砍掉多余的办公成本(二)

 
 拿宝洁公司的例子来解释：在宝洁这么样一个大公司，为了确保工作的简练和行动的迅速，他们倡导凡事都是“一张纸”(Just one piece of paper)，他们很少写长篇累牍的报告，开无休无止的研讨会。能在办公桌旁边沟通就能解决的事情，绝不开会；能在办公室交代的任务，绝不去会议室。
 2、培养主人翁意识，将节省开支的行动落实到工作的方方面面。
 我们经常在“节支”运动中请所有员工畅所欲言，有些想法确实听起来是个美丽的设想。比如，纸张正反两面用完才能扔、到档案室查阅文档尽量不复印、人离开办公室要随手关灯和空调、尽量使用自然采光、派车出长途要集中前往等等。但是往往大家一走出会议室以后，大家照旧在按照原有的工作方式在运转。反思一下，这里面除了我们的制度没健全以外，根本的原因是“人的习惯是很难改变的”。
 我们往往会看到个别员工在为了公司的利益节约每度电、每张纸、每滴水，而其他大部分的员工根本没有一种为企业设身处地去思考的危机感。更有甚者，搞不好原来很节约的员工会逐步被大部分人所同化，一起变的“毫不吝啬”地“挥霍”。试想：我们办公室的长鸣灯、长寿空调、纸张浪费等现象，何时才能改观？有多少人真正将自己所处的办公室的物品当成自己家的东西一样去爱护的？如果答案超过一半以上的人数，那么，我们的“节支”行动就成功了一大半了。有一次参加一个培训，说到一个日本企业的“马桶水箱”的故事，说一家日资企业，开展了一场“节能降耗”的活动，大家积极相应，有一次，保洁人员在维修卫生间马桶水箱时，发现水箱里躺了块砖头，一开始保洁人员很纳闷，刚准备扔掉，正好被行政部的一名员工碰到，这名员工说，砖头是他放的，这样做就是为了减少马桶每次冲水的出水量，从而积少成多，为企业节省一点水资源。请注意，此举是一个普通员工所为，这证明一点，人家是把企业的发展与自己命运紧密相连的，是具备一定的主人翁意识的。
 反观我们国内的很多企业，有多少人主动去思考如何节约开支，更有多少人主动去做的呢。
 3、建立健全设备维护维修管理制度，加强设备使用者的责任心。一个设备从购置到报废，所产生的维护及维修费用与设备本身的价格大致相当。电脑、车辆、厨房设备、打印机、复印机、传真机、扫描仪、空调、投影仪等等都需要保养和维护。因此，我们要一手做好设备保养，延长设备寿命；一手要建章立制，抓好设备的维修费用的控制。其实设备故障出现的概率与使用者是否正确操作有相当大的关系，管理部门不可能每天对设备的使用进行监督检查，只有通过培训，灌输操作技巧并强制执行。因此，设备使用责任人的工作态度和习惯又被提升到设备维护的重要位置。
 4、制定标准，适时调整，严格审核通讯、交通费用。很多公司的行政主管部门都会出台诸如通讯费用补助、差旅费用管理制度等。为不同级别、不同岗位的员工设置不同的费用标准。这是一个很好的做法，关键问题一是要领导干部身体力行，二是要适时对制度和标准进行调整，以适应不断变化的员工岗位调整等。
 
 最后，说说人力成本。
 人员的富余和人浮于事是众多管理者头疼的事情，不知道有多少企业为这个问题而伤透脑筋。人员富余由于组织架构搭建和定岗定员工作失误所造成的。而人浮于事表面现象是上班时间扎堆聊天、干私活等，其深层次的原因是工作分配的不合理，导致的直接后果就是人员成本的增加，并会在员工中形成效仿，挫伤其他员工的工作积极性。
 1、上班不好好工作是最可怕的人力资本的浪费，而且是最不容易看出来的成本的上升。主要体现在串岗、溜岗、聊天、吃零食、上网聊天等。表面看起来，这并未对公司的行政费用的开支产生多大的影响，可如果员工没有为公司创造效益的同时，公司照旧支付本不该支付的工资的话，那这样的交换的不平等换来的就是公司行政开支的浪费。会过日子的人经常精打细算，我们不妨也将自己的工资折算成日薪，每天下班前反省，今天我为公司做了什么？有没有超出公司给我的薪酬标准？如果面对这两个疑问表示坦然，那么，我们走出公司大门的时候是多么的自信、从容和坦然。
 2、严格控制加班。在公司看来，为公司加班是员工工作责任心和归属感的体现，我们从来就不反对加班。因为的确有很多的事情白天做不完或者需要双休日来完成。我们反对的是某些员工为了拿到更多的“加班工资”或加班调休，而“忘我”地加班，这对企业的伤害是很大的。况且，一张一弛，文武之道，适当的休息是提高战斗力的最有效途径，何乐而不为呢？

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