一、内部控制的涵义与意义
二、采购与付款循环内部控制的内容
三、企业采购与付款内部控制规范的实施情况
四、企业采购与付款内部控制具体事项的实施情况
五、完善企业采购与付款内部控制制度的意见和建议
内 容 摘 要
采购与付款业务是指企业支付货币取得物品或劳务的过程，是企业生产经营管理中的一个重要环节，也是一个薄弱的环节。由于采购与付款业务涉及资金与存货的进出，极易产生弊。在市场经济大潮的冲击下，缺乏透明度的采购过程，又产生了“以权谋私、暗箱操作、弄虚作假、收受回扣”等问题，导致企业资金流失，采购物品质次价高，资金使用效益低下，影响企业的生产经营效益的提高。因此，采购与付款内部控制是企业管理制度的重要环节。为了让更多的企业了解目前采购与付款内部控制的真实实施情况，所以，我选择调查，并为企业在采购与付款内部控制的进一步完善提出了建议。
浅议采购与付款循环的内部控制
[摘要]:
为了对《内部会计控制规范—采购与付款》的现状有所了解，防范采购与付款过程中的差错与舞弊，保证采购在满足生产和销售的前提下，最大限度地降低采购成本而采取控制措施，根据采购与付款规范的内容对余杭区20家企业（这些企业经营范围涉及纺织业、服装业等）进行了调研访谈，调查的内容涉及“执行情况”、“岗位分离”、“预算与控制”等6个方面近22个问题。本次调查在一定程度上反映了采购与付款内部控制的情况及存在的问题，并为进一步完善采购与付款的内部控制制度提供了一定的借鉴。
[关键字]：采购与付款、内部控制
一、内部控制的涵义与意义
内部控制是在一定的环境下，单位内部控制主体为了达到其特定目标所采用的一系列的管理程序和方法。内部控制是指经济单位和各个组织在经济活动中建立的一种相互制约的业务组织形式和职责分工制度。它的目的在于改善经营管理、提高经济效益。内部控制是现代企业加强经济管理，提高经营效率，保护资产安全完整，实现经营方针和目标的有效工具和手段。健全有效的内部控制被看作是一种解决很多问题的有效方法，例如内部控制可以把公司保持在实现一系列目标并完成公司使命的轨道上，这些目标从早期的财务信息质量到后来的提高经营的效率效果、再到今天的战略目标、经营目标、财务报告目标以及合法性目标等多重目标。有效的内部控制不仅能使企业的资源合理配置，提高劳动生产率，而且更能防范和发现企业内部和外部的欺诈行为，提高会计信息资抖的正确性和可靠性，保证生产和经管活动顺利进行，圆满实现企业的经管目标，保护企业时产的安全完整，保证企业既定方针的贯彻执行，为审计工作提供良好基础。
二、采购与付款循环内部控制的内容
采购是企业生产活动中的首要环节，付款业务涉及到货币资金的支出，两者较容易出现错误或舞弊现象。为此，企业应当加强采购与付款的内部控制，通过建立物资采购管理制度，以质优价廉为原则，保证物资是生产和经营上需要的，从而合理地运用资金。加强物资验收入库、货款结算及帐证管理，保证帐物相符、保证付款的准确和安全。企业采购与付款循环内部控制的内容主要包括采购与付款的职务分离，采购物料的预算与请购控制，物品采购与订货的控制，物品验收入库的控制，应付账款的控制等等。
三、企业采购与付款内部控制规范的实施情况
为了考察采购与付款内部控制规范的整体实施情况，笔者从“规范了解”、“制度建议”和“制度执行”三个方面进行了调研，结果见“表—1”，从表1的结果来看，被调查企业对采购与付款控制规范的了解程度和企业内部控制制度建设方面都比较好，分别有75%和70%的企业对采购与付款控制“规范了解”和“制度建设”达到比较好的程度，但是在“制度执行”方面并不尽如人意，只有45%的企业制度执行情况达到比较好的程度。
出现以上情况，与我们政府主导推进的内部会计控制规范管理体制密切相关。在中央政府的引导和推动下，内部会计控制的内容得到了广泛宣传，也受到了各企业的重视。同时，地方财政部门也开展了一系列的培训活动，内部会计控制的基本观念和思路已渗透到企业日常工作当中。但从执行情况来看，企业的实践与财政部门的预期之间尚存在较大差距。
这主要受到两方面因素的影响：一方面，企业重视程度不够，虽然对于规范的要求有一定的了解，但并没有真正将内部会计控制作为一项重要的管理手段；另一方面，受政府部门自身性质的局限，财政部门更多的是关注对规范的宣传和制度建设的推广，无法对企业的具体制度建设及执行情况进行直接干预，从而导致企业为了应付检查或上级主管部门的要求而建立制度，但对实际执行情况则缺少考核。
表—1：采购与付款内部控制规范实施总评
调查项目
非常差
比较差
比较好
非常好
单位数
比例（%）
单位数
比例（%）
单位数
比例（%）
单位数
比例（%）
已清楚采购与付款内部控制规范内容
5
25
12
60
3
15
已建立完善采购与付款控制制度
3
15
3
15
12
60
2
10
采购与付款规范的有效实施
11
55
7
35
2
10
图—1：采购与付款内部控制规范实施总评
四、企业采购支付款内部控制具体事项的实施情况
（一）、采购与付款的职务分离控制情况
从表2的结果来看，除了最基础性的要求之外，职务分离在执行过程中存在严重的漏洞，在5个调查项目中只有“请购人员与采购人员实行分离”的符合率达到90%，而单位的“采购员与验收员实行分离”与“采购，存储和使用人与账务记录人实行分离”这两个项目并没有达到落实，四个项目中并没有按照规范进行合理的人员分配，大大存在一个人兼任多个职务的现象，由于企业对于岗位分离的理解不够透彻，也没有强调岗位之间的监督和制衡，在很大程度上给“暗箱操作”提供了机会。
（二）、采购物料的预算与请购控制情况
从“建立了请购授权审批程序”的调查中显示，符合率达到90%，这表明采购与付款的审批权限控制在企业管理中受到重视。但是，笔者通过与工作人员交流后不难发现，大部分企业并非依靠内部会计控制来进行授权审批，而主要依靠“一支笔”进行审批。其中，企业经理人拥有较大的审批自主权，对大额采购资金的审批可以越过集体商议和程序，在内部控制方面，企业更相信人的作用，而忽视制度的作用。此外，存在40%的企业并没有设立请购制度和编制请购单，这样就容易造成所购物料并非为本企业所需，也不易发现示经企业领导批准前，自行订货现象，更会造成企业物料消耗高，浪费多，从而加重了企业的生产成本。
（三）物品采购与订货的控制情况
从整体上看，企业在确定供应商以及与供应商之间的管理情况不容乐观，内部控制执行情况存在着较大问题。通过与或门各企业采购人员的沟通中了解到，企业的供应商一般来说是长期固定的，他们认为这样会达到“低成本，高质量”的效果，然而这样则会失去竟争，有时，会因为供应商突然供应不上而造成亏损。此外，企业的采购都是由主管和物料采购部门与供应商一对一谈判，无合同方式约束，这种采购形式缺乏透明度，弊端较多，一方面有的供应商采用不正当手段，拉拢腐蚀采购人员：加一方面受“人情”“条子”风气的影响，常出现盲目采购，重复采购和随意采购的现象。
（四）物品验收入库的控制情况
从表2中的结果来看，企业的采购人员与验收人员在职务分离中只达到45%，从而也导致了验收部门对验收单的执行情况存在着很在问题。笔者了解到企业采购人员采购回来直接将物料的数量、价格一并报到财务部门，这样一来由于对物料的质量方面并没有进行检验就容易出现不合格的情况，从而影响到了购买环节的经营活动与存货的管理工作，易给企业带来损失。
（五）应付账款的控制情况
付款这一环节表示采购业务的结束，一般由财务会计部门完成，其分部门只是做辅助工作，所以从一定意义上也表现出企业对账务处理的真实性。从表2的四项调研结果来看，有3项符合率都超过了50%，只有总账与明细账方面存在着问题，这样就不利于形成控制关系，为账证、账实、账账的审核带来不必要的困难。此外，通过调研访谈发现，在实际工作中企业常常会出现因贪图便利，将印鉴交给一人进行操作，即形式上印鉴已经分管，但在实际使用中，并没有尽职尽责地对应付的票据进行严格审查后再盖章。在支票管理方面，企业在规范控制上合格率并不是很高，集中体现在采购过程中领用空白支票的情况比较严重。这主要是因为贪图购物方便，为了节省在购物住返过程上因支付原因而多花的时间造成的。
表—2：采购与付款内部控制情况调查结果
项目分类
调查内容
符合单位数
符合比率
采购与付款业务的职务分离控制
1、请购人员与采购人员实行分离
18
90%
2、采购员与验收人实行分离
9
45%
3、物品采购、存储和使用人与账务记录人实行分离
8
45%
4、物品付款审批人和付款执行人在办进供应商和索价业务时分离
10
50%
5、应付账款付款人与记录人实行分离
10
50%
采购物料的预算与主见控制
1、对物品的采购资金、人员情况进行预算
18
90%
2、对不同的物品或劳务制定了不同的请购制度？
8
40%
3、建立了请购授权审批程序
19
95%
4、每笔购进业务是否都有经过批准的请购单
8
40%
物品采购与订货的控制
1、采购部门审查请购单上数量的合理性、并经主管签字
19
95%
2、采购部门在确定供应商之前进行必要的询价过程
12
60%
3、采购部门不定期通过市场招标方式来确定供应商
5
25%
4、采购部门跟供应商签署采购合同
10
50%
物品验收入库控制
1、验收部门编制一式多联、预先编号的验收单
10
50%
2、验收单及时送交会计部门
15
75%
应付账款的控制
1、应付账款的入账在取得和审核各种必要凭证后才进行
20
100%
2、对于有预付账款的交易，在收到供应商发票后，以预付金额冲抵部分发票金额来记录应付账款
2
10%
3、分别设置应付账款的分类账与明细账，并定期核对
10
50%
4、对有验收报告而示有发票的采购项目进行暂估入账
18
90%
五、结论和建议
（一）、调查结论
通过对以上调研结果的分析，笔者发现采购与付款内部控制规范的执行情况并不理想，这种局面的出现固然与企业管理水平和管理者素质等因素有关，但采购与付款规范本身存在的一些问题也应引起我们的重视。
1、规范的内部不够全面，控制制度单一化。现有的采购与付款规范主要是针对不同业务环节和具体操作人员而制定，而忽略了对企业管理人员行为的约束和控制，对于许多企业来说，按照业务职能进行各主管经理的分工是一种十分常见的模式，比如：生产物资的采购、仓储、质检、生产属于生产经理负责；财务经理和人事经理则不管销售、生产方面的事。这种模式虽可便于企业进行生产、销售等方面的协调，但是这种模式在目前情况下可能在内控方面出现极大的缺陷。
2、采购管理程序太过于“人性化”。现在的企业领导人仍未走出家庭的圈子，不相信完善的制度，而过分相信个人的作用。管理者将个人凌驾于企业制度之上，没有给采购管理工作提供有效的根本保证，也没有真正意义上实现用法治，而不是人治来管理采购。
3、制度的制定与执行相分离。由于内部控制是上级财政部门推动实施，因此在企业看来，内部会计控制制度的建立仍然是为了应付上级检查的需要，而并非是出于提高自身管理水平的需要，因此不能及时发现问题，也不能为防范和化解企业潜在的风险起到重要的作用。
4、对内缺乏沟通。企业在运作时，并没有及时建立起一个良好的信息和沟通系统，为此企业并不能及时掌握劳动状况，不能为企业的发展提供全面、及时、正确的信息。此外，企业对内部各层面的员工没有做好沟通工作，为人员管理方面也带来了一定的困难。
（二）进一步完善采购与付款内部控制的建议
针对以上问题，为了更好地发挥内部会计控制在企业管理的作用，建议从以下几个方面加以完善：
1、完善内部控制的组织架构设计。采购与付款的内部控制制度中组织架构的设计不应只局限于采购的范畴，而是应和企业管理的其他方面的改革结合起来。内部控制制度的设计关键在于通过职责分离来促进内部控制系统的良性循环，对于主管职能及其经理的职责，应根据不相容职能不能混岗的原则作出调整，以达到相互制约的目的。具体可以考虑以如下管理思路：1）由物资采购部门统一负责全公司的物资采购，但应明确该部门的职能只是调研市场与实施采购决策。2）成立单独的仓储部门以实行仓库保管职能，仓库保管人员进行定期的岗位轮换以减少串通舞弊行为。3）成立价格委员会或由一独产的部门根据采购部门的市场调研报告及相应的核实情况，由生产部门、采购部门、销售部门、财务部门共同参与来选择供应商。4）强调质检部门的独产性，并赋予相应明确的权责，如倡导无质检报告仓储部门不能收货入库，财务部门不能付款等办法。
2、建立和实施制度化的采购管理程序。1）强化采购的预算职能，落实所购制度及采购不批制度。为实现合理的采购，企业必须制定采购预算，这能促使企业从总体上统筹使用奖金、减少奖金占用，提高资金的使用效率。2）应建立科学的采购程序，采购必须以经审批的请购单为依据，严格按其内容进行采购，并确定供应商、采购价格、签订采购合同。企业确定采购价格必须通过询价、比价、议价和定价的程序。对达到一定规模及水平的采购必须进行公开招标，招标结果必须经过审核批准。招标会议必须有三家以上供应商报价参与，通过招标来选择供应商，对开标结果建立档案备查并向财务部门提供有关依据。3）企业应建立供应商信息管理系统，对目标采购市场进行动态管理，为采购决策提供可靠信息。能过与供应商的联系建立供应商档案，定期对供应商的信誉等进行评估，并考虑每年应收入一定的新供应商，以增强供应商之间的竞争意识。4）采购验收程序。采购标的抵达后，应由独产于采购部门之外的验收部门或人员对货物进行检验及核实，并出具验收证明。企业应制定验收与入库责任制，验收者必须核实进货的物品与订货单是否相符，只有完全合格或经相关职能部门批准特殊放行的物品才准验收入库。5）建立合理的货款结付程序，保证资金的安全性。为确保采购成本核算正确及采购记录真实完整，采购付款必须严格按程序操作。仓储部门将入库单、购货发票送采购部门，由采购部门填制已获审核的付款申请书向财务部门申请付款，经财务部门审核无误之后再付款。所有采购除确实无法月结付款和其他特别情况需用现金支付的外，均应采用月结付款的方式，还应尽量避免即时结付货款，对大金额的采购保留一定的付款期间。在不影响公司商誉的前提下，适度延长付款时间是公司进行信用融资的财务政策。
3、构筑严密的企业内部控制体系。第一个层次是在企业采购及付款的全过程融入相互牵制、相互制约的制度，建立以防为主的监控体系。企业应当合理设置采购与付款业务的机构和岗位，并建立岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务不相容岗位相互分离、制约和监督，堵塞采购环节的漏洞，减少采购风险。第二个层次是设产事后核查及监督的机制，对采购及付款业务流程的各个岗位、各项业务进行定期或不定期的检查，建立以查堵为主的监控防线。
4、建立良好的信息沟通系统。针对采购工作中存在的问题、有关采购管理的政策修改或更新、生大的采购的事项等，应定期或不定期如开采购管理会议。此外，要及时掌握企业内部各层面业务人员的思想行为状况，以便采取措施加以防范和控制，对业务人员进行职业道德教育和业务培训，增强业务人员自我约束能力，做到奉公守法、廉洁自律。对于严格执行内部控制制度的，给予奖励；对于违规的，给予一定的处罚，并与职务升降挂钩。只有做到压力与动力相结合，才能最终达到内部控制的目的。
采购与付款的管理是一项围绕降低成本和风险而进行的管理工作，是企业内部控制的关键控制环节之一，具有长期性、持续性、系统性和过程性，不可操之过急，也不可能一步到位，只有持之以恒毫不松懈地进行，才能取行应有的绩效。
参 考 文 献
[1] 李连华 .中国内部会计控制规范——阐释与应用[M]. 上海：立信会计出版社，2007
[2] 李明.采购与付款及销售与收款控制实务与案例分析[M].北京:经济出版社，2007
[3] 辛茂荀. 内部会计控制实务[M]. 北京:民主与建设出版社，2004
[4] 赵保卿. 内部会计控制制度设计[M]. 上海:复旦大学出版社2005
[5]《采购业务内部控制设计的一些经验体会》[J].
[6] 《 企业采购与付款业务的内部控制》[J].
[7]《采购与付款内部会计控制制度和程序设计》[J].
[8]《实施采购与付款内部控制的规范化》[J].
