电算化会计的内部控制制度探悉 (2)(一)

电算化会计的内部控制制度探悉

一、实行电算化内部控制的必要性

（一）电算化环境下存在电脑操作无形化和存储介质无纸化的缺陷

在手工会计信息系统中，会计人员之间的联系是直接的，因而很自然地形成了相互制约、相互监督的关系。同时会计数据用可见的文字、符号直接记录在纸上，直观性较强，不同的笔迹可作为控制的手段；而电算化信息系统中，这种人员之间的联系部分地转变为人与计算机的联系，操作员身份的识别及授权控制等都有别于手工会计信息系统，手工会计信息系统中易于辨认的审计线索如笔迹、印章等在电算化环境下已无处可寻。此外，手工环境下，记录在凭证、账簿、报表等纸介质上的会计记录其勾稽关系较为明确，而在电算化环境下，由于会计记录被存储在磁盘、软盘等磁介质上，不宜实施签字、盖章等手段，而且磁介质很容易被改动，因此，如何防止数据被非法修改及如何尽可能避免利用计算机进行犯罪是电算化内部控制必须解决的问题。

（二）电算化环境下内部稽核机制削弱

手工会计信息系统中，每一笔经济业务的处理都需要经过多重手续，严格遵循有关的制约监督机制进行操作，如业务经办与授权批准、收付款项与会计记录的分离等，必须经过严格的审核复查机制，形成严密的内部牵制制度，在相互牵制、相互核对、检查监督等重要措施的实施过程中，包含大量的信息提取、传输和校验等工作。现代企业的经营环境复杂、经营内容广泛、地理分布广阔、信息处理工作量大。如果采用传统手段，不仅速度慢且花费大。实行电算化后，许多业务处理程序被大大简化，大部分处理由计算机完成，一些内部牵制措施无法执行，会计人员无法直接参与和控制，控制效率低，其审查、稽核机制被削弱。

（三）管理型会计软件的发展对内控制度提出了新的要求

管理体制和管理水平的逐渐完善对应用计算机处理会计数据提出了更高要求。单一的核算型会计软件已远远不能满足当前经济发展的需要。管理型会计软件的开发和应用是会计电算化发展的必经之路，其核心是实现管理会计电算化。管理型会计软件较之传统核算型会计软件具有灵活性及自由度较大、个性突出的特点，而限于电算化及内部控制制度在我国的发展，在电算化内部控制制度的制定和管理上存在着许多真空地带。随着经营环境的复杂化和经济业务的多样化，企业在内部控制的考虑和制定上，总会存在没有涉及的地方。这使得内部控制存在没有触及的真空，减弱了企业整体内部控制的效果。

二、电算化会计信息系统实施内部控制的方法与措施

（一）严格的内控制度是会计电算化信息真实可靠的保证

无论手工会计信息系统还是电算化会计信息系统，其内部控制的目标都是一致的，即健全机构、明确分工、落实责任、具有严格的操作规程，充分发挥内部控制的作用。只是在电算化环境下，控制的重点由传统的财务部门转移到电子数据处理部门，控制的要求更加严格，控制的内容更加广泛。以下将从不同的角度认识电算化会计信息系统内部控制制度的内容。

从电算化会计信息系统内部控制制度的方式看，内控制度具体包括：

1、组织控制，即在电算化会计系统中划分不同的职能部门；

2、授权控制，就是规定电算化会计系统有关人员业务处理的权限；

3、职责分工控制，是规定同1人不能处理“职责不相容”的业务；

4、业务处理标准化控制，就是规定有关业务处理标准化规程及制度；

5、软件的安全保密控制，就是规定软件维护、保管、使用的规程及制度；

6、数据文件的安全保密控制，即规定数据维护、保管、使用的规程及制度；

7、运行控制，即应用控制，包括输入、处理和输出控制3个方面；

8、会计档案管理制度，主要是建立和执行会计档案立卷、归档、保管、调阅、销毁等管理制度。

按电算化会计信息系统组成结构可以分为一般控制系统和应用控制系统两个部分：

1、一般控制系统为应用程序的正常运行提供外围保障，分为组织控制和系统开发控制两部分，包括组织和操作控制、硬件和系统软件控制、安全控制、系统开发和系统文书控制等内容；

2、应用控制系统是针对具体的应用系统的程序而设置的各种控制措施，包括输入控制、处理控制和输出控制3个方面。

（二）电算化会计信息系统实施内部控制的方法与措施