级征求建议后再确认给客户，以保证每一个承诺的实现。并与上级沟通处理结果的原因。了解订单生产排程，定期对订单产品质量进行跟进。
（三）对工厂、工人要以礼相待
工厂是产品的直接生产地，工人是产品的直接生产者，与工厂、工人搞好关系对整批货的生产起者决定性的作用。在平时的交流、沟通时，一定要注意措辞及语气，要以礼相待。在遇到问题时，我们应及时向工厂的负责人反映，负责人会和工人们沟通，碰到解决不了的货工厂不配合的，可以向自己的上级反映，千万别发生正面的冲突。
（四）工作时应注意的商务礼仪
在沟通、跟进过程中做到尊重客户。从每一个微小的细节为客户提供最完善的服务，降低公司与客户的贸易风险。在与每一个客户沟通过程中，维护公司形象。将客户的反馈建议集中反馈到市场部，作为公司将来规划的借鉴。 这将会为公司带来整体利益，也更有利于客户的开发。
在货物跟进过程中，跟单员都是在外工作的，一定要维护好公司的形象，对工人要以礼相称，以和为贵。工作时要一丝不苟，每一天上班时明确当天的工作，下班前回想今天工作情况，确保完成最重要和最紧的工作。公司收到的每一封客户询价都是公司大量广告宣传投资的结果，不认真跟进客户是对公司资源的浪费。
五、总结
在国际贸易中，一旦签订了出口合同,就要严格按合同要求的品质及其他条款交货，才能赢得客户，才能在国外市场上占有一席之地，监督货物质量的重任压在了跟单员的身上。跟单员是整批货物最直接管理者，应对整批货从客户下单，材料采购，生产跟踪，安排出货，催款结汇整个过程全程跟踪，保证货物的质量和交期。期间要做好与客户、工厂的沟通工作，使订单的生产有计划、有步骤的落实。在小企业中，跟单员身兼数职，既是内勤员，又是生产计划员，物控员，还可能是采购员。可以说，在一个工厂里，相对而言，除跟单员外，几乎所有的工作都是执行性质的，唯跟单员工作是计划性、管理性的。
参考文献
[1]潘江玲,国际商务跟单员的职责及素质构成分析，职业时空,2008年第1期
[2]黄辉,外贸跟单员的现实作用与基本素养,武汉科技学院学报,2007年第1期
[3]龙宇,外贸企业如何做好出口跟单工作,市场论坛 ,2007年第6期
[4]罗巨斌、阎玉秀,服装外贸跟单工作流程与过程控制,丝绸,2004年第10期
[5]常迅,企业分应重视跟单文件的归,国际市场, 2005年 06期
[6]常迅, 外销员第二步—跟单, 国际市场, 2005年 06期
[7]吴俊、刘庆，成衣跟单——纺织服装跟单手册,中国纺织出版社,2005年7月
[8] 童宏祥，外贸跟单实务，上海财经大学出版社，2006年12月