对于整个系统要考虑易于维护，如核算部门结构的调整或部门合并等，误操作的反向操作（即取消操作）。另外为方便部门名称的修改，在上表的记录文档中，每一个部门对应一个编号，其他文档中，选择部门后，显示部门名称，但内部记录部门编号，这样在修改表中部门名称后，所有文档的部门名自动全部修改。
角色设置
信息技术中心设两个角色：资产审批管理员（管帐）和库存管理员（管物）；
各个营业部、电子商务总部、投资银行总部等独立核算部门，可各设一位资产管理员和一位库存管理员负责管理本部门的固定资产（也可合设一个人），相应部门的财务设置财务固定资产管理和财务付款人。
系统的体系结构
电脑固定资产管理系统采用标准两层的客户/服务器模型，同时应用客户机/服务器(Client/Server)和浏览器/服务器(Browser/Server)两种计算模式.
企业的内部信息管理以局域网为模型,采用客户机/服务器架构.这样保证公司内部信息的高度安全及信息的传送和处理的高效.各基层和大区由于遍及全国各地,其对系统的访问与信息的交互则采用基于WEB的浏览器/服务器(B/S)计算模式,这样充分利用现成的Internet网络,以低成本实现远程的信息传输和查询分析.运用Internet 和 Intranet 相结合的技术方案,最大限度的发挥各自的优势,实现系统的最佳性能.
本系统在安全,加密,授权机制上进行了充分考虑。在两层结构中,解决安全问题的主要方法是利用现有的安全产品来保护系统的安全性,并且在自行开发的程序中加入保护系统安全的模块.
系统体系结构图如下：
系统功能描述
基于需求，系统将由三大模块组成：到货管理、设备管理、系统维护，同时需要考虑现存已有数据如何迁移到本系统中。
系统总体结构
根据需求中的说明，系统可以把功能分为两部分，固定资产的到货管理和固定资产到货并建立设备信息后的维护管理。同时提供系统维护模块对两部分需要配置管理的信息进行维护管理。
5.1.1.到货管理
固定资产的到货管理在现实环境中需要经过几个流程才能完成设备的申请、合同、付款等工作，但是由于本系统的目标并不是把这些流程通过计算机流程实现，因此现实中的流程管理在本系统中就体现为对流程结果文档的文档管理。系统管理的是结果文档，并体现文档之间的关联性。
由于设备到货前需要处理的文档关联性较强，而且在设备日常管理时关联性较少，因此系统设计上把资产申请、合同、付款申请、发票这些文档存放在一个数据库中进行处理。由于这些文档都是文档型数据，而且相对数量并不会太多，因此一个Notes数据库可以完全支持。但是在需要的情况下通过关系数据库也可以完全实现。
至于用户界面上，系统在实现这些功能时完全通过浏览器实现用户对文档的创建、管理和查询。
数据关系图如下：
实际上系统也可以被扩充为支持每个环节的流程审批，所有的工作都通过网上实现。
5.1.2.设备管理
系统通过到货管理生成相应的设备信息并据此对固定资产进行管理。根据具体设备数量的不同，系统可以通过一个Notes数据库或多个Notes数据库进行存储也可以通过后台关系数据库进行存储，但是在功能实现上是一样的。
这部分由于涉及到一些报表生成之类的功能，由于技术限制，不会完全在浏览器上实现，管理员负责的功能主要仍然通过Notes客户端实现。
到货管理
原需求中现实流程中需要经过资产申请－>合同->付款->建立设备信息的阶段，其中付款时还有发票管理的要求。现实流程中每个环节都需要进行审批，但是由于系统并不用来实现审批过程，因此到货管理就简化成为文档的管理，并需要体现文档之间的关联。
本模块中文档创建维护的工程基本按照以下流程进行：
在一般用户没有新建文档的情况下，资产管理员可以自行创建文档并填写相应内容。
本模块中需要管理的文档分为：
资产申请（两种类型）
合同
付款申请
付款记录
发票
同时在设备管理数据库中生成设备数据。
和现实流程对应，文档的创建顺序和关联体现为：
通过正常人工流程提交资产申请并审批成功
获得资产申请的图形文件
审批管理员创建资产申请文档并引入该图形文件作为附件
审批管理员输入资产申请的详细内容
通过正常人工流程处理合同并审批成功
获得合同的图形文件
部门资产管理员创建合同文档并引入该图形文件作为附件
部门资产管理员输入合同文档的详细内容，用户查看合同时可以查看到对应的资产申请
通过正常人工流程处理付款申请并审批成功
获得付款申请的图形文件
部门资产管理员创建付款申请并引入该图形文件作为附件
部门资产管理员输入付款申请的内容，用户查看付款申请时可以查看到对应的合同以及对应的资产申请
部门资产管理员同时创建付款记录并输入内容，用户查看付款记录可以查看到对应的资产申请以及付款申请
财务付款后在付款申请里确认，系统自动将付款记录标记为已付
部门资产管理员收到发票后，创建发票文档并输入内容，
建立发票与付款申请的链接，用户查看发票时可以查看到对应的付款申请，查看到付款申请时可以查看对应的发票
设备到货时，创建设备记录并在付款时在付款申请文档处记录付款记录，设备记录中存放对应付款申请，而付款申请中也记录对应设备的设备号（多个）
后继的设备管理在设备管理中实现
资产申请
通过浏览器完成所有操作，管理员也可以通过Notes客户端完成所有功能
通过视图查看按项目分类
靠申请号关联到合同，在申请文档中查看
靠申请号关联到付款记录，在申请文档中查看
靠申请号关联到付款付款申请，在申请文档中查看
资产申请流程图
资产申请审批完成
角色：无
任务：人工资产申请审批并审批成功
获得附件
角色：审批管理员
任务：获得资产申请审批的图形文件
创建资产申请
角色：审批管理员
任务：
通过浏览器或Notes操作
从审批记录库导入文档内容（由国信提供接口）
自动创建新文档
引入附件
输入未导入的域值
系统自动邮件通知相应部门资产管理员和采购人员（通过代理发送邮件）
要点：
审批管理员可编辑
负责人，相关部门领导，相关资产管理员，采购人员只读
相关部门查看相关文档只在界面上控制
设置加密选择供审批管理员选择某资产申请审批文档是否需要保密，如果是则加读者域（审批管理员、负责人、总部领导、总部资产管理员、总部采购人员等角色）（表单上通过一个域记录是否保密）
查看
角色：资产管理员，采购人员
任务：相关角色收到邮件通知后查看文档内容
记录的数据：
审批记录编号，
关联到合同、付款申请