2. 数据库管理系统(DBMS)
它是一组能完成描述、管理、维护数据库的程序系统。它按照一种公用的和可控制的方法完成插入新数据，修改和检索所有数据的操作。
3. 数据库管理员(DBA)
数据库管理员负责设计、建立、维护、管理数据库。
4. 用户和应用程序
它们的操作是以数据库中的数据为基础进行的。每个用户只用到数据库中的一部分数据，不同用户使用的数据以多种方式重叠。
数据库系统的核心是数据库管理系统和数据库。因此，我们也经常把这个核心称为数据库系统，根据美国国家标准化协会关于数据库系统的总结构的建议，整个数据库系统分为三级:面向用户或应用程序员的外级、面向建立和维护数据库人员的概念级、面向计算机中存储数据的内级。
各级有各自的描述语言和内容，数据在各级之间进行转换或映射。描述数据的格式及方法称为模式，在外级的称为外模式，在概念级的称为概念模式。这样一种结构使得数据库系统的概念更加清楚，各级目的、功能、作用彼此界限分明。这种结构的思想已被国际上广泛接受。
3.1.3关系数据库管理系统
数据模型是对客观事物及其联系的数据描述。这能表明数据库系统中信息如何组织和操作。目前，有三种成熟的模型:层次模型、网状模型、关系模型(表格)。目前，绝大多数数据库系统都采用关系模型。
关系数据库系统是支持关系数据模型的数据库系统。关系数据模型由关系数据结构、关系操作集合和关系完整性约束3个要素组成:
1. 关系数据结构
关系模型的数据结构单一，在关系模型中，现实世界的实体以及实体间的各种联系均用关系来表示。在用户看来，关系模型中数据的逻辑结构是一张二维表。
2. 关系操作集合
关系模型中常用的关系操作包括:选择(select)、投影(proj ect)、连接(j oin)、除(divide)、并(union)、交(intersection)、差(difference)等，以及查询(query)操作和增(insert)、删(delete)、改(update)操作两大部分。
查询的表达能力是其中最主要的部分。
关系操作的特点是集合操作方式，即操作的对象和结果都是集合。这种操作方式也称为一次一个集合的方式。相应地，非关系数据模型的数据操作方式则为一次一个记录的方式。
关系模型给出了关系操作的能力和特点，关系操作通过关系语言实现。SQL(Standard Query Language)就是一种介于关系代数和关系演算之间的关系语言SQL不仅具有丰富的查询功能，而且具有数据定义和数据控制功能，是集查询DLL,DML和DCL于一体的关系数据语言。
3. 关系的完整性约束
数据库的数据完整性是指数据库中数据的正确性和相容性，那是一种语义概念问题，它包括两个方面:与现实世界应用需求的数据的相容性和正确性;数据库内数据之间的相容性和正确性。
根据以上的内容可知，一个较为理想的关系数据库系统，必须满足以下条件:
(1)用表来表示数据库所有信息;
(2)保持数据的逻辑表示独立于数据的物理存储特征:
(3)使用一种高级语言对数据库中的信息进行结构化、查询和修改;
(4)支持主要的关系运算;
(5)支持视图，允许用户选择浏览表中的数据的方式;
(6)支持安全和授权机制;
(7)通过事务处理程序和恢复程序保护数据。
而该管理系统中采用的SQL Server 2000数据库系统完全可以满足以上需求。
3.2 数据库设计原则
数据库是MIS的核心，是存储数据的实体，是整个系统信息资源共享的基础，数据库设计的任务是按照用户应用的要求，为某一部门或组织设计一个结构合理、使用方便、效率较高的数据库及其应用系统，数据库系统设计的优劣将影响整个系统的性能。
在对数据库应用程序影响的各个方面中，数据库本身的设计最为重要。用户组织表格中独立数据项的方法以及将数据库中不同的表格相互联系的方法形成了数据库应用程序的基础。一个薄弱的基础增加了编程的难度，使程序的维护变得困难，削弱了基于它的程序的功能，当用户需求增加时，也不易升级。不恰当的数据库设计还可能迫使设计者使用那些低效率的编程方法，不仅使编程的时间更长，而且更容易出错。
因此，为了提高开发本协同办公管理系统的质量和效率，针对该公司的业务特点，在数据库设计时遵循了以下原则
1. 层次分明，布局合理
数据库系统必须层次分明，合理布局。数据信息应自下而上，逐层浓缩、归纳、合并，减少冗余，提高数据共享程度。
2. 保证数据库结构化、规范化、编码标准化
这是建立数据库系统和进行业务部门内、外信息交换的基础。在每一个数据库设计之前都要一个充分的、详细的数据分析、数据格式以及较为统一的编码，为减少数据的冗余量，应尽量避免库结构的重复，并且要保证整个数据库设计的完整性。
3. 数据的独立性和可维护性
应尽量做到数据库的数据具有独立性，独立于应用程序，使数据库的设计及其结构的变化不影响程序，反之亦然。另外，根据我们的设计开发经验，需求分析搞的再详细，使用人员所提的需求都不可能一下子提全面，此外，业务也是在变化的，所以数据库设计要考虑其扩展接口，使得系统增加新的应用或新的需求时，不至于引起整个数据库系统的重新改写。
4. 共享数据的正确性和一致性
应充分考虑数据资源的共享，合理建立公共数据库。采用数据库分层管理，使不同层次的信息数据共享。另外，由于共享数据是面向多个程序或多个使用者的，多个用户存取共享数据时，必须保证数据的正确性和一致性。
5. 减少不必要的冗余
建立数据系统后，应避免不必要的数据重复和冗余。但为了提高系统的可靠性而进行的数据备份还是必要的。
6. 保证数据的安全可靠
数据库是整个信息系统的核心，它的设计要保证其可靠性和安全性，不能因某一数据库的临时故障而导致整个信息系统的瘫痪。同时由于采用C/S体系结构的分布式数据库系统，应注意数据的安全性保护，作好对数据库访问的授权设计。要保证数据不被非法访问，病毒侵扰和软、硬盘故障破坏，还必须采取相应的保密措施。
3.3 设计数据库
作为本协同办公管理的数据库系统，采用的是MySQL进行数据库设计。MySQL是一个小型关系型数据库管理系统，开发者为瑞典MySQL AB公司。在2008年1月16号被Sun公司收购。目前MySQL被广泛地应用在Internet上