浅谈应收应付和预收预付账款核算的深层分析
[内容提要] 在编制资产负债表时，资产负债表中的应收账款、预收账款和应付账款、预付账款项目的金额应根据相应账户的明细账余额分析填列。如何分析填列？数据来由怎样？企业当中存在着不同形式的违反常规的帐款管理现象,这些问题是在会计教学及会计实务中比较突出的难点。本文就此会从会计核算的方法和会计管理的要求两个角度进行深层分析 。
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[关键词]应收应付 预收预付 会计核算
在编制资产负债表时，资产负债表中的应收账款、预收账款和应付账款、预付账款项目的金额应根据相应账户的明细账余额分析填列。如何分析填列？数据来由怎样？企业当中存在着不同形式的违反常规的帐款管理现象,这些问题是在会计教学及会计实务中比较突出的难点。本文就此会从会计核算的方法和会计管理的要求两个角度进行深层分析 。
预收账款的核算与应收账款、预收账款项目填报的深层分析
1. 根据账户的用途结构进行分析
根据账户的用途结构，应收账款明细账余额应在借方，但预收账款的特定核算方法会使应收账款明细账产生贷方余额，该余额实际上是预收账款。预收账款的核算在实际工作中有两种方法：第一种方法是单独设置预收账款账户核算，第二种方法是不单独设置预收账款账户，而将预收账款的内容合并在应收账款账户内核算。按第二种方法核算，应收账款账户在核算内容上包含了预收账款，可能会因此出现应收账款明细账的贷方余额。贷方余额是已预收但尚未提供商品或劳务的预收账款，在编制资产负债表时应包括在预收账款项目内。由于应收账款明细账贷方余额的存在，应收账款总账账户内真实的应收账款数额应是应收账款明细账借方余额之和，此数额在编制资产负债表时应包括在应收账款项目内。应收账款总账余额实际上是上述应收账款与预收账款的差额，而不是真正的应收账款。
2. 实际工作中，账款的核算该如何设置
举例说明不单独设置“预收账款”科目，以“应收账款账户”核算预收账款的情况。
例：某企业采用预收货款方式向甲公司开展销售业务，有关资料如下：
（1）1月17日预收甲公司货款150000元，存入银行。
（2）2月25日向甲公司交付商品，开出增值税发票，内列价款500000元，税额85000元。差额尚未补收。
（3）3月31日收到甲公司补付的差额并存入银行。
根据以上经济业务编制会计分录如下：
（1）1月17日收到预收货款时：
借：银行存款 150000
贷：应收账款——甲公司 150000
（2）2月25日向甲公司交付商品时，登记应收金额：
借：应收账款——甲公司 585000
贷：主营业务收入 500000
应交税金——应交增值税（销项税额）85000
（3）3月25日收到甲公司补付的差额时：
借：银行存款 435000
贷：应收账款——甲公司 435000
将上述分录的相关内容过入“应收账款——甲公司”明细账。
2月25日向甲公司交付商品时，“应收账款——甲公司”明细账借方登记应收金额585000元，而不是借方冲销预收金额150000元，体现了会计管理的要求。即要求该明细账反映预收账款销售业务款项的预收、应收和差额补收的情况，以便通过该明细账实现对预收账款销售业务全过程的管理和监督。
就“应收账款——甲公司”明细账而言，资产负债表中应收账款和预收账款项目于1月、2月和3月期末应镇列的数据如下：
1月31日：预收账款150000
2月30日：应收账款435000
3月31日：应收账款0
按上述第一种方法核算预收账款需要设置预收账款账户，从账户用途结构分析，预收账款明细账应该是贷方余额，它反映期末预收账款数额。但是，按照会计管理的要求，预收账款明细账应反映预收账款销售业务款项的预收、应收及补收的整个过程，以便通过预收账款明细账对该业务实施全过程的管理和监督。据此，预收账款销售业务应按每一销售对象设置预收账款明细账，收到预收账款时按预收金额记入该明细账户的贷方，交付商品或提供劳务时按应收数额登记在该账户的借方，补收应收数与预收数之差额时登记该账户贷方。若登记应收数额在前一个月，登记补收差额在后一个月，就会产生预收账款明细账的借方余额；该余额实际上是应收数与预收数之差，即应补收的货款或劳务款，也就是应收账款；在编制资产负债表时，该余额应包括在应收账款项目内。由于预收账款明细账借方余额的存在，预收账款明细账的贷方余额才是真正的预收账款，它应包括在资产负债表中的预收账款项目内。预收账款总账余额是上述预收账款与应收账款之差额，而不是真正的预收账款。
现举例说明以预收账款账户核算预收账款的情况。仍以上例资料为例，编制会计分录如下：
（1）1月17日收到预收货款：
借：银行存款 150000
贷：预收账款——甲公司 150000
（2）2月25日向甲公司交付商品，登记应收金额：
借：预收账款——甲公司 585000
贷：主营业务收入 500000
应交税金一应交增值税（销项税额） 85000
（3）3月31日收到甲公司补付的差额：
借：银行存款 435000
贷：预收账款——甲公司 435000
将上述分录的有关内容过入“预收账款——甲公司”明细账。
仅就“预收账款——甲公司”明细账而言，资产负债表中应收账款和预收账款项目于1月、2月和3月底应填列的数据如下：
1月31日：预收账款150000
2月30日：应收账款435000
3月25日：预收账款0
3. 小结
根据上面分析，可以将应收账款和预收账款明细账余额的经济内容概括如下：应收账款明细账的借方余额为应收账款，贷方余额为预收账款；预收账款明细账的借方余额为应收账款，贷方余额为预收账款。编制资产负债表，确定表中应收账款和预收账款项目应填列金额时，要记住这一点。
预付账款的核算与预付账款、应付账款项目填报的深层分析
1. 根据账户的用途结构进行分析
从账户的用途结构分析，应付账款明细账应是贷方余额，它反映期末应付账款数额。但是，预付账款的特定核算方法会使应付账款明细账出现借方余额，该余额实际上是预付账款。预付账款的核算有两种方法，第一种方法是单独设置预付账款账户核算，第二种方法是不单独设置预付账款账户而将预付账款的内容合并在应付账款账户内核算。按照第二种核算方法，如果预付账款发生在前一个月，收到商品或接受劳务在后一个月，就会产生应付账款明细账借方余额，该余额实际上是预付账款，在编制资产负债表时应包括在预付账款项目内。由于应付账款明细账借方余额的存在，所以应付账款明细账的贷方余额才是真实的应付账款，在编制资产负债表时该余额应包括在应付账款项目内。应付账款总账余额实际上是上述应付账款与预付账款的差额，而不是真实的应付账款。
2. 实际工作中，账款的核算该如何设置
现举例说明以应付账款账户核算预付账款的情况。
例：某企业采用预付账款方式向丙公司采购B材料，有关经济业务如下：
（1）1月10日向丙公司预付货款150000元，以银行存款支付。
（2）2月25日收到丙公司交来的B材料。随货附来的增值税专用发票上列明，价款500000元，税额为85000元。材料已入库，差额未付。
（3）3月25日以银行存款向丙公司支付差额。
根据议上经济业务作会计分录如下（材料按实际成本核算）：
（1）1月10日预付货款：
借：应付账款——丙公司 150000
贷：银行存款 150000
（2）2月25日收到B材料，登记应付金额：
借：原材料——B材料 500000
应交税金一应交增值税（进项税额） 85000
贷：应付账款一丙公司 585000
（3）3月25日补付的差额：
借：应付账款——丙公司 435000
贷：银行存款 435000
将以上分录的相关内容过入“应付账款——丙公司”明细账。
2月25日收到材料时，“应付账款——丙公司”明细账贷方登记应付金额585000元，而不是贷方冲销预付金额150000元。体现的是会计管理的要求，即要求该明细账反映预付账款采购业务款项的预付、应付和差额补付的情况，以便通过该明细账实现对预付账款采购业务全过程的监督和管理。
如果仅以“应付账款——丙公司”明细账的资料为依据，那么，1月、2月和3月底资产负债表中预付账款和应付账款项目应填列的数据如下：
1月31日：预付账款150000
2月30日：应付账款435000
3月25日：应付账款0
预付账款采用上述第一种方法核算需要设置预付账款账户，从账户的用途结构分析该账户明细账应是借方余额，反映期末预付账款。但是，按照会计管理的要求，预付账款明细账要反映预付账款采购业务款项的预付、应付和补付的全过程，以便通过预付账款账户对该项采购业务进行全过程的监督和管理。按照这一要求预付账款采购业务要按每一供货或劳务供应单位设置预付账款明细账户，预付账款时按预付金额登记该账户的借方，收到商品或接受劳务时按应付金额登记该账户的贷方，补付应付金额与预付金额之差额时登记该账户借方。若登记应付金额在前一个月，而登记补付金额在后一个月，就会产生预付账款明细账的贷方余额。它是应付数与预付数之差额即应补付金额，实际上是一项应付账款，在编制资产负债表时该余额应包括在应付账款项目内。由于预付账款明细账户贷方余额的存在，真正的预付账款应该是预付账款明细账的借方余额，该数额在编制资产负债表时应包括在预付账款项目内。预付账款总账余额是上述预付账款与应付账款之差，而不是真实的预付账款。
现举例说明以预付账款账产核算预付账款的情况。仍以上例资料为例，编制分录如下（材料按实际成本核算）：
（1）1月10日预付货款：
借：预付账款——丙公司 150000
贷：银行存款 150000
（2）2月25日收到B材料，登记应付金额：
借：原材料——B材料 500000
应交税金一应交增值税（进项税额） 85000
贷：预付账款——丙公司 585000
（3）3月25日补付差额：
借：预付账款——丙公司 435000
贷：银行存款 435000
将以上分录的相关内容过入“预付账款——丙公司”明细账。
仅以“预付账款——丙公司”明细账为依据，资产负债表中应付账款和预付账款项目于1月、2月和3月末应填列的金额（单位：元）为：
1月31日：预付账款150000
2月30日：应付账款435000
3月25日：预付账款0
3. 小 结
根据上面分析，可以将有关明细账余额的经济内容概括如下，应付账款明细账借方余额反映预付账款，贷方余额反映应付账款；预付账款明细账借方余额反映预付账款，贷方余额反映应付账款。编制资产负债表，确定表中应付账款和预付账款项目应填列金额时，要注意这一点。
结论
由于所学知识有限，本文只在粗浅的层面解释，资产负债表中的应收账款、预收账款和应付账款、预付账款项目的金额应根据相应账户的明细账余额分析填列。设置账户是对会计核算的具体内容进行分类核算和监督的一种专门方法。由于会计对象的具体内容是复杂多样的，要对其进行系统地核算和经常性监督，就必须对经济业务进行科学的分类，以便分门别类地、连续地记录，据以取得多种不同性质、符合经营管理所需要的信息和指标。一切还有待深入研究，我会在今后的工作中继续关注。
参考文献：
作者 书名/范文题目 出版社 出版时间
汤湘希 中级财务会计 上海财经大学 2007.8
张汉昌 财经政法类文档范文写作概论 立信会计 2007.8
赵国忠 会计报表编制与分析 北京大学 2005.3
张佑才 中国总会计师优秀范文选 经济科学 2007.4
