关于学习OFFICE办公软件的体会(二)

Word 学习方法

首先了解每个软件的“个性”。首先来谈谈Word。学习Word一定是承上启下，一口气搞定，操作和技巧是环环相扣的，前面操作有问题，就会影响后面的操作。

在学习中了解到，大部分人的水平都在页面设置阶段甚至偏下，更多人可能就是用来打字存储文字内容的，通过系统的学习可以达到“排版自动化阶段”水平，也就是说可以把公司的文档都做成格式模板直接调用就好了，这就极大地提高了文案排版的效率。

对于更多高端的“综合应用阶段”，只需要掌握“邮件合并”即可。不过说起来容易，邮件合并的强大功能可以让你学好几天，掌握“信函”和“标签”就够你用了，当然如果能输出到outlook里面自动生成邮件发出去，那就完美了。(Word有专门的邮件面板，足以说明这个功能的强大)

所以一定把Word的学习当成一个整体去学习，而且一定是系统的学习，学习所谓的分散的Word小技巧，对整体的Word办公提升效果并不明显。

Excel 学习方法

Excel这个软件的个性就是多面手，他的各个层面可以各成体系，而每个“体系”可以解决一种层面的问题，也就说如果工作中用Excel缺哪儿不会就补哪儿，如果全都缺，就全部补，每个都了解一点点也行，不用研究得特别深，就可以足以应付工作。比如Excel一点都不会，那就学表格整理操作技巧。如果数据分析不掌握，就学数据分析那部分。如果工作岗位对图表有要求，那就把图表制作做好。当然如果先把Excel做成模板，那函数必不可少，当然掌握几个常用函数也会让工作事半功倍。

同时，在学习中我也了解到，在Office企业的各种培训中，Excel的定制课程也是非常多的，有专门的函数课，专门的图表课，专门的数据分析的课。当然通过自学一些专业的书籍也可以熟练掌握相关技巧。

总结一下，Excel是个多面手，缺哪儿补哪儿，体系比较平等，技巧之间的联动性相对Word较少，但功能技巧之间的搭配也很重要，比如某个函数和某个函数搭配可以解决某类问题等等，这些都需要在实际操作中熟能生巧。

PPT 学习方法

PPT这个软件已经凸显个性。这个软件是三大Office办公套件中，面板上按钮个数最少的软件之一，仅次于Outlook,但这个软件是工作中必用的一个软件，做工作汇报必用。要求高一点销售对外销售的时候演示使用，要求更高市场部做产品发布等，需要用到设计更加专业的PPT要求，设置有些需求已经超过了PPT本身的需求。

PPT的这个软件的优势在于，用比较简单的操作实现比较专业的演示表达。但某些PPT爱好者会过度使用这个软件，导致为了达到一个效果，而浪费大量的工作时间。

PPT的学习优势在于，利用良好的“性价比”，利用PPT的常规操作就可以将PPT制作得比较专业，满足教学演示等需求。

我的学习经验是，在没有掌握PPT美图设计绘制之前，重点放在PPT的文案逻辑表达梳理和PPT这个软件是实用操作上，也就是下面开始的两个阶段。

如果对软件的功能有初步的认识后，可以开始学习PPT设计的部分，其实就是对文案的图文混排操作，这时“平面设计”的相关理念甚至是“三维的设计理念”会随之引入。这不设计部分的学习就没有底线了，因为每个人对PPT美的标准都没底，所以只需满足一般平面设计的审美标准即可。学习那种有标准的设计思路与布局。

我们需要注意的是，PPT设计这个层面是很多的ppt高手善于发挥的部分，就是因为他没有标准，所以可以任意发挥，所以教程的质量就因人而异了。所以学PPT不满意就会抱怨说：“主要是我的审美太低，太不会配色，才会那么难看的”。在我的经验看来PPT设计实际是有标准可参考的，在视频里和上课时候可以设置一定的参数，可以使所有人都可以做出不错的PPT演示文稿出来，而且效率会出现意想不到的效果。所以你会发现大部分的PPT的教程都会集中在“要把PPT做好看”这个层面，但在实际工作中可能PPT的逻辑表达和文案的准备，比PPT做好看更重要。

所以在职场中，我学习PPT的建议是，用70%时间来准备文案梳理PPT的逻辑顺序是否符合演讲需求，30%时间用一定的平面设计标准来“设计”PPT即可。

PPT这个软件的学习，个人认为工作中更多的是用在逻辑梳理和操作技能上，再辅助一部分的图形设计，就可以让自己的工作与众不同，事半功倍。