电算化账务处理系统与手工账务处理的差别。
电算化账务处理系统的建立。
几点思考。
内 容 摘 要
电算化账务处理系统结束了手工账务处理的繁杂程序，使得财务人员可以轻松应对账务。在应用电算化处理账务的过程中除要掌握基本的系统操作方法外，还要掌握电算化处理账务中存在的不足，尽可能地发挥电算化的优点。
关键词：账务电算化 系统建立
浅谈电算化账务处理系统
电算化账务处理系统就是将原来由手工完成的会计记账、算账、报账等会计实物处理，转化为计算机替代完成账务处理、工资核算、固定资产核算、材料核算、成本核算、销售核算及管理分析的一套电算账务处理系统。自从电算化应用于账务处理以来，广大的财务工作者从常年伏案的繁杂手工劳动中解脱出来，以往的出账、汇总、对账、记账一下变得格外的轻松。但是，电算化账务处理系统不是独立于手工账务处理的系统，它是在手工操作的基础上发展起来的，因此账务处理系统也存在有待完善的地方。
一、电算化账务处理系统与手工账务处理的差异
电算化账务处理系统与传统手工方式相比存在以下差异： （1）数据处理一体化。在手工方式下，从编制原始凭证、记帐凭证到登帐、结帐、编制会计报表，要经过很多人的手工才能完成，增加了数据处理差错的可能性；而计算机则不同，数据一旦进入系统，记帐、对帐、汇总编制会计报表等，都是在一个一体化处理过程中。 （2）信息存放磁盘化。在手工方式下，一切信息都记录在会计凭证、帐簿、报表等媒介上；而计算机方式下，除原始凭证，其他所有信息都能存放在计算机的磁性介质(硬盘、软盘)中，同时，随时可以根据需要，将信息打印到纸介质上。磁盘可以进行拷贝，使会计数据的保存更加安全。 （3）查询高速自动化。在手工方式下，要查询一个数据，特别是收集某一汇总或加总数据时速度很慢，而用计算机查询，可以设定查询的条件，很快地查到所需要的数据；另外，在查阅时，还可以归类，打印查询结果。
二、电算化账务系统的建立
1、“建立账套”
在电算化账务处理系统中，一般采用通用会计软件来建立自己的系统，这样，不同会计主体在核算上的差异、不同会计对象适用的具体会计方法必需通过软件的“选项”来加以区别和明确。在应用会计核算软件开展会计核算工作的开始，第一件事就是要在系统中建立当前会计主体独立使用的一套核算数据，并明确有关事项以适应当前会计主体的核算要求。这就是“建立账套”，建立账套时，一般至少要明确下列事项。（1）账套编号：为便于计算机的数据处理，以区别不同的账套或据以命名并建立相应的文件夹、数据文件名或数据库名称等；（2）账套名称：一般为核算单位名称；（3）会计主管：电算化系统主管的姓名，以便进行全面的操作授权；（4）启始会计期间：在电算化系统中进行会计核算的开始期间；（5）具体核算方法或计算方法的选用：如会计科目编码规则、固定资产折旧方法、存货成本计价方法、会计凭证分类方法等；（6）选择所属行业以预置会计科目。以上在电算化系统中称之为账套参数。建立账套完成后，就具备了在电算化系统中开展会计核算的物质基础。
2、“初始设置”
建立账套完成以后，首先要进行一些日常核算之前的准备工作，主要是三个方面的任务。一是操作人员设置，将会计人员的职责分工在系统中加以明确，同时使系统具有了合法的使用者；二是会计科目设置（即设置账户），在系统中建立起用于进行会计核算的会计科目（账户）体系（这部分内容在下一部分单独讨论）；三是输入初始余额，是指将原来已经存在于手工系统的数据转入到电算化系统中来，以开始以后的会计核算。
初始设置是会计软件中建立账套后必需首先完成的，并且只有正确完成了初始设置，才能进行以后的操作。其中较典型的方式是输入初始余额后要进行试算平衡，初始余额平衡后，正式启用账套。启用账套后即进入日常业务处理阶段，不能再行修改初始余额。
初始设置中的操作人员设置、会计科目设置和输入初始余额都需要采用具体的方法来实现。其效果的好坏对会计核算的大部分内容都有着重要的影响。可以说是系统中最为关键的部分，是系统设计水平的集中体现。在应用中，初始设置工作应尽可能做到准确、恰当、周到、细致，才能取得更好的会计核算质量。
3、“设置账户”
“设置账户”这一传统会计方法在电算化系统中一般称之为“会计科目设置”。账户是会计科目在核算中具体形式。会计科目是会计要素的进一步细化。通过对会计科目开设账户的方法，分别对会计对象的不同内容进行反映和监督，是会计核算的主要形式。在大部分会计资料中（如凭证、账簿、报表等），都要以会计科目作为直接对象来加以反映，从而建立了一个完整的核算体系。
电算化系统在运用这个传统会计方法时，在形式上进行了变通，在结构上进行了突破，使电算化系统的会计核算体系较之手工会计核算更全面、更完整、更合理。具体有以下几个方面：（1）从形式上，以“会计科目表”代替了所有分列在不同账簿或账页上的“账户”。在计算机数据处理系统中，数据主要以“表”的形式存在，无论是设置的账户，还是输入的凭证。“会计科目表”中，对会计科目首先要分级编号并顺序排列；其次以每一会计科目的“属性”来表示该科目所适用的账页格式或核算要求；还有，在会计核算软件中，总是由多个相当于“会计科目表”的部分，共同构成了完整的核算体系，它们主要是“会计科目主表”、“部门目录”、“单位往来目录”、“个人往来目录”、“项目目录”等，它们之间以从属或交叉的关系，组合成一个大的“会计科目表”。（2）从内容上，丰富了传统“设置账户”的方法。系统内部处理数据时，以科目编码作为会计科目的惟一标识和所属关系的判定依据，使分级核算更加紧凑、严格、清晰；可以根据需要产生新的账页格式或核算内容：“会计科目表”各部分之间在使用时随时组合，既保证了科目设置的完整性，又具有较强的灵活性，巧妙地解决了事先不可知会计科目的设置。如“营业费用/通讯费”按部门设置明细科目进行核算时，到底哪些部门实际上真的会发生“通讯费”呢，在电算化核算系统中，只有真的发生时，该账户才正式存在；电算化系统中“部门目录”、“往来目录”等，本身可以继续分类或分级，而且“部门目录”与“会计科目主表”之间是交叉关系，有级次的会计科目都可以同时进行“总分类核算”和“明细分类核算”，即同时具有本期累计发生额、本年累计发生额、余额等概括性数据和含有业务事项（会计分录）的详细数据（明细账），提高了会计核算的详细程度，使会计核算体系更加完善。
4、“填制凭证”与“登记账簿”
电算化账务处理之所以仍然只是会计，而不是另外一个新的学科，就在于它仍然是以形成“凭证”、“账簿”、“报表”等会计档案资料为主要任务形式。“填制凭证”和“登记账簿”这样的传统会计方法仍然是电算化会计系统的业务处理的核心。
在电算化账务处理系统中，“填制凭证”有两种情形，一种是直接在系统中填制凭证，另一种是手工制好凭证后的输入凭证，两种情形都体现为会计软件的一个较为重要的输入功能。与传统会计方法相比，电算化会计系统中的“填制凭证”及“登记账簿”主要有以下几个方面的特点：（1）凭证中各数据项根据类型、范围和勾稽关系进行有效控制。如会计分录中的会计科目必须在设置的会计科目表中已经存在，并且是最底层的明细科目；根据当前科目的属性确定是否具有某些项目，如往来单位、结算单据号码等；借贷方金额必须相等才能保存；事先确定的借方或贷方必有或必无科目、非法对应科目等；编号可以自动连续；日期可以限制顺序等。（2）键盘操作较之手工处理的“笔误”更容易发生“误操作”，因而“凭证填制”在操作功能上分为“填制”、“修改”、“删除”等步骤，以进行正确性控制。（3）填好的凭证同样需要“审核”，电算化系统的审核可在程序中再次检验凭证的正确性。（4）“登记账簿”之前可以“汇总”，而不是必须汇总；电算化系统可根据需要随时对任意范围的凭证进行汇总，汇总速度较快且准确；计算机不会因疏漏出现总账与明细账登记结果不一致的情况，当然在记账之前则不必进行“试算平衡”。（5）“登记账簿”只是凭证数据的确认过程，而不是抄写或复制过程。这一简单的过程明确了“工作底稿”与正式会计档案之间的界限，具有非常重要的意义。
5、“自动转账”
根据用户定义，由系统自动生成转账凭证的方法称为“自动转账”，它已经成为电算化会计系统非常成熟的方法之一。自动转账有两种情形，一种是直接从账项数据中取数生成记账凭证，如结转期间损益；另一种是要通过函数进行较为复杂的运算才能得到凭证上所需的数值，如计算并分配应付福利费。自动转账又分为两个层次，一个层次是在总账系统（或称账务处理系统）中定义并使用的自动转账；另一个层次是在各个子系统中定义和使用自动转账，如工资系统中的工资费用分配、固定资产系统的折旧费用分配等。“自动转账”一旦完成定义，即可在不同会计期间重复使用，大大提高了系统的效率。
6、“编制会计报表”
编制会计报表，是会计工作中的重要组成部分，也是阶段性地完成会计核算任务的标识性工作。在电算化账务处理系统中，更给这一传统工作任务赋予了新的活力。编制会计报表分为两个步骤：第一步是设计阶段，有两方面的设计任务，一是“会计报表格式设计”，二是“数据来源定义”；第二步是使用阶段，在一定会计期间，即可自动生成当期会计报表的结果。设计完成的会计报表可以长期使用。生成会计报表的过程快速准确，可以进行正确性检验和审核。会计报表之间随时可以横向或纵向的汇总或比较分析。
由于会计报表软件带来的方便性，较之传统会计方法，可以编制更多、更详细的会计报表，为管理提供更及时、更有用的会计信息。
三、几点思考
在电算化账务处理系统的建立以及账务处理过程中，由于计算机本身的缺陷，即只会按照程序操作，不会变通，而使得电算化账务处理系统存在不足，有待进一步完善。
1、在进行帐户设置时会计科目一经设置，科目方向就定好了，在实际账务处理中，有时无法应用。例如：财务费用在设置时是费用科目，发生额在借方反应，利息收入在此科目中只能作红字反应，否则计算机软件不能识别，而把收入也加计在支出里，这必然增大费用，与实际情况不符。系统软件应该设置特殊科目，使之不受方向控制，借贷方都能识别，就更便于应用。
2、有些财务软件账务处理系统中各模块间联系过于紧密，操作部凑少了一环，其他的就无法继续。笔者认为，计算机也会犯错，还是应该给人一个更正的机会。
3、计算机一旦受到病毒的入侵，帐务处理系统也同时失去了正常处理的能力，甚至不能进行日常备份，加大了帐务系统的风险。这是电算化不可避免情况，唯一只有帐务管理人员多加留意，每月都用磁盘另外再进行一次备份，以防万一。
参 考 文 献
(1)龙文学，《会计电算化》,云南人民出版社，2001。
(2) 王景新、郭新平，《计算机在会计中的应用》，北京：经济管理出版社，1998。
(3) 张有峰，《电算化会计》，清华大学出版社，2007。
