一是上行文不经直接上级机关而越级上报；二是文件不经秘书部门而直接呈送领导，这是形成公文“倒流”的主要原因；三是涉及某些重大问题的请示性公文，下级职能部门未经本级党委同意就直接报送给上级业务主管部门；四是主送机关、抄送机关不明确；五是将“请示”在上报上级机关的同时下发下级机关；六是文件发出后，有关阅读、办理的机关或部门之间自行横向传递；七是部门之间对同一问题未取得一致意见时各自行文，导致公文“撞车”、“打架”；八是向下级机关的重要行文没有抄送发文机关的直接上级机关。
公文的传递关系到公文处理的效率和效能。上述问题轻则造成时间延迟、效率降低，重则会造成文件丢失，甚至适得其反。如：公文横传，一方面表现出办公部门对公文的传递回催办理不利的问题，降低了公文的办理速度；另一方面是造成公文丢失的主要原因。而公文倒传，人为地造成了公文处理的时间延长，这必然影响行政效率。再如多头主送造成的后果就是，不知道公文由谁办理。尤其是在那些受多重领导的单位，往往出现这样的问题。要解决此类问题，必须规范发文单位的行文规范，正确确定和处理行文方式和行文关系，保证在有效的时间内办理完毕。
6．在文件起草方面
文件起草中除了用词、结构上的问题外，还有一个经常出现的问题，即不正确使用文件结构层次序数。根据要求，公文的结构层次序数应该依次为“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”。这样一个看似简单的问题，而在公文审核时却遇到和修改得最多，这也从一个侧面反映了某些公文起草者的随意性和不严谨性。
（二）影响文件质量的因素
分析文件质量中存在的诸多问题，原因大致可以归结为两类，即主观因素和客观因素。
1．主观因素
（1）思想认识不足，重视程度不够。一些工作人员对公文质量的重要性认识不足，写作时自以为是、东拼西凑、应付差事，校对时马虎从事、只求数量不求质量，这样，公文质量不高就不可避免了。
（2）起草过程简单，缺乏必要的思考和斟酌。一篇好的公文是在认真思考、精心草拟、反复修改的基础上形成的。而现实情况是，一些拟稿人在接受任务后既不列提纲又不打草稿，而是自由发挥，草率而就；有的自我感觉良好，不善于主动请交别人，这些由“一家之言”和一孔之见形成的公文，自然不能与凝结集体智慧，经过反复揣摩提炼而成的佳作相比，其质量自然也就难以保证了。
（3）审核把关不严，助长了不良文风。公文文稿形成之后，一般要经过有关领导和部门层层把关、修改和审核。但在实际操作中，有的部门和领导或碍于面子，或限于水平，或忙于“要事”，常常对文稿审核不严，敷衍了事，使本应经研细改、反复推敲、分口把关的核稿制度形同虚设。这势必造成公文质量的低下。
2．客观因素
（1）部分领导业务不精，文秘人员、文件起草人员和审核人员素质不高，导致公文质量低下。有些领导是从基层提把起来的，有的是从其他部门调入的，在加上工作过于繁忙，因而对办公厅（室）工作过问甚少，更谈不上学习有关业务知识。在发文时，他们往往听信于其他发文机关的一面之词，不从文秘工作的实际出发，硬逼文秘人员按领导旨意办文，以致影响了公文质量。有些文秘人员从事办公厅（室）工作时间较短，对办公室工作不熟悉，特别是对公文处理方面的业务知识知之甚少；有的工作责任心不强，质量要求不高，在公文制作中常以一种得过且过的态度应付了事；有的对公文把关不严，不能善始善终地把好每一道关，致使公文出现了纰漏；有的长时间从事文字工作，产生了厌倦心理。同时写作水平不高，也限制了公文的质量。公文学是一门具有专门研究领域及其内在规律的独立的社会科学。文件起草和审核人员对公文写作知识知之不多或一知半解，对公文的特点、写作方法与技巧掌握不多，直接导致了公文质量低下。
（2）办公和文印设备落后，制约了公文质量。随着现代化办公水平的不断提高，一些单位的办公和文印设备已经不能适应新的高效率的办公工作的要求，从客观上制约了文件质量的提高，特别是电子政务的推广和使用，对办公设备的要求也提出了更高的要求。因此，硬件设备的配置和改善也成为提高文件质量的一个不可或缺的条件。
三、控制和提高文件质量的方法
以合法性、必要性、规范性、准确性和时效性的原则为指导，针对文件质量存在的问题及其原因的分析，同时根据控制原理的关键控制点原理，我们不难制定出控制和提高文件质量的方法。具体说来就是要从软件和硬件两个方面加以保证。软件包括人员素质、制度建设等，硬件则是要从写作水平和设备上下功夫。通过有效的方法和措施，不断提高文件质量，逐步实现文件管理的制度化、规范化、科学化。
（一）制度化
1．建立健全各项规章制度。公文处理制度和有关国家标准不仅是公文质量的基本要求,也是检验公文质量的主要依据。各级行政机关都应当在严格遵守国家和上级机关公文处理规定的前提下，结合本机关的实际情况,制定更加具体完善的处理细则，建立制度约束机制和目标责任制，从制度上保障公文质量管理体系的运行。我所在国土资源部在此方面经验值得借鉴。如我们在严格执行《国家行政机关公文处理办法》的基础上，根据部机关的具体情况和要求，及时修订和出台了《国土资源部公文处理实施细则》，为公文处理规范化、制度化、科学化打下了良好的基础。后又根据工作中发现的具体问题，相继制定了《公文校对制度》、《打字员管理办法》、《印章管理规定》等；为规范内部文件公文格式，印制了统一公文稿纸和发文稿纸；印发了公文发文代字一览表、公文修改校对符号、常见错别字正误对照表等，力求使整个公文处理工作都纳入制度的轨道。实际经验证明，以上这些制度的制定和实施，对公文管理工作的有序、高效进行起到了积极的作用。 文件质量控制的原则和方法(四)相关范文
