报废
通过浏览器完成所有操作，管理员也可以通过Notes客户端完成所有功能
提交后不可修改
根据选定的固定资产记录建立报废申请，自动产生申请号，记录申请人，申请时间
引入申请附件
通过固定资产号与设备记录关联
资产管理员确认申请成功后，手工把报废标志记录到相应固定资产记录，记录报废情况
报废流程图
流程描述：
选择设备
角色：部门资产管理员
任务：
选择设备
设为待报废
打印送批
人工审批
角色：无
任务：人工审批
2. 创建一个报废审批文档
引入附件
角色：部门资产管理员
任务：引入审批结果的图形文件作为附件
置状态为报废
角色：部门资产管理员
任务：设置状态为报废
说明：可考虑在”选择设备”时即自动建立一个待报废处理文档，包含基本信息日期、操作人等等及选择的设备编号，这样，如果审批不通过，对该文档执行一个”不报废”操作，自动将所有设备状态置回正常；若审批通过，则对该文档执行一个”报废”操作，自动置所有状态为”报废”。进一步可考虑将审批结果图形文件附件也附加在该文档中，则不需要第2步的报废审批文档，并且附加附件的操作应作为置”报废”状态的先决条件。这样可在一定限度上进行控制，并且尽量简化设备报废的整个操作步骤。
主要字段描述：
报废申请记录编号
审批记录
使用部门
设备编号
序列号
类型
类别
名称
使用人
品牌
购入日期
单价
报价
备注
设备调拨
通过浏览器完成所有操作，管理员也可以通过Notes客户端完成所有功能
提交后不可修改
根据选定的固定资产记录建立调拨申请，自动产生申请号，记录申请人，申请时间
引入申请附件
通过固定资产号与设备记录关联
资产管理员确认申请成功后，手工把调拨情况记录到相应固定资产记录
同时标志是否通知资金财务部修改固定资产归属
设备调拨流程图
流程描述：
起草调拨单
角色：调出部门的资产管理员
任务：
起草设备调拨单
设置设备为待调拨
出单
通知
角色：调出部门的资产管理员
任务：人工通知调出调入的资产管理员和库存管理员
说明：能自动邮件通知资产管理员和库管员,可在人工审批成功后对所选的设备做一个”发通知”的操作，同时自动产生一个调拨确认文档，里面包含调入部门、调出部门、选择的设备编号(如果每个设备能有链接就更好)，将此文档链接在通知邮件中发送
调出部门确认
角色：调出部门的资产管理员
任务：调出部门的资产管理员确认
即在调拨确认文档上作个标记
调入部门确认
角色：调入部门的资产管理员
任务：调入部门的资产管理员确认
即在调拨确认文档上作个标记
设置状态
角色：调出和调入部门的资产管理员
任务：
双方确认后
设置设备状态
邮件通知库存管理员（提示其修改使用人、存放位置等信息）和财务
可由代理自动完成，对双方都标记确认了的调拨文档进行处理
主要字段描述：
设备编号
原使用部门
新使用部门
调出部门设备管理员确认
调入部门设备管理员确认
审批文件的附件
报表定制
通过Notes客户端完成
设备折旧完后，系统自动归类处理，并形成报表
设备查询
系统提供两种查询方式对设备进行查询：视图查询和全文搜索。
按各种状态查看设备信息
按指定分类查看设备信息
根据关键字进行全文检索
根据预先定义好的条件进行全文检索
在Notes客户端中提供对选中的设备生成固定格式Excel报表的功能
系统维护
组织结构维护
添加部门
自动产生唯一部门编号
修改部门名称
部门变更
删除部门
定义角色
修改角色
系统记录公司的组织结构，并在部门信息记录中记录部门的资产管理员和库存管理员、财务固定资产、财务付款人。系统提供如下组织结构的如下功能：
添加部门
添加一个部门或子部门，并定义部门的资产管理员和库存管理员（可选），财务固定资产、财务付款人，生成部门唯一编号。
修改部门名称
修改部门显示名称，不修改部门唯一编号，然后系统后台自动修改固定资产的部门名称。
部门变更
可以把一个部门合并到另外一个部门，然后删除被合并部门及编号，系统立刻修改所有相关设备的设置。
删除部门
使用部门合并可以实现这个问题。
另外系统通过代理定时检查设备中编号和部门名称的一致性，以保证在Notes客户端显示的正确性，而在浏览器上可以保证部门名称修改后立刻显示正确的名称。
5.修改部门的各个角色的人员名单
主要字段描述：
部门名称
部门描述
部门编号（自动生成的唯一序号）
上级部门
部门资产管理员
部门库存管理员、财务固定资产、财务付款人
权限管理
系统使用的用户及其权限都通过权限控制完成，建立系统部门结构的同时把对应的用户和角色填写到部门中去。
注册本系统用户
修改部门角色对应用户
删除用户
供应商资料
任何人可建立供应商资料文档
作者和资产管理员可修改
任何人可读取文档
文档编号可自动生成
主要字段描述：
供应商编号；
供应商名称，
供应商地址，
供应商联系人，
供应商电话
供应商传真
供应商开户银行
供应商银行帐号
主要供货范围，
备注
说明：任何人可以建立，作者和管理员可以修改，任何人可读取,编号自动生成；
系统主页
系统提供Notes主界面和浏览器主界面
Notes主界面
系统提供一个Notes主界面,用户和管理员可以通过这个界面访问系统所有功能。
主页面
根据不同权限显示不同功能操作
可以直接查看待自己处理的文档
直接查看个人邮件
浏览器主界面
定制用户登录界面
允许用户注销
修改Internet口令
修改登录别名
根据不同权限显示不同功能操作
可以直接查看待自己处理的文档
直接查看个人邮件
提供滚动信息提示（由管理员维护，部分由系统自动根据情况生成）
系统数据迁移
由于目前已经在使用由Lotus Notes开发的应用用于固定资产管理，因此新系统为了减轻负担，需要从现有应用中完成数据迁移。
由于原系统数据并没有更多地考虑数据之间的关系，因此数据迁移时可以采用数据迁移但是相互关系并不建立的方式，用户在对旧数据处理时，如果需要实现关联则通过手工方式进行选择逐步进行，以减少数据迁移带来的一次工作量。
系统未来
随着中国市场经济的发展和加入WTO所带来的挑战，行业信息化建设受到越来越多的重视。如何整合企业资源，优化配置，在纷繁复杂的市场中抓住关键信息，及时准确的作出决策，是每个企业都面临的问题。
电脑固定资产管理系统的开发只是管理系统信息化的一例。系统本身就是作为企业OA整体规划的进行分析和设计的。在原系统的基础上，可逐步完善各项功能，各个系统模块的设计，最终目标是实现真正意义上的物流关系的专业化管理，建立和维护一个高质量的信息系统。
参考文献
薛华成等，管理信息系统 ---- 清