资产管理系统范文介绍(三)

、付款记录，格式：年月日加序号10位
项目主题，
创建时间，（自动）
作者，（自动）
归属部门，（自动可修改）
项目分类，（定义几种统计用分类）
记录付款否，（是否,有的申请并不用来记录付款情况）
对合同付款否，（是否，因为有的申请并不包含合同）
申请金额，
已付金额，
申请内容附件，（最好为word文档）
审批情况描述，（时间、审批人、意见等）
说明：
审批记录自动编号；
由资产审批管理员建立成功的资产申请，由各部门的资产管理员填写资产申请的详细内容
靠申请号关联到合同、付款申请。
表单的设计
有建立新合同、新付款审批、付款记录的按扭
使用内嵌视图，视图的嵌入式选项是一可编辑单选按扭（按关键字变化刷新域）的值
嵌入视图的显示单个分类是合同文档、付款审批、付款记录里记录的资产申请的文档编号这个域的域名
嵌入试图的设计
需要三个视图，分别用于显示相关的合同文档、付款审批、付款记录
视图的第一列列值用合同文档、付款审批、付款记录里记录的资产申请的文档编号这个域，需要升序、分类
第二、三列可以是合同文档、付款审批、付款记录的编号、标题
合同
通过浏览器完成所有操作，管理员也可以通过Notes客户端完成所有功能
提交后不能修改
各部门的资产管理员建立成功的合同文档
各部门的资产管理员填写合同文档的详细内容
添加附件
按申请的成功与否分类（视图上）
靠合同号关联到付款记录
资产申请号关联到资产申请
合同流程图
合同审批完成
角色：无
任务：人工合同审批并审批成功
获得附件
角色：部门的资产管理员
任务：获得合同审批的图形文件
创建合同文档
角色：部门的资产管理员
任务：
通过浏览器或Notes创建合同文档
引入附件
输入详细内容
若合同有对应的资产申请审批文档，建立相互链接
要点：
审批管理员、部门资产管理员可编辑
负责人，部门领导只读
记录的数据：
合同编号，
合同名称，
创建时间，（自动）
作者，（自动）
归属部门，（自动可修改）
合同分类，（定义几种统计用分类）
合作公司，
应付金额，
已付金额，
合同内容附件，（最好为word文档）
所属资产审批记录编号；（多选）
说明：
合同审批自动编号，
由各部门的资产管理员建立成功的合同文档，由资产管理员填写合同文档的详细内容
通过合同号与付款申请关联
表单的设计
新合同文档继承资产申请的文档编号
保存的时候把文档编号写回到资产申请文档中
有建立新付款审批的按扭
使用内嵌视图，视图的嵌入式选项是一可编辑单选按扭（按关键字变化刷新域）的值
嵌入视图的显示单个分类是资产申请、付款审批里记录的合同文档的文档编号这个域的域名（域名不同需用判断公式）
嵌入试图的设计
需要两个视图，分别用于显示相关的资产申请、付款审批
视图的第一列列值用资产申请、付款审批里记录的合同文档的文档编号这个域，需要升序、分类
第二、三列可以是资产申请、付款审批的编号、标题
付款审批
通过浏览器完成所有操作，管理员也可以通过Notes客户端完成所有功能
提交后不能修改
各部门的资产管理员建立成功的付款审批
各部门的资产管理员填写付款审批的详细内容
付款完成后自动生成设备记录
添加附件
按申请的成功与否分类（视图上）
靠合同号关联到合同
靠资产申请号关联到资产申请
靠付款申请号关联到发票
可以查看相关的设备信息
付款审批流程图
付款申请审批完成
角色：无
任务：人工付款审批并审批成功
获得附件
角色：部门的资产管理员
任务：获得付款申请审批的图形文件
创建付款申请
角色：部门的资产管理员
任务：
通过浏览器或Notes创建付款申请
引入附件
输入详细内容
要点：
审批管理员、部门资产管理员可编辑
负责人，部门领导只读
付款确认
角色：财务
任务：
付完款后确认
标志完成
可修改付款日期（缺省当天）
每次确认一个付款申请文档后，同时自动将其下所有付款记录标明为已付并写入付款日期
对付款审批所链接的每个合同和每个资产申请，分别重新计算它们的已付金额（即查找这些文档所链接的所有付款记录，根据其付款情况来计算），得到未付金额（合同中）和剩余可用金额（资产申请审批中）写到合同及资产申请审批文档中去
要点：
也可以在付款申请的人工审批完成前先建立付款申请，由此可根据录入的付款记录内容打印出清单，作为附件报送审批
付款申请的详细内容中必须包括隶属该申请的所有付款记录，基本应包含（1项目，2单价，3数量，4付款比例，均为多值域）
付款记录应在建立付款申请时全部输入。
可考虑根据自动计算出来的付款记录总金额之和是否等于付款申请的总金额来自动判断付款记录的完整性
判断不相等则提示付款记录的输入内容与其付款申请不相吻合，至于是禁止保存退出当前付款申请要求立即修改，还是对此付款申请作一标记允许以后再修改，可再根据操作者意愿决定
建立链接，分以下几种情况：（每种情况都指可以全部完成链接工作）
有合同时的做法：建立付款申请到合同的链接（一个付款申请只能对应一个合同），并自动与合同所链接的资产申请审批（如果有）进行链接，再对每一笔付款记录从以上资产申请审批中选取相应链接（如果存在合同，那么因为付款申请本来也需要同时与合同和资产申请审批相关联，而它对应的合同只有一个，它对应的资产申请可能多个，并且合同中已有到资产申请审批的关联，因此选取到合同的链接可以只选一个，然后自动将相应的资产申请审批链接加进来；但是付款记录仍然要每个单独选取链接到哪个资产申请审批）
无合同时的做法一：建立每笔付款记录到各自所属的资产申请审批的链接，然后自动将所有资产申请审批链接加到本付款申请中
无合同时的做法二：先建立付款申请到资产申请审批的链接，再对每一笔付款记录选择其中的对应链接
注意：此应用中提到的所有文档链接应该都是双方相互可链接的
记录的数据：
付款审批编号，
主题，
创建时间，（自动）
作者，（自动）
所属部门，（自动可修改）
付款分类，（可省略）
付款到公司名称，供应商情况（记录到供应商记录中）
购买设备名称和数量，
付款金额，
银行，帐号等
付款内容描述，（或付word 文档）
所属资产审批记录编号，（可多重选择）
所属合同审批编号；（可多重选择）
说明：
付款审批自动编号，
由各部门的资产管理员建立成功的付款审批，由资产管理员填写付款审批的详细内容
通过付款申请号与申请、合同、发票、设备记录关联。
表单的设计
可通过资产申请或合同文档创建
新付款审批文档继承合同文档和资产申请的文档编号
手工选择相关的付款记录，并记录付款记录的文档编号
保存的时候把文档编号写回到资产申请、付款记录、合同文档中
有建立新发票的按扭
使用内嵌视图，视图的嵌入式选项是一可编辑单选按扭（按关键字变化刷新域）的值
嵌入视图的显示单个分类是资产申请、合同文档、付款记录、发票里记录的付款审批的文档编号这个域的域名（域名不同需用判断公式）
嵌入试图的设计
需要四个视图，

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