1．责任和时限
办理公文应该做到“急事急办，特事特办”，如特急件必须在送达后4至6小时办结，急件要在8至16小时办结，一般件48小时完成。电报中特提件当日完成，特急件3日内完成，加急件5日内完成，平急件10日内完成（注4）。这些都要求我们要树立时效性的意识，明确责任，促进公文及时有效地执行和落实。以我在工作中的实事为例，在2001年针对地质灾害频繁发生而各地防治经验不足的情况，国土资源部与建设部共同起草和办理《关于加强地质灾害防治工作意见的通知》（后国务院办公厅以国办发〔2001〕35号转发）过程中，由于特事特办，从起草、协商、成文、上报到国办转发各地执行，前后只用了半个月的时间，对及时、到位地指导各地地质灾害防治工作起到了很好的作用。
2．督促和落实
不同效用的公文有其不同的适用范围和期限，加强公文办理的督促和落实，特别是对那些针对某一阶段集中出现的问题而制定的政策的落实，对需办理回复的文件，或者协商性公文的办理等，督促和落实显得尤为重要，这既是提高工作效率的要求，更是真正实现公文价值，达到公文效能的根本保证。
二、文件质量存在的主要问题和原因分析
文件质量存在的问题，会直接影响文件的效力和效率，影响部门和单位的形象，影响有关工作的顺利开展。而认清这些主要问题的表现及其造成的负面影响，剖析其出现的原因，有利于对症下药，采取有效的措施和方法，尽可能减少问题的出现和不良影响的产生，全面提高文件质量。
（一）文件质量中经常出现的问题表现及其负面效应
在从事公文处理工作的6年时间里，我在审核公文的过程中经常会遇到违背公文处理要求的问题和现象，并深切体会到这些问题而引发的后果和产生的负面效应。以下略作分类列举一二，并与大家共析。
1．文风方面
公文的文风直接关系到公文的效力，而文风存在的问题会大大削弱公文的效力。在实际工作所接触的公文中，教条主义、本本主义、形式主义、照抄照转的情况都有不同程度的反映。如有的大话、空话、套话连篇，一接触到实际问题又拿不出具体实际的解决办法；有的不针对行文对象和实际情况，照抄照传上级的通知内容；有的扯皮严重，不沟通，不协商，将责任推给对方或上级；有的（特别是对有不同意见的征求意见稿的回复）用词生硬，措词不讲究语气和方法。凡此种种都是文件办理中亟待解决的问题。
2．文件把关方面
一个部门或单位文件质量的好坏和各个环节的严格把关、严格要求密不可分。但在实际工作中往往会因把关不严出现很多低级错误，如有的文件中一页内有数处错别字，有的言语不同，或是产生歧义等等，这些都直接影响了文件的效力和严肃性。
3．文种使用方面
公文中每一种文种都有其丰富的内涵、特定的用途，而在实际应用中却常常出现张冠李戴、题不达意的现象。正确使用文种，就要对公文文种有一个清晰的认识，一般情况下我们所说的文种就是狭义的公文概念，即《国家行政机关公文处理办法》所确定的十三种文种。应当根据行文关系划分、适用范围和隶属关系把握和选择文种。
在实际应用中，很多人不求甚解，而把文种混淆。如：有的把“请示”和“报告”混为一谈，出现了“关于XXXX的请示报告”；岂不知，“请示”适用于向上级机关请示指示、批准，而上级机关应针对所请示事项给予“批复”或回复；“报告”适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。报告件是不需要回复的。由此可见，如果混淆了“报告”和“请示”，或在报告件中夹带请示事项，就有可能造成需要请求答复的问题得不到回复，延误公务的办理。
4．文件格式方面
主要有以下几方面的问题：一是纸张不规范，有的是A4，有的是B5，参差不齐，影响了公文的整体美；二是排版不规范，每页行数、字数不固定，多的可达32行，每行29个字；三是订口翻口留得补购，装订时有压正文现象；四是字体、字号不标准、不统一；五是未正确标注密级和紧急程度。这些除了设备的局限因素外，多是对文件体式规范要求重视不够，或是对格式要求不明确，业务不熟练等原因所致。
