纸质文件跟电子文件(一)

纸质文件与电子文件

【内容提要】进入21世纪以来，随着经济社会的高度发展，信息技术日益广泛地渗透到人们的工作，学习和生活之中，人类真正迈向了信息时代。作为国家的重要信息资源之一的档案信息，在新的历史时期受到越来越多的重视和关注，档案工作乃至档案事业面临着新的机遇和挑战。近年来，我市档案事业发展迅速，进展喜人，许多工作相继迈入了全省先进行列，这些成绩的取得得益于全市档案者的共同努力，凝聚了广大档案工作人员的汗水和艰辛。基层档案工作者是档案人才队伍的重要组成部分，队伍的整体素质和水平。因此传统的纸质档案理论带来了挑战，电子档案管理面临新的信息形态，电子文件记录方式与纸质文件发生根本性的变化，电子文件与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作；或由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪；笔者认为，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。

【关键词】纸质文件    电子文件    安全性    双轨制    两套制 

一、电子文件归档方式和途径的选择