一笔采购业务通常涉及采购计划的编制、物资的请购、订货或采购、验收入库、货款结算等。企业应该针对各个具体环节的活动，建立完整的采购程序、方法和规范，并严格依照执行。这样才能有效防止风险，保证经营活动的正常进行。
此案例环节的关节点是：
首先，要做到职务分离。《企业内部控制应用指引第7号——采购》中第五条“企业除小额零星物资或服务外，不得安排同一机构办理采购业务全过程”。岗位分离要做到相互牵制。在本案例中采购大权由王副总经理一人独揽，可以看出在此公司控制环节中权责不明；货物的采购人不能同时担任货物的验收工作；付款审批人和付款执行人不能同时办理寻求代理商和索价业务。付款的审批通常经过验货或验单之后执行。
其次，要做到入库验收控制。合同与货物规格型号都必须一致。货物入库和移交时，经办人之间必须有明确的职责分工，要对货物进行监测，以防调换、损坏和失窃。
最后，货款支付控制。发票必须要合同一致，凭证齐全才能办理。
对于一个企业采购是关系到企业生死存亡重要的环节。如果缺少采购申请制度会造成企业管理混乱。采购定价机制及科学，采购定价方式选择不当，缺乏对重要物资价格的跟踪监控，引起采购价格不合理，可能造成企业资金损失。缺乏采购合同履行情况的有效跟踪，无法对供应商的供应过程做好记录。验收程序不规范，会导致不合格品进入企业，对验收中存在的异常情况不做及时处理，可能造成账实不符，采购物资损失。
1、为了尽可能的把控风险，做好内部控制。结合《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》公司具体流程操作如下：
（1）公司的采购部门定制需求计划和采购环节。对于独家代理、专有、专利等特殊产品应提供相应的独家、专有资料。经专业技术部门研讨后，经具备相应审批权限的部门或人员审批。
（2）建立采购申请制度，应该严格按照按照预算执行进度办理请购手续。
（3）选择供应商。需要建立科学的供应商评估和准入制度，对供应商资质信誉情况的真实性和合法性进行审核，确保合格的供货商。采购部门应当在切实防范舞弊风险的基础上，与供应商签订质量保证协议。
（4）健全采购定价机制，定期研究通用重要物资的成本与市场价格的变动趋势。
（5）制定明确的采购验收标准，结合物资特性确定必捡物资，要求出具质量检测报告后方可入库。 验收合格一直后方可入库。验收时涉及技术性强大的、大宗的和新特征物资，还应进行专业测试，必要时可委托具有检验资质的机构或聘请外部专家协助验收。验收中出现问题的，相关机构应当查明原因并及时处理。验收程序不规范、标准不明确，可能导致数量克扣、以次充好，账实不符。
企业的采购环节对于企业生存与发展具有重要影响。企业应当建立采购业务后的评估制度。
2、采购业务控制活动应采取的主要措施：
企业应当建立健全采购业务管理制度，全面梳理采购业务流程，统筹安排采购计划，科学设置采购机构和配备采购机构和配置采购人员，明确请购、审批、购买、运输、验收、付款、评估等环节的职责和审批权限，严格按照规定程序办理采购业务。并按照国家统一会计准则要求确认、计量和报告采购活动，确保物资采购的合法性和合理性。
（1）不相容岗位完全分离。企业应当明确采购业务相关部门和岗位的职责权限，确保办理采购业务的不相容岗位完全分离，以便相互制约和监督。
（2）完善授权审批制度。企业应当建立规范的采购业务授权制度和审核批准制度，要求有关人员按照规定权限和程序办理采购业务。
（3）实行岗位轮换。企业应当根据具体情况，定期不定期地对办理采购业务的人员进行岗位轮换。
（4）建立采购登记制度。企业应当按照请购、审批、采购、运输、验收、付款等规定程序办理采购业务，对相关环节的情况进行记录，填写相应的凭证，形成完整的采购登记制度。
（四）建立一整套完整的信息和沟通系统
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