电算化帐务处理系统与方法
电算化帐务处理系统是日常帐务处理在计算机程序中的原因，人们合理的利用计算机程序的优点来做帐务处理，但在使用过程中也必然存在着某些弊端，在帐务处理过程的同时，也应当去其糟粕，取其精华，以便创造更加完美的工作模块。
目录
电算化帐务处理系统与方法1
一、记帐凭证的录入，复核及汇总处理1
二、凭证的上报和接收5
三、凭证与帐页的查询和输出6
四、账务月末处理8
电算化帐务处理系统在日常的帐务处理中的主要内容包括以下几个方面：
一、记帐凭证的录入，复核及汇总处理
1、先从记帐凭证的处理说起，在实际帐务的处理中，记帐凭证处理是整个系统中最重要的数据入口，它包括：记帐凭证的录入、记帐凭证的复核、凭证的自动生成和支票号的录入。录入数据的正确与否将直接影响到整个系统数据的准确性。而凭证的录入处理又是记帐凭证处理中的最重要环节。它包括以下几个方面：
①录入日期；
②输入会计分录的科目编号或助记码；
③录入会计分录的金额；
④录入摘要；
⑤系统会自动根据原始凭证的输入情况自动统计附件张数，也可手动录入；
⑥一个记帐凭证的制作完成后，如果继续录入此类记帐凭证的下一张凭证，则点击“下一张”按钮，否则按“退出”按钮返回凭证查询状态。
在操作过程中，应检查凭证的正确性，主要有以下几个方面：
①科目编号的正确性程度。一般不允许输入非明细科目，除非以下情况：一个科目的下级科目全都是借方科目时，可以在贷方科目分录输入该科目的非明细代码，同理一个科目的下级科目全部是贷方科目时，可以在借方科目分录中输入该科目的非明细代码。若一个科目的下级既有借方科目又有贷方科目时，或者是一个科目及其下级全为科目时，则该科目在凭证分录输入时必须到录入到最明细级。
②任证金额的借贷平衡关系检查。一个凭证要合法，必须符合有借必有贷，借贷必相等的原则，也就是让该凭证的借方金额合计与贷方金额合计相等。
③凭证的分录金额是否等于该分录原始凭证的合计金额。
④定义预算控制的科目还要检查该科目包括本张凭证及所有帐前凭证在内的实时金额是否处于预算控制范围之内。
在记帐凭证的录入中，凭证的录入操作方法优点很多：在录入凭证过程中，计算机在屏幕上利用直观的凭证界面，并且自动给出连续的凭证编号，有着灵活的原始凭证制做方法，给我们提供很大的方便。同时，系统提供了摘要帮助和联想功能，这样可以在凭证输入的过程中大大减少汉字录入的工作量。在科目录入时，只需输入科目编码，系统便会显示科目名称，如果记不住科目编号，可以用助记码代替，也可以在任一级上点鼠标右键激活科目帮助。输出的分录金额如果是负数，则自动显示成红字。凭证的合计栏内显示当前的借贷金额合计，供录入时参考。凭证录入或经过修改之后，系统自动进行平衡检查，如果不平，自动给出详细的提示信息。在凭证删除时，系统自动处理后面的记帐凭证，以使凭证编号连续。可以一次性选择多个凭证进行打印以方便我们的操作。
2、记帐凭证的复核就是对凭证的正确性、合法性检查，同时登记明细帐。凭证的正确性、合法性、复核主要以人工复核为主，计算机辅助完成工作，其操作过程如下：在点击“复核”按钮执行凭证复核功能之前，复核员应利用系统提供的“查找、上一线、下一张、原始凭证”功能对记帐凭证进行核对，检查科目运用是否正确，摘要等内容是否准确，保证数据录入的正确性。然后点击“复核”按钮对任证进行复核，此时记帐凭证的复核是计算机将每一凭证加上复核标记，在凭证面上体现的是加上了复核的姓名，同时计算机根据记帐凭证登记各科目的明细帐。
凭证复核应当注意以下几个方面：
取消凭证的复核标志，凭证自动恢复为帐前凭证；
有复核权限的操作员不能复核自己制作的凭证；
只有具有“凭证取消复核权”的操作员有权取消自己复核的凭证，没有权限取消其他操作员复核的凭证；
凭证一旦复核不能修改；
没有复核及取消复核权限的操作员在进入此功能时，“复核”和“取消复核”两个栏目不显示。
在复核这道工序上呢，体现出电算化处理系统的人性化原理，由于它的双重把关体系，防止了帐务上的差错，减少或抵制了帐面金额上的误差，明细科目的混乱，这也是计算机操作系统的优点体现。
3、记帐凭证的汇总指对已经复核的凭证自动进行汇总，并同时登记总帐。其操作方法有两种：
①按日期确定，只需单击“按日期确定”，输入确定本次汇总的起止日期后，单击“汇总”按钮，则对已经复核的在起止日期之间的凭证进行汇总，并且同时登记总帐。
②按照凭证编号确定，几种选法比较复杂，有以下几道路径：
a 、用鼠标点击凭证类型，则右边的“已选择凭证范围”窗口中自动显示出相应凭证类型中已经复核但未汇总的凭证范围。
b、如果我们采用多凭证类型，并且采用分类汇总，可在左显示框中选择需汇总的凭证类型，同时可以在“输入汇总范围”一栏内，修改凭证汇总范围。
C、选择好凭证类型，汇总范围后，按下“汇总”按钮，记帐凭证进行自动汇总，同时登记总帐。形成的凭证汇总表的个数与凭证汇总的方式有关，若定义为分类汇总时，可能形成多个科目汇总表，若定义为全总汇总时，开成一个科目汇总表。
在此环节之中应当注意的是：在某类凭证中，如果已经汇总的某一凭证取消凭证复核，并修改了某个凭证数据后又重新复核，该类凭证需重新进行汇总，否则有可能总帐与明细帐不匹配。
凭证的汇总这道工序是财务工作中的收尾工序，不论是年结、月结、日结都可以采用汇总程序，且日常的对帐工作也方便进行，而其统计的数字比人为统计第一速度快，第二相对比较准确，第三科目齐全，一目了然，替人们解除了以往财务汇总的复杂繁琐的过程，为我们就更好的还程提供资料。
二、凭证的上报和接收
1、凭证的上报其主要用于下级单位在凭证完成后向上级单位上报。我们执行此功能时系统弹出窗口，选择好凭证上报的路径，如默认是C：/，选择完路径后，点击“下一步”按钮，接下来要选择好上报的凭证类型，即是在凭证类型定议中定义的类型，然后输入完成后，点击“完成”按钮，系统会自动完成凭证上报到指定的路径。
2、凭证的接收主要用于上级单位接由下级单位上报的凭证。进行凭证接收的前提条件是接收单位与上级单位的科目体系一致。包括科目编号、单位往来、专项核算、台帐等凭证输出过程中的信息。我们在执行此功能时，凭证接收窗口跳出，选择接收的凭证所存放的路径。选择好路径后，单击“下一步”按钮，出现此次接收的凭证列表正确无误后，单击“导入”按钮，出现此次已经接收的凭证列表。导入的凭证编号是按照已经有的凭证往后递延。如果接收的凭证由于删除凭证而凭证编号发生变化，则单击“导入”按钮，同时出现需要删除的凭证列表，单击“进入凭证处理”按钮时直接进入凭证处理状态，删除已经接收过的凭证。
凭证的上报与接收的功能主要是为了解决凭证数据在科目体系统一的前提下进行的数据转移。它可以用于财务数据的报帐，网络条件不够畅通的地方实现财务数据的集中。
三、凭证与帐页的查询和输出
1、凭证查询主要是对帐后凭证的查询，主要分为五种类型的凭证查询：
①记帐凭证查询可对帐后的凭证进行任意查询，打印。但合条件查询功能为查询凭证提供了较大的方便，可以方便地找出符合任意条件的记帐凭证。操作方法是选择“记帐凭证查询”功能，确定日期后将指定月份的全部凭证的主要信息显示出来以供查询。也可“输入凭证编号”栏内录入所要查询的凭证编号对该凭证进行查询。
②汇总底稿查询，先则此功能，我们得根据实际需求选择凭证的汇总范围，单击“确定”则显示提供查询的信息。
③凭证汇总查询，首先确定本次凭证汇总查询间是帐前凭证还是帐后凭证。接着是确定凭证的查询汇总日期，在指定的位置输入要查询的汇总表的年、月份。最后要选择查询的凭证汇总表的凭证类型，单击“确定”按钮方可。
④凭证流不查询，可以查询到所有凭证的内容及其相关的信息，我们选择此功能后，确定查询的日期，手工输入或选择要查询的凭证的年、月份，设置好查询选项，信息自动调出。
⑤原始凭证的查询，就是查询指定日期的原始凭证。原始凭证分为：日记原始凭证专项核算原始凭证、自定义原始凭证、其他原始凭证。我们可以根据实际需要选择查询，只需选择好时间和类型即可查询。
2、帐务查询主要是完成对各种会计资料的查询以及查询结果的打印输出，帐务查询可以查询当前的各种会计资料，也可以查询历史的会计资料。其中包括四种帐务查询：
①科目余额查询，它又分为两部分：
a 、科目汇总余额查询，是对全部总帐的本年和本月借贷发生额、当前余额的查询。
b 、明细帐余额查询，是对总帐科目及其明细帐的科目的本年、本月借贷方发生额和当前余额以及数量和外币信息的查询。
②科目帐查询是指查询指定日期范围的日记帐、三栏账、多栏账、总账账页和帐页等详细资料或明细发生额。
③科目汇总查询是按照凭证汇总的起止范围来查询或打印月汇总表，科目汇总查询可以查询一类凭证的科目汇总表，也可以将几类凭证的科目汇总表形成一个多栏的汇总表后或合并成一个总的汇总表。
④科目单位往来汇总，此功能可以查询单位往来汇总表，对于非单位往来科目，我们可以通过查询其下级所有明细科目的上期结转，末期借方，贷方发生额及余额的变动情况，对于单位往来科目可以罗列查询其下所有单位的汇总发生情况，包括上期结转，本期借方，贷方发生额及余额的变动情况。
四、账务月末处理
1、外汇损益调整，如果是外企或跨园经营的集团企业，不可避免地发生外币业务，当前对于外币业务核算有“一笔业务观点”和“两笔业务观点”两种观点。其中“一笔业务观点”对外币债权债务发生和结算时，因使用不同，汇率进行折算所产生的差额，用来调整原来的外币业务发生相对应帐户的账面余额；而“二笔业务观点”对外币债权债务发生和结算时，因使用不同的汇率进行折算所产生的差额，用来确认为汇总损益。对于采用“一笔业务观点”的企业，当发生外币债权债务时，即同时制作调汇凭证；对于“二笔业务观点”的企业，一般在会计期本制作调汇凭证，记入当期汇总损益。由于我国对外币业务的会计处理采用的是“两笔业务观点”，根据我国现行会计制度的规定，进行外币业务的会计处理，在会计期间终了时必须计算汇总损益，并进行相应的帐务处理。即对于各种外币帐务的外币期末余额，企业应按照期末市场汇率折算为记帐本位币的金额，并将其与记帐本位币帐户中对应账户的期末余额进行比较，其差额则为本期发生的汇总损益。
2、财务日期维护，到了月末，如果财务日期不到月结日期，可以通过财务日期维护来修改到相应的日期。
3、月结处理，一般的月末帐务结转，主要完成对本月全部账务的数据的结转，形成本月的数据资料备份，同时修改财务时间为下月1日，为下一个月的系统正常运行做好准备。如果在凭证处理功能中录有下月凭证，月结向将转换为本月帐前凭证。执行本功能时，系统首先检查本月凭证是否已经全部复核，汇总，再检查是否已经到结帐的日期，如果我们确定的结帐日期是28日，系统会自动检查日期是否在28日以后，以确定能否进行结帐。由于其比较复杂，固有几条注意事项：
①在进行月末账务结转前，本月所有业务必须均已处理完毕，全部记帐必须均已通过复核，汇总。
②月末账务结转每月必须执行一次，且只能执行一次，因此结账前应作数据的备份处理。
③月末账务结转一旦执行完成，当月的数据将变为上月历史数据，同时这些数据将变为只读数据，不可修改。
④在“维护工具子系统”中若定义了“月结检查结平科目”则在执行月末结转时还要进行必须内容的检查。
⑤在“维护工具子系统”中若进行了“月结检查定义”，则在执行月末结转时还要检查各核算子系统的结转情况。
在12月底进行月末结转时，将同时进行年结。
通过对以上帐务系统的了解和实际操作中的运用，可以深刻的体会到电算化帐务处理系统符合企业会计制度的要求，其权限细化的功能，应收应付模埠，财务预算模块更加适应财务管理的需要，数据流程度使操作方便顺畅，新颖的计算机技术使系统在通用的操作系统上运行速度更快，以便我们日后更好的完成日常帐务处理，从而打下坚实的基础，刻画出完整的模块。
参考书
陈鹏 《财务系统手册》 石油工业出版社 2001年9月
