浅议珠海市万青医药零售企业的购、销、存管理(二)

1、注重与客户“购销合同”的签订，为销售实现提供法律保障。在与客户签订“购销合同”之前。一方面应对客户自身的规模、行业信用度等进行考察，另一方面还应对客户的配送能力及网络覆盖等经营情况有一个了解。在正式签订“购销合同”时，除对供货量、结算价格、结算方式、交货方式、药品质量标准等进行明确外，还应对药品的配送范围及双方对物流管理规范（含商业信用额度）等做明确的表述与约定。这样不仅有利于购销双方对物流进行协调管理，而且有利于保障双方权益。 　　2、跟踪企业物流去向，严格实施“信用额度”管理。医药零售企业一方面应在签订完整的购销合同前提下。实现“商”、“商”联合。销售方必须根据自身终端市场的容量。结合与客户约定的回款方式核定“商业信用额度”。为了保证销售方能清楚及时掌握自身药品的流向与实际出货量及在客户的存货等详细情况，应要求客户按时提供销售方所经营药品的详细流物流向单，以便跟踪物流流向。流物流向单的提供不仅能保证销售方对自身物流有一个清楚的掌握。便于销售方实施下一步销售行动方案，而且还能结合双方核定的“商业信用额度”检查客户实际占用是否超信用额度。进而为是否对客户发运新货提供必要的依据，同时也为货款结算提供了依据。另一方面应严格实行药品的签收制及电话或传真确认制。很多医药经营企业在物流管理上忽视了这一点。认为货物发运后既有货运单位的货运凭证，又有企业发货的随货同行的“客户联”，企业完全可以高枕无忧。其实货运单位的货运凭证是有一定法律时效性的，同时本企业自制的没有客户签章的“客户联”也缺乏法律有效性，更何况当今不规范的物流公司比比皆是，因此，作为销货方除应在药品发运时以电话或传真形式通知客户外，还要及时收回客户对药品签收的原始单据，作为药品的签收证明及结算的有效依据，以保障企业物流的安全性是很有必要的。
3、明确职责与权限，规范物流管理与结算。作为药品零售企业除了增强员工的法律意识外，还应明确经营人员的职责与权限，规范物流管理与结算，保障企业“钱”的安全性。 　　按照药品经营质量管理规范（GSP）的规定，不仅要对医药零售企业进行资格审定，还要对其药品经营人员进行资格审定，并要求药品零售企业对药品经营人员进行必要的授权。可是，有些药品零售企业只是表面应付国家GSP相关条款的约束，并不注重其实质内容，往往随意进行授权书的签发（诸如：特授权某某负责某某地区的销售工作）从而导致一些不合格营业员滥用职权，假借公司名义转移企业委托客户销售的药品，私自倒卖，赚取差价，乃至假借公司名义挪用货款等违规违纪现象大量发生。为此，医药零售企业一方面应对营业员的权限与职责进行明确。尤其是签发授权委托书时应有限制性条款（诸如：不允许营业员私自转移企业药品。不允许营业员与相联系的客户私自买药以现金形式结算货款等），另一方面应规范物流管理与结算，规定不得以本企业或客户的业务人员名义发货，维护双方合同的严肃性，更不得以个人名义与客户进行货款的结算。有些医药零售企业宁可相信自己的业务人员也不相信客户。通常的做法往往是先将药品发给本企业的地区经理或业务人员。然后再由他们转送给客户，其中也有些企业为了本企业货物的安全通过向业务人员收取一定保证金来减免企业风险，殊不知这样做不仅给一些唯利是图的业务人员有机可乘，借机转移企业货物，给企业造成更大的损失，同时有可能因此造成与客户签订的合同得不到按时履行，导致违约。其实，协助企业开展并增进与客户之间的业务联系，按国家有关货物结算规定进行货款的清收与及时结算，才是业务人员应履行的职责。 　　三、采购流程
 计划部门制定采购计划→审核批准→采购部门→询价→筛选最低价格→采购部经理审核→下采购订单→发送供应商→送货→进货验收。
1、计划部门依据库存和各门店销量需求制定制定采购计划。
2、交给计划部经理审核批准。
3、发送给采购部门对所有药品进行询价，筛选出最低价格，做出订单。
4.、签定采购合同的供货企业必须是合法的企业（证照齐全）
5、.采购药品必须是合法的药品（具有药品批准文号、质量标准及出厂检验报告书。购进的品种必须于供货企业和本企业经营范围相同。b.如果是首营企业或首营品种必须索取相关资料，建立档案。
6、.签定采购合同时必须有明确的质量条款，合同必须经店长批准后执行。
7、.药品购进必须与购进计划相同。
8、.验收 首营品种须附该批号检验报告单，票、帐、货相符，包装不得破损，每件药品名称、规格、数量、、生产批号、、有效期、生产企业等必须与进货单相符。开箱见合格证，没有问题可以上货架。 发现问题送有关部门检验。
 四、抓好市场管理。确保物流畅通 　　市场经济条件下医药市场具有其特殊性，它既有开放的一面，也有受国家宏观调控与制约的一面。从宏观政策方面看。药品在符合国家质量标准的前提下销售不受区域的限制，但国家为了控制药品价格及供应渠道，保证药品价格合理。病人得到及时医治，在全国各地实行药品招投标。尤其是对医院药品的供应实行定价与定向管理。 　　从药品零售企业自身经营方面看，由于所经营的药品在不同的区域销售，受各区域经济发展不平衡的影响，各区域执行的价格会有所不同；同时药品放开经营也给医药零售企业带来管理上的不便，从而形成各商家或各商家业务人员将同一药品以不同的形式从低价市场流入高价市场，造成人为的价格战与药品供应秩序的混乱。这些都造成药品行业的不正常竞争，由此，就形成了医药行业所谓“冲货”现象的发生，导致一些医药零售企业正常利益受到冲击。为了杜绝此类现象的发生，就要求供应商、代理商或经销商之间必须形成一个销售公约。规范各自物流管理，加强市场管理，扼制投机商行为，稳定各区域的价格，维护各自应得利益，保障各自物流的畅通。
 总之，医药零售企业物流管理是顺利实现销售的前提。做好“钱”与“物”的融合更是医药零售业正常经营的基础，有好的“物流”管理，必然会加速“资金”的流转；快速的“资金”流转，必然使企业得到健康的发展。

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