组织内部和谐的人际关系是优化沟通环境的前提。平时，组织领导者可以多开展一些群体活动。如球赛、观看演出、聚餐等，鼓励工作中员工之间的相互交流、协作，强化组织成员的团队协作意识。这些措施一定程度上都能起到促进人际关系和谐的作用。另外，组织成员之间也应相互尊重差异，促进相互理解，在此前提下的人际沟通也将会更有效的改善人际关系。
组织内部民主的文化氛围和科学的领导者作风是良好的沟通环境的核心要素。正如世界著名的GE公司，它的企业文化突出“以人为本”的经营哲学，鼓励个人创造力的展现，并充分重视和强调个人，尊重个体差异。因此GE的沟通风格是个体取向的，并直言不讳。企业内部的员工在任何时候都会将自己的新思想和意见毫无掩饰和过滤的反映给上层管理者。而对于公司的管理协调，GE员工习惯于使用备忘录、布告等正式沟通渠道来表明自己的看法和观点。与此同时，前通用CEO杰克•韦尔奇在公司管理沟通领域提出了“无边界理念”。GE公司“将各个职能部门之间的障碍全部清除，工程、生产、营销以及其他部门之间的信息能够自由流通，完全透明.”在这样一个沟通理念的指引下,GE更为有效地使公司内部信息最大程度上实现了共享。所以，组织者应致力于营造一种民主的组织氛围，组织领导者也应适当的改善自己领导风格和水平。在这个方面，美国企业的一些做法是值得推崇的。在这些企业，管理人员办公室的门总是敞开的，随时欢迎下属来沟通情况，交换想法。同时他们还在组织内部设立了奖励基金，奖励那些善于提出自己的想法和意见并有利于组织发展的成员。与此同时，在领导方式上，他们善于充分发挥管理者非权力性影响力的作用，凭借自身的人格魅力去领导人，而不是权力去领导人。并且他们善于和组织成员进行私人性的沟通，准确、全面地了解组织成员的思想感情，为组织的管理沟通打好了良好的基础。
当然，组织内部沟通环境还包括地理环境的因素。当组织采用会议沟通时，会议地点选在非常正式的会议室与选在一个风景旅游区相比，其沟通效果是大不一样的。世界著名GE公司前CEO杰克•伟尔奇在他的自传中曾提到，在他上任开始，为了更好的与他的领导班子交流以创造出新的工作氛围，他邀请了14位高层管理人员到Laurel Valley静养了两天。最后他们在那里的交流达到了预想的效果。所以，组织沟通者应根据具体的沟通需求来选择恰当的沟通场所。如果，沟通者需要传达某项执行决议或上层决策时，最好选择比较正式的场所，以增强信息的传递和执行效果。而沟通者若是要与组织成员协商、讨论某个难以达成共识的问题，或交流私人感情时，最好选择气氛比较轻松的环境场所。这样便于沟通的顺利进行，同时也可以有效地避免沟通僵局的形成。
（二）部门间沟通是达到有效沟通的重要方式
1、 调整沟通心态，克服沟通障碍，提高沟通的心理水平 。
沟通者自身就是沟通的行为主体，他们的文化知识水平、知识专业背景、语言表达能力和组织角色认识等因素直接影响（制约）沟通的进行。随着现代社会信息网络和通讯技术的高速发展，人与人之间的沟通方式因此也变得多样、丰富。即使两个相隔千山万水他们之间的交流沟通也会相当容易。表面上看来，人们之间的沟通联络的确是越来越频繁了。实际上大多数的沟通已成为一种社会物质利益所驱使的表层化的行为，其效果是可想而知的。“开诚布公”、“推心置腹”、“设身处地”都是悠久的中华文化所积淀的闪光词汇，或许正是大多数现代企业沟通者所缺乏的一种沟通心态。所以，现代企业的组织沟通者不仅要做好企业运作的程序化信息沟通，同时也应重视部门成员间的心灵沟通，克服沟通障碍，提高沟通的心理水平。首先，在沟通过程中要认真感知，集中注意力，以便信息准确而又及时地传递和接受，避免信息错传和接受时减少信息的损失。其次，增强记忆的准确性是消除沟通障碍的有效心理措施，记忆准确性水平高的人，传递信息准确，接受信息也准确。第三、提高思维能力和水平是提高沟通效果的重要心理因素，高的思维能力和水平对于正确地传递、接受和理解信息，起着重要的作用。第四、培养镇定情绪和良好的心理气氛，创造一个相互信任、有利于沟通的小环境，有助于人们真实地传递信息和正确地判断信息，避免因偏激而歪曲信息。
2、提高沟通技能 。
提高沟通技能，包括有效倾听及保持沟通的简洁准确性。部门间沟通中，大家往往急于表达而疏于倾听。通过多次团队的现场演练、游戏等，我们可以观察到，在交流中，如果双方或至少一方多一些专注地倾听，适时复述、提问以确认关键信息，并予以适当的反馈，那么沟通的有效性（即准确、省时、较少冲突）就大大提高了。这一点在组织内部可以通过团队指令训练、引导、鼓励来实施。跨部门沟通必须保持简洁性。简单的是美好的。宝洁公司的“1页备忘录”一直都备受推崇。备忘录这一古老简便的交流方式至今仍为许多公司沿用，而宝洁公司的主管认为，多于1页的备忘录是无益而有害的。一家系统集成公司的老总说，他的公司曾经一直为各种会议所困扰，于是效仿了宝洁公司的做法，明确规定每次内部会议必须在50分钟内结束。我们不禁要问，用简单量化的方式去处理复杂的商业和管理问题，奏效吗？如果50分钟之内没有谈完，问题没有解决，怎么办？那位老总反问：“你认为再多50分钟就有好的解决方案吗？”大家哑然。谁能抗拒简单的魅力哪！
3、正确地使用语言文字。
语言文字运用得是否恰当直接影响沟通的效果。美国管理学专家杜拉克1944年受聘于通用汽车公司当政策顾问，第一天上班，通用公司总经理斯隆找他谈话。斯隆说：“我不知道我们要找你研究什么？要你写些什么？也不知道得出什么结果？这些都是你的任务。我唯一的要求，是希望你将你认为正确的东西写出来。你不必考虑我们的反应，也不必怕我们不同意，尤其重要的是，你不必为了使你的建议易于为我们接受而想到的调和折衷。在我们公司里，人人都会搞调和折衷，不必劳你的驾。”斯隆这段话非常值得我们认真体会的。同样的词汇对于不同的人来说意义是不一样的。年龄、教育和文化背景是影响语言文字沟通效果的主要因素，不同层级的人对同一语言文字的理解也会有所不同。因此，在使用语言文字时要简洁、明确，叙事说理要言之有据，条理清楚，富于逻辑性；措辞得当，通俗易懂，不要滥用词藻，不要讲空话、套话。非专业性沟通时，少用专业性术语。可以借助手势语言和表情动作，以增强沟通的生动性和形象性，使对方容易接受。
4、注重非言语沟通。
语言并不是唯一的沟通工具，研究表明，大约65%的沟通是通过非语言的信号进行的，还有的研究甚至认为这一比例能够达到93%，在特殊的场合下，有声语言甚至是多余的。在一般情况下，非语言行为多数与语言一起出现，目的是为了使语言意义更丰富、更加强、并赋之以某种情绪色彩，表明这是否是一个严肃的或有趣的、还是其他类的话题。主要包括点头、姿势转换、面部表情、手势以及拍打、拥抱等身体接触方式以及目光接触，此外还包括静止的体态、人际空间距离的静态姿势沟通。据有关资料表明，在面对面的沟通过程中，那些来自语言文字的社交意义不会超过35%，换而言之，有65%是以非语言信息传达的。非言语信息包括沟通者的面部表情、语音语调、目光手势等身体语言和副语言信息。非言语信息往往比言语信息更能打动人。因此，如果你是组织沟通的信息发送者，你必须确保你发出的非语言信息强化语言的作用。如果你是组织沟通的信息接收者，你同样要密切注视对方的非语言提示，从而全面理解对方的思想、情感。
5、学会倾听，提高沟通质量。
（1）倾听-理解-回应的技巧。在沟通中，倾听不仅仅是一项极其重要的技巧，更是一种心态和品格。善于倾听、懂得倾听的人，有着开放豁达的胸襟，接纳包容的心态和谦卑的品格。然而，要做到有效倾听却并不那么容易。因为在倾听中往往会出现信息接收和信息理解上的偏移，要么，是你的表述不够清晰，对方无法完全理解，或你的肢体语言，让对方错误的理解而产生误会；要么，是对方的陈述模糊、闪烁，让你捉不到头脑，只好想当然的猜测或按自己的价值标准、喜好去判断而造成会错了意。所以，善于倾听和善于表达是提升沟通力的重要方面。
（2）在沟通过程中沟通双方应学会有效的倾听。WILLIAM.R.TRACEY曾在《关键技能》一书中建议人力资源经理花65%的时间倾听，25%的时间发言，余下的10%的时间才用于阅读和写作。可见,倾听对于沟通的重要性.可是,在人们长期的传统思维中,“沟通”是一种富有“动作性”的动感过程。自然而然，“倾听”这一“静态”过程就被许多沟通者忽视了。但倾听恰恰是沟通行为中的核心过程。因为，倾听能激发对方的谈话欲，促发更深层次的沟通。另外，只有善于倾听，深入探测到对方的心理以及他的语言逻辑思维,才能更好的与之交流，从而达到沟通的目的。所以，一名善于沟通的组织者必定是一位善于倾听的行动者。有效的倾听能增加信息交流双方的信任感，是克服沟通障碍的重要条件。要提高倾听的技能，可以从以下几方面去努力：一是使用目光接触；二是展现赞许性的点头和恰当的面部表情；三是避免分心的举动或手势；四是要提出意见，以显示自己充分聆听的心理提问：五是复述，用自己的话重述对方所说的内容；六是要有耐心，不要随意插话：七是不要妄加批评和争论；八是使听者与说者的角色顺利转换。
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