一、农信社会计档案管理的现状
二、农信社会计档案管理薄弱的原因
三、解决问题的相关措施及对策
内 容 摘 要
随着农村金融体制改革的不断深入，农村信用社的各项业务发展很快，行业管理也在规范中逐步提升。但作为农信社业务活动中的会计记录和重要史料——会计档案管理，却显得尤为薄弱。目前农信社各营业网点的会计档案管理普遍存在不完善、滞后现象，与当今的信息化、电算化时代脱节，必须制订农村信用社会计档案管理的对策。
论加强农村信用社会计档案管理的对策
摘 要：随着农村金融体制改革的不断深入，农村信用社的各项业务发展很快，行业管理也在规范中逐步提升。但作为农信社业务活动中的会计记录和重要史料——会计档案管理，却显得尤为薄弱。目前农信社各营业网点的会计档案管理普遍存在不完善、滞后现象，与当今的信息化、电算化时代脱节，必须制订农村信用社会计档案管理的对策。
关键词：农信社；会计档案；管理
以下罗列的农信社会计档案管理的现状及簿弱原因，更反映制订农村信用社会计档案管理的对策的迫切性和重要性。
一、农信社会计档案管理的现状
（一）档案室隐患多。一是会计档案室房屋残旧。农信社的会计档案资料，大都用残旧的房屋存放。二是档案室空间狭窄。许多农信社特别是农村营业网点的档案室不过十二三个平方米，这样狭窄的空间，与金融重地相比，既不配比也会使室内气流不畅，容易产生火种。三是档案室水气浓重。尽管目前大部分信用社都有办公大楼，但有许多网点从存放档案和查找数据方便的角度出发，将档案室设在楼房的首层或他处平房。由于南方春夏两季气流暖湿，雨水较多，且缺乏其他防潮设施，容易使存放的档案资料回潮褪色、破损变质。四是档案室卫生环境差。由于使用率较低，缺乏打扫，大部分档案室都存在尘土厚、地面脏、碎纸多、蜘蛛网浓等现象，有的甚至出现了蚂蚁、白虫等，档案资料虫蛀霉烂严重。五是多数档案室无磁介质、影像保护设备。
（二）档案室陈列杂乱无章。这种杂乱，首先表现在档案柜摆设的无序上，有的柜组间位置不相连，有的柜组间存放的档案资料不衔接。其次表现在档案资料存放的无序上，这种无序有两个方面，一是同一档案柜存放着不同内容的档案资料，比如甲柜组既存放传票又存放电脑打印的日结资料还存放年度报表或文件。二是同一档案柜存着不同年份的档案资料。再次表现在档案柜形态设计的无序上，比如有的档案柜高，有的档案柜矮，有的大有的小，彼此形态不一，给档案的有序陈列带来了较大的困难。最后表现在档案资料界定的无序上，农村信用社的会计档案究竟包括哪些，按照《银行会计档案管理办法》第三条第二款的规定是：会计凭证、会计账簿、财务会计报告及其他会计资料。但目前许多信用社的档案室存放的会计档案资料并不仅仅是这些，还包括各类记簿、上级文件（其他函件）、各类刊物、现用和过期空白传票（账页）、备用设备及风扇、锦旗、宣传用具等杂物，使档案室简直成了仓库。
（三）档案缺乏规范管理。这种现象在农村信用社普遍表现在：一是入档案登记不真实。主要是入档时间和入档内容的登记不真实，有的会计员不是每次入档都登记，而是一段时期（通常是以季或年）只登记一次，由于不是当时记录入档资料，事后凭记忆登记入档项目，难免会出现错漏。二是没有严格执行档案调阅制度，出现随意调阅、调阅不用记录，甚至有对公检法提供原件借出等现象。三是销档制度贯彻不正规，使档案室的会计档案资料堆积如山，人为地加大发档案管理的难度。四早档案修补工作没有落实，出现纸张受损、介质变形、字迹褪色等现象也未曾索引，给查阅增加了难度。六是会计档案管理人员变动频繁，交接手续形同虚设，有的甚至根本未办理交接手续，只将钥匙交给接管人就行，出现问题，则找现在有管理员。
（四）档案室变更搬迁频繁，随意性大。档案室作为会计档案收藏重地，如没有特别情况，一般不宜搬迁。因为在搬迁过程中，往往容易丢失相关的会计资料，同时也给会计档案管理人员带来诸多不便和困难。
二、农信社会计档案管理薄弱的原因
造成农信社会计档案管理薄弱的成因是多方面的，归纳起来主要有三：一是农村信用社的管理体制改革滞后。自1996年与农行脱钩后，金融专家和农业经济专家就农村信用社的体制改革进行了较深层次的探讨，包括前些年人总行对美国、德国、日本与荷兰等作金融发达国家的考察。虽然期间有许多有益的尝试，如总行成立协会、建立省级联社（协会），但时至今日对农信社的体制改革尚无明确的定论。二是考核指标有偏差。当前，农村信用社的上级行业管理部门对下级的考核主要定位在存款（包括存款结构）、不良贷款比率、效益（包括减亏）和“三防一保”等工作上，这必须容易使下级管理部门或下级营业机构很不自觉地轻视会计达标工作，甚至忽视对上述考核指标之外的其他工作。三是金融业会计档案管理的法律依据仍然是一个空白。目前我国尚无金融会计档案管理的专门法律，即便在《中国人民银行法》和《商业银行法》中亦无会计档案管理的法律表述。金融的会计档案管理大都作为业务进行阐述。今年起施行的《银行会计档案管理办法》也只是人总行根据《银行会计规范指导意见》制定的部门办法。
三、解决问题的相关措施及对策
（一）明确体制，加快农信社自律组织体系的建立。农村信用社如果不加快明确体制，完善自律组织体系的建立，受制约的就不仅仅是会计档案管理，其他业务也同样受到影响。
（二）加农村信用社档案建设管理力度。加强农村信用社档案建设，首先必须加强农信社各级领导对档案建设的认识。农信社的经济效益包括直接经济效益，往往比较容易补领导者和管理者所忽视。但如果一旦业务发生纠纷，会计档案就会显示出它自有的经济效益和价值。而且由于业务纠纷的效益的弹性较大，它必将远远超过一般的直接经济效益。其次要采取各种有效措施，加强农村信用社的会计档案的管理建设。
1、选取环境较好的房屋做档案室。所谓环境较好，主要是房屋楼层适中、空间较大、通风良好、阳光充足、室内干爽、结构牢固、安全可靠。这样的房屋，防火防潮性能较好。根据目前农村信用社的办公环境，一般地以二楼单房为宜。有条件的可选用单元套间。
2、认真界定会计档案资料的内容。按照会计档案的规定，将会计档案分门别类进行对号档案管理，做到归档完整，层次清楚。对非会计档案资料一律不得寄存在档案室，以免将档案室办成仓库。
3、搞好会计档案资料的陈列。农信社会计档案的陈列，既可以按时间来排序，了可以按内容来排序，或者是将两者有机结合起来。当前，许多信用社的档案陈列柜架已无法满足现在陈列的需要，可以考虑清除旧架，按现在会计资料陈列的需要本着实惠耐用的原则重新设计柜架。
4、加强会计档案室内外部的管理。按照档案室的要求：档案用房安装防盗门窗户钢筋筑牢固，楼梯口安装铁栅门，安装空调机，配备去湿机、吸尘器、灭火器、温湿度表、窗帘等防潮、防尘、防火、防鼠、防虫、防光、防高温等“七防”设施设备，配备档案管理铁皮柜。农信社会计档案室的内部管理应根据农信社自身的行业特点，建立有序规范的农信社档案室，主要从六个方面着手：①加强环境卫生管理。档案管理员必须定期或不定期搞好室内的清洁卫生，使室内保持干净、清洁、明亮；②加强会计档案登记管理。如会计档案什么时候入库、什么时候什么人经过哪些程序调阅了哪些会计资料等等，档案管理员都必须有详实的记录，包括编制索引等；③加强会计档案修补工作。档案管理员要经常检查会计资料的有效性，对破损的资料要及时修补，对变质褪色的资料，要及时复制，对自己解决不了的，要及时向本社领导及联社职能部门反映，力求得到解决；④加强会计档案销毁管理。对保管期限界满的会计档案，如无特殊情况，应予销毁，销毁程序要严格按照《银行会计档案管理办法》第十三条第一、二、三、四款规程进行；⑤加强会计档案移交管理。会计档案移交应包括：机构分立、合并和市场通出移交，以及档案管理人员变动（调离）移交，两者移交都必须按照专门编制册移交清册，由上级或上级委派的监交人员签章确认；⑥加强电子介质管理。如备份盘、光盘和缩微胶片等。场所变更如无特殊情况一般不应搬迁。档案室确需搬迁的，应经联社主管部门审批同意。
（三）调整考核指标。考核指标作为一根无形的指挥棒，具有独特的作用。事实证明许多三令五申都无法解决的问题，一旦纳入考核范围，问题总能迎刃而解。其实会计工作升级达标，会计档案管理也是该内容之一，因此，农村信用社会计档案管理如能纳入或归并到考核指标中，加强会计档案管理的效果相信会更好些。随着电算化信息系统的普及应用，充分利用电算化会计档案处理方便、快捷、直观，对管理和决策有好的支持性、利用保存完好的各个时期的数据进行分析，还必须形成一套电算化会计档案的管理制定，包括存档手续、分类管理办法、使用审批手续、保存期限及销毁手续等内容，以便对电算化会计档案的管理形成制度化。
（四）尽快建立农信社会计法律法规。根据《中华人民共和国档案法》和《银行会计档案管理办法》，以及有关农信社业务的具体实际，制定农信社自己的会计档案法，使农信社会计档案管理达标升级，具体内容包括：会计档案的立卷、管理原则、资料的编号、编目、装订、归档、保管期限及销毁等。
参 考 文 献
《南方金融》
《中国农村信用合作》
