一、会计电算化系统的标准化 、通用化的变化
二、会计电算化系统的标准化 、通用化带来的风险
三、会计电算化系统的标准化 、通用化的风险几点思考
内 容 摘 要
电算化会计相对于传统会计而言,改变了数据的输入方式、处理方式、存储方式记方法,但它存在因开发与设计软件不严格、业务操作不当和使用管理不规范而带来的风险。其防范为:加强软件购置与开发的管理,加强操作程序控制,加强数据输入与输出管理,加大检查监督力度...
会计电算化系统的标准化 、通用化
会计电算化系统标准化通用他的必要性会计电算化是会计发展的必然趋势。
我国虽然已开始了这方面的工作，但至今为止宏观效果不太理想，其重要原因之一是不少单位都是各自研制开发会计电算化系统。这种“各自为战”开发的软件缺乏标准性，通用性，存在着不少弱点。①数据库记录无一定标准格式，往往只是从本单位目前需要出发，没有全局考虑信息共享问题，信息使用效率不高。②系统软件质量不高。由于基层单位技术力量有限及其它些原因，设计出的软件缺乏系统性、严密性。有些单位只是开发了单项业务处理子系统。据财政部的抽样调查，在已开展会计电算化工作的单位中仅开发了一至二个单项子系统的单位就占73.54%.有些软件运行效率也不高，使一部分人对会计电算化的优越性产生了怀疑。③不利于会计核算的内部控制和外部监督。由于基本数据库无统一标准，且系统软件又是各自开发的，因此，如要对某个单位进行审计，则不仅耍弄清核算过程，而且还要读懂处理程序，这确实是一个非常麻烦的事情。④低水平的重复开发，造成人力财力的浪费。一些单位费了很大劲开发出的项目实际上已经有了更先进的同类软件，这就造成了重复劳动。另外，软件缺乏通用性，若者要移植这些先进的应用软件，又要花费一番功夫。目此，不利于先进软件的推广，不利于应用转件的商品化。⑤各单位的系统软件接口不一致，有些甚至没有考虑留有接口，不利于联网组成更高一级的会计电算化系统，也不利于与其它的经济信息子系统联网。
由于以上原因，若不重视会计电算化系统的标准化、通用化，就不易进一步更快、更好、更省地普及和提高会计电算化工作。
二、我国实施会计电算化系统标准化、通用化的有利条件我国是实行有计划的商品经济的社会主义国家，为了满足宏观经济管理的需要，国家对会计制度有统一的规定。以工业企业为例：第一，有统一的会计科目名称，一级科目有60个。企业必须使用国家规定的会计科目，根据这些科目设置统制账户，不能擅自改变。第二，成本核算程序根据行业特点制定。国家对成本核算有严格的规定，企业必须遵守成本开支范围，正确进行费用的归集和分配。第三，会计报表的编制也有统一的规定。会计报表的格式，项目及填制都必须根据规定执行。因此，全国约四万家国营工厂的会计报表能够在统一口径的基础上汇总起来。
我国会计的这些特点无凝是会计电算化系统标准化通用化的有利条件。充分利用这些特点，可以设计出通用性较强的应用软件。所以会计电算化系统的开发人员不仅要掌握电子计算机的专业知识，还要熟悉我国的会计制度，具备一定时会计专业知识，这样才有利于开发具有先进性通用性的会计电算化系统。
三、对我国会计电算化标准化通用的看法。
会计电算化系统的标准化，通用化是一个复杂的课题，必须从我国的国情出发，有计划，有重点、有步骤的进行。笔者拙见，可分以下两步进行。
1、建立(会计信息系统)标准基本数据库。这里所说的标准是指数据库记录的初等数据项定义的规范性。现代电子数据处理系统的一个主要特点就是实现了数据与处理软件的分离。对于同一个数据库，可根据不同的需要用不同的处理程序进行加工处理。
信息是管理的基础，会计信息是济经信息的重要组成部分。在许多企业里，会计信息系统目前仍是唯一的正式信息系统，实际上起着济经管理信息系统的作用。建立会计信息的标准基本数据库，不仅可供会计信息系统使用，而且还有利于其它济经信息子系统享用。用什么来作为标准基本数据库呢?根据会计核算的特点，笔者认为用记账凭证序时账(亦称分录薄)数据库作为基本数据库较为合适。(银行系统例外)目前已开发使用的会计电算化系统一般也是以记账凭证输入计算机作为人机界面的。因为记账凭证是会计记账的直接依据基本上包含了所有需要进行处理的信息，会计的一切账户、报表等都是通过对记账凭证的不同处理而产生出来的。以记账凭证序时账作为基本数据库有下几个优点①会计电算化系统的各子系统都是对记账凭证进行直接处理或再处理的，一旦这个基本数据库实现了标准化，就有利于设计通用性较强的处理软件。②有利于其它济经信息子系统调用会计信息。③有利于审计工作，对一个使用标准基本数据库会计电算化系统的单位，审计人员可先对其书面记账凭证进行审查，然后将基本数据卑的记录与记账凭证进行对照(可全面对照或抽样对照)最后用专用软件对基本数据库进行处理，得出所需要的结果再和该单位会计电算化系统的有关处理结果进行核对，这样就能比较方便地进行审计工作了。但是，传统的记账凭证还不能直接作为基本数据卑的记录，因为它投有包含足够的会计信息。我们知道，会计信息系统的基本机能包括记录机能(薄记会计)、管理机能(管理会计)，和计划机能(预谢会计)，这些机能体现于各种会计报告中。由于种种原因，费国传统的会计记账凭证只包含了薄记会计的信息，而缺乏其它一些现代会计的信息。所，需要加以扩充才能使记账凭证取得作为基本数据的资格。根据这个思路，笔者草拟了一个标准基本数据库结构，烘大家参考。(可按济经部门或行业设置标准基本数据库，此处以工业部门为例，且借用DBASE关系数据结构的描述形式)
字段 段名 类型 宽度 小数位
1 月 C 2
2 日 C 2
3 记账凭证顺序号 C或N 5
4 记账凭证性质代号 C 1
5 摘要 C 10—20
6 科目代号 C或N 8—12
7 科目名称 C 10—20
8 借或贷 C 1
9 计量单位 C 4
10 数量 N 10—20 2—4
11 金额 N 12 2
12 生产费用表行次 C 2
13 成本性质代号 C 3
14 责任部门 C 10
15 (以下为机动，如质量会计科目代号等，从略)几点说明：①字段名在此处旨在说碍内容，并不是正式的孛段名。②科目代号采用区间码，(又称群码)分戚三个至四个区间，(根据科目级数而定)每区间2～8码，第一区间表示一级科目；第一，二个区间联台表示二级科目；第一，二，三个区间联台表示三级科目等等。输入基本数据库的是明细科目代号，(即最末级的科目代号)无明细科目的则将相应区间的码数置为0，这样，根据明细科目代号就可以分解出它所属的以上各级科目的代号。此外，也可以再增加一个区间以反映账户的分类。③记账凭证性质代号反映的是凭证的收、村转性质。④生产费甩表行次是将费用按经济内容进行分类，以利于生产费用袅的编制。⑤成本性质代号暂分三个区问，每区间一码，分别表示基本费用与一般费用；直接费用与间接费用，固定费用与变动费用等。⑥此处表达的数据库结构仅是一个概略的定性描述模型，具体结梅应由多方面研究后统一定必，然后由国家或行业会计主管部门公布试行。主要原则是先确定当前急需使用的字段(初等数据项)，留好扩展余地，以后根据实际情况的发屉再陆缕补充公布。⑦每张记账凭证都由输入软件按其包含的科目数和所附的原始凭证张数自动分解成多卟记录贮存到基本数据库中去。⑧各单位可以只选用基本数据库中的一部分字段，但基本数据库的标准结构仍要保留，不需用的字段则置与定义宽度等长的空格串或等位的数值0。当然也可以自行增加一些字段，只是这些字段不属于标准基本数据库的范围。
2、以标准基本数据库为基础，逐步开发，完善通用会计处理软件。要想一下子开发一个全国各部门部通用的完整的会计电算化系统是不现实的，但软件的通用程度也不能太低，否则就失去了通用化的意义。根据现实情况，以搞各行业的会计电算化通用软件为宜。周为行业内部不仅生产经营过程大体相似，而且在全国统一会计制度的基础上各行业还制定了适应本行业特点的会计桉算制度，使行业内部各单位在会计科目设置，账务处理程序、会计报表格式、主要业务核算方法和记账方法等基本一致。根据系统论原理，会计电算化系统是由多个子系统所组成的。如工业企业的会计电算化系统大体包括账务处理子系统固定资产核算子系统，材料核算子系统工资核算子系统，销售核算子系统成本核算早系统、会计报表处理子系统等。各子系统不是孤立的，它们之间有着可分割的联系不论在哪个行业的会计电算化系统中，账务处理子系统都是联系其它各子系统的纽带，通过它先处理前面所述的基本数据库，为其它子系统提供核算资料，而其它子系统核算豁的结果又通过其产生的机制转账凭证与基本数据库和账务处理子系统相连通，经过账务处理子系统的再处理和会计报表处理子系统的处理后，输出各种结果，由于同一行业企业的账务处理与会计报表处理是基本相同的，因此，我们可在标准基本数据库的基础上先设计通用的账务处理和会计报表处理子系统，其余的子系统可用两种办法处理，①各单位自行设计。②调整一些相似单位的核算细节，设计小些规模的通用处理子系统。不论采用哪种办法，其子系统的输入输出接口都必须与通用账务处理子系统和标准基本的数据库相适应的。会计电算化系统并不仅仅是手工系统的再实现，而且应该有所发展。这些发展在处理过程方面和系统功能方面都应有所体现。账务处理子系统为例：传统的手工系统是将记账凭证平行登录到总账、二级账、明细账等账户中去韵，以便于会计人员分工桉算和对账，查账等。在电算化条件下，我们可以方便地直接从记账凭证序时账(即基本数据库)中逐级汇总出各账户的本期发生额各级账户只需要期初、斯束余额，本期借，贷方发生额总额(均包括数量与金额，没有实物计量的账户就只有金额)等几十汇总数据就行了，无须再在各账户中登录记账凭证，那样只是徒增数据冗余如果要查询某账户中的各项业务发生情况，可通过条件查询直接从基本数据库中取得，就好象各记账凭证已经分别登录到各账户中去了。所以，在账务处理子系统中，用不着为每十账户建立一个数据库，只要为所有的总账，二级枨，明细账等各建立个数据库就可了。每个账户只是该段账户数据库中的去记录，这弹就能大大减少数据库的个数和节约磁盘空间的开销，筒化账务处理程序，并且还能够比较方便地建立，更改或撤销账户，使账务处理子系统能真有较大的灵活性，通用性。此外，在系统功能方面，传统的手工系统因受人力限制，一般只进行金额核算，而电算化账务处理子系统却可利用电子计算机强大的数据处理功能同时进行数量和金额的核算，从而能够加工出更多的可供多方面利用的会计信息。
为了更快地普及会计电算化和提高会计电算化系统的使用效率，我们还可以建立会计电算化中心，为一些同类型的单位代处理会计业务。这不但可以减少重复开发的投资费用而且还有利于集中力量提高系统质量，有利于宏观经济管理。
参 考 文 献
1、文硕，《审计发展史》，企业管理出版社，1996年
2、"国有股减持"课题组，《国有股减持与上市公司治理结构改革》。
3、陈武朝 郑军，《中国注册会计师行业服务需求的特点及其影响的探讨》，《审计研究》200年第1期
4、李利明，《当银行成为企业》，《经济观察报》2002年2月25日
5、同2
6、黄玲仁，《浅谈证券市场投资主体的发展趋势》，《商业研究》2001年第7期
