人事管理系统需求分析(一)

前言
 人事管理子系统是影子工厂实验教学系统的核心子系统之一，众所周知，在知识经济的时代，人才是企业最为重要的核心资源之一。在企业管理中，人事管理无疑也是最核心的部分。
 很多成功实施了OA的企业，都希望人事管理系统也能够像OA系统一样，让每一位员工都参与进来，实现网上请假考勤、网上布置工作任务及总结、网上发工资、网上业务考核、绩效考核与工资挂钩，而且这些信息都能够关联起来，对员工形成一个总体的评价等等，这样的人事管理系统才真正体现管理模式和业务流程，但与OA相比，这样的系统目前却并不容易实现，至少有以下三大障碍：
 首先，OA是基于成熟平台的二次开发，如IBM的Notes Demino、Microsoft的Exchange Server本身功能强大，站在巨人的肩膀上自然离成功不远了。而这些平台主要是基于邮件系统文件数据库，不可能适用于HR软件对大量数据管理的需要；
 再者，OA系统主要是流程经常发生变化，因此“流程自定义”功能就可以适应变化的需要，而HR软件经常会从管理思想和管理方式上有根本的改变，如改变考核标准、奖惩制度、请假模式、管理权限等，因此在“流程”、“用户界面”、“报表”、“权限”甚至是“数据结构”等方面都会调整，这对于一个成型的软件产品来说是无法实现的；
 第三，OA的业务流程主要是“发文”和“收文”，其他的如“邮件”、“通知”、“电话簿”、“大事记”等功能相对比较简单；而HR中，类似“收发文”的流程多达数十个，而且对查询和统计分析的功能也有更高的要求。
 然而，复杂且多变的人事管理就无法信息化了吗？当然不是，对于企业而言，从头开发当然非常不明智，而基于某个成熟产品进行改造，虽然能够节约成本和降低风险，但这样的软件系统修改起来还是同样困难，无法让软件跟上管理的变化。
 开发人事管理系统应该与OA相似：利用现有平台和成熟技术进行二次开发，而且让企业自己掌握二次开发的全部技巧，这样今后的维护、变革或增加新功能才容易实现，让软件真正成为管理的工具。其功能主要包括：系统初始设置，人事管理，培训管理，薪资管理，保险管理，任职管理，招聘管理，考勤管理，绩效考核管理。
 系统初始设置：系统模块功能主要是对一些系统所需初始化信息及预制数据进行维护，并设置系统的使用状态；
 人事管理：人事管理系统可以及时准确得对员工信息进行记录，可分类或在同一界面查看员工在企业工作期间的所有信息（包括各类基本信息，如姓名、年龄、联系方式、员工照等，以及记录员工的教育培训经历、家庭情况等其他信息）；可根据企业实际需要自定义员工档案项目；跟踪管理员工从进入企业到离职全过程的历史记录，包括薪资变动、职位变动、奖惩情况等；可挂接与员工相关的各类文档，如Word 文件， Excel文件，扫描文件等；提供多种不同形式的员工信息报表；强大的排序，过滤，定位查询等功能，能快速方便地从众多数据中定位到所需的信息上；
 培训管理：进行培训需求的管理和评估，根据培训需求制定培训规划与相应的培训实施计划，可对计划进行查询、统计；对实施的培训项目进行记录管理，对已实施培训项目情况进行查询和统计；可对内外师资、培训机构、培训课程、教材资料等进行管理；可对特殊类型的培训如学历教育、境外培训等进行特殊的管理；提供培训签到和培训协议管理；
 培训发展管理是根据培训需求制定培训规划和相应的培训实施计划，可对计划进行查询统计；对实施的培训目标进行记录管理，对已实施培训项目情况进行查询和统计；可对师资，培训机构，培训课程，教材资料进行管理；可对培训课程，培训师资进行全面的评估，对培训效果进行跟踪管理，形成反馈结果；对培训结果进行各种统计分析；
 薪资管理：薪资管理系统充分考虑企业在工资管理上的不确定性和可变性，为用户建立工资方案提供了最大程度的灵活性。用户可以根据自己的需要通过数据重构新建工资项目或删除已经存在的工资项目，工资项目指的是所有和工资相关的项目。包括：实际发放的工资项目，和这些项目的计算统计相关的项目等。工资项目必须依附于某个工资子表，也就是说，工资项目的添加，删除必须通过重构相应的工资子表来实现；
 灵活设置不同类型员工的各类薪资项目及其计算方式；可自定义工资计算参数，分别计算每月工资表的每个项目；薪资调整批处理或指定个别计算员工薪资；能基于上月数据进行下月薪资计算，只需对变化部分进行调整；可对计算有误的薪资计算进行重算、纠错，薪资发放有误的可进行重设置并执行相应处理；员工查询个人当月薪资及薪资历史情况；提供完善的薪资统计分析功能，为制定薪资制度与调整薪资结构提供依据；
 保险管理：保险管理支持多种福利政策，如：员工贷款、车/房贴等，同时体现在薪资中，参与计算；根据需要设置参保人员，并设定各保险的提取规则，以便系统能自动计算出各保险的缴费基数。对计算结果，用户还可进行调整；可分别计算出个人缴纳金额和企业缴纳金额，并将个人缴纳金额转入工资帐套的相应工资项目中；
 任职管理：任职管理主要包括职务体系设置及职位体系设置两大块，根据用户自身职务体系从横向分类建立职务类别，并在每类中建立具体的职务，通过职级设置，在纵向上建立每个职等所对应的职级，使每个职务通过分解为职级后与职等形成一一对应关系，明确其在整个公司职务体系中的重要程度，通过技能设置，对所有任职所需的知识、技能进行分类管理，以供在职位设置中使用，进行职位设置，从系统中最高权限职位开始进行设置职位，并针对每一职位进行职位说明填写；
 招聘管理：根据企业年度人力资源计划与部门人力资源需求计划，制定招聘计划；随时显示职位空缺信息，针对不同的职位空缺，提供基本信息、职位说明、对职位的具体要求、申请该职位必备条件等的管理；可根据不同的职位空缺查看应聘者的所有的详细简历，匹配职位与应聘者；分类建立应聘人员档案库，便于查询检索；可根据自定义规则批量安排面试时间，并在必要时自动进行时间调整；面试流程可通过网络自助服务的方式自动化处理，相关人员的评价自动存储并汇总到人力资源部门；可批量发送电子邮件或打印通知单将结果通知应聘人员；录用人员数据自动转入员工信息库，减少重复录入；未录用人员转入企业后备人才库，以备今后查询；
 考勤管理：考勤管理可以灵活从考勤系统中导入数据，可以直接调用人员数据，并可将每月的考勤计算结果数据提供给工资模块，参加工资计算。
 用户可以灵活定义企业规定的休假制度；可根据员工的个人情况如工作年限与单位工作年限，自动计算年休假、医疗期、探亲假等假期天数；
 考核管理：按部门职责及目标、岗位说明书中注明的岗位职责为主要考核要素，同时结合自定义指标库中的通用绩效指标，准确灵活设计及调整不同部门与岗位的考核方案，合理选择考核指标，形成考核表，做到考核表的"个性化"；可灵活定考核方案有关属性，如考核名称、考核期限、考核目的、考核对象等；可灵活设置考核层级关系，灵活定义考核方案中的考核人类别权重、考核要素权重、考核指标权重，并形成不同类别考核人对同一考核对象的多张考核量表；

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