1、建立健全内部监督体系。企业内部控制体系是将内部牵制的观念引入并延伸于经营管理的各个阶段及各个环节,具体应包括三个相对独立的控制层次:第一个层次是事前防护,在企业生产经营的全过程中融入相互牵制、相互制约的制度,建立以防为主的监控防线。首先应严格岗位分工,因事设岗,因岗定人,每位员工按各自工作的性质、权限承担相应的工作责任。在自我检查监督,自我控制保护的基础上各职能部门之间,上下级之间,岗位之间设一套相互制约、相互监督的牵制机制,每项业务必须有两个岗位参与记录、核算和管理,各岗位的员工要对自己所办业务的合规性和真实性负责,同时每项业务还应有一专门岗位对之全过程检查,以便及时纠正问题。禁止一个人独立处理业务的全过程。第二个层次是事中调节与控制,单位的各岗位,各个环节各项业务除会计部门常规性的会计核算外,还必须进行日常性和周期性的检查,及时发现漏洞和处理问题,建立以“堵”为主的监控防线。第三个层次是事后反馈,以稽核、审计、纪律检查部门为基础,成立一个直接归董事会管理并独立于被审计部门的审计委员会。审计委员会通过内部常规稽核、离任审计、落实举报、监督审查企业的会计报表等手段,对会计部门实施内部控制,建立有效的以“查”为主的监督防线。以上三个层次构筑的内部控制体系对企业发生的经济业务和会计部门进行“防、堵、查”递进式的监督控制,为保证业务活动的有效进行和资产的安全与完整,防止、发现和纠正错误与舞弊,保证会计资料的真实、合法、完整。
2、建立畅通的信息系统保证内部控制的效率。一个良好的信息与沟通系统有助于提高内部控制的效率和效果。企业须按某种形式在某个时间之内,辨别、取得适当的信息,并加以沟通,使员工顺利且行其职责。在一个良好的信息和沟通系统可以使企业及时掌握营运状况,提供内容全面、及时、正确的信息,并在有关部门和人员之间进行沟通。逐步建立高质量的企业信息沟通系统。建立管理信息系统和信息交流制度。充分的信息和有效的交流,对内部控制体系的运作是不可缺少的,因此,企业必须建立一个涵盖其全部活动的管理信息系统,并定期对其进行测试,确保其安全可靠。建立有效的交流渠道,保证在纵向上、横向上信息交流渠道畅通无阻,确保有关人员掌握必要的信息;建立信息交流制度,共享信息,为内部控制体系各要素的运转提供有效的信息支持,以便及时发现内控过程中的问题并采取有效的补救措施,保证内控目标的实现。首先,充分利用现代化的信息处理和通讯技术,建立灵敏的信息收集和反馈系统,使各项决策和业务经营活动建立在充分的信息支持基础上;利用各种信息及时调整业务经营方针和发展策略,加强决策和经营管理活动的针对性和主动性;其次,应保证完整、正确、真实的业务信息资料,便于内部检查,工作衔接,以及对以前业务的研究和发展新业务。
3、建立有效激励机制。目前在内控制度的执行过程中奖惩不明现象严重,这是导致规章制度执行不力的一个重要原因。所以应建立起责任明确的内部激励机制,严格考核,明确奖罚。激励的方式分为报酬激励、控制权激励、剩余支配权激励、声誉激励等。对执行制度好的给予精神鼓励和物质鼓励,对违规违章的给予必要的行政处罚和经济处罚;可将员工的执行制度情况与奖金和职务升降挂钩,既给权力又给压力和动力。为了保证企业内部控制制度能有效地发挥作用,并使之不断地得到完善,企业必须定期对内部控制制度的执行情况进行检查与考核,监控企业内部控制制度能否得到有效遵循,制度的落实有无成效,出现了什么偏差,哪项内部控制制度不能执行或不完全执行,估计可能产生或已经造成什么后果。对于严格执行内部控制制度的,给予精神鼓励和物质奖励;对于违规违章的,坚决给予行政处分和经济处罚,并与职务升降挂钩。只有做到压力与动力相结合,才能最终达到内部控制的目的。
4、强化对权力的约束。在内部控制和风险防范重要性日益突出的形势下,企业内部组织结构的控制建设,不仅要体现精简高效的要求,关键是要把决策、执行、监督三权相互制衡的原则落到实处。在内部控制组织结构的设置上,应有效发挥法人治理结构逐步完善过程中新的组织体制对经营管理成效以及对各级管理人员行为进行高效监督的作用,应当有独立权威的决策层、被合理授权的执行层和健全有力的监督层。应进一步强化董事会的作用,提高董事会或监事会的独立性和监控能力,完善决策机制,确保内部控制有效和高效率经营在组织结构上健全监控体系,设立内部审计、稽核等专门监督机构,并赋予其在业务和财务部门相应的监督权,董事会与内部审计之间建立信息沟通机制,建立覆盖各环节的控制系统。形成集中管理、各司其职、各负其责、互相制衡的组织结构和权力结构,为不断提高经营效益和防范风险提供坚强的组织保证。
5、以人为本,全面提高全员的综合素质。在内部控制的诸多因素中,人是最具有决定性的因素。员工的职业道德水平、胜任能力和诚信度是影响企业内部控制环境的一个非常重要的因素。一个公司经营管理水平的高低,正是其全员综合素质的反映。因此,全面提高全员的综合素质乃是当务之急。通过科学缜密的管理,为内部控制管理人才的健康成长和忠诚服务创造良好的条件,是实现可持续发展和防范化解风险的牢固基础。提高员工综合素质,首先应加强对员工多层次多方位的培训,提高员工的政治、业务素质和职业道德素养;增强法纪观念,使他们懂得法律,精通业务并执行制度;其次要加强职业道德教育,应通过制度创新,完善相关法律支持和保障体系,采取自我修养与外部监督相结合,宣传、教育与检查惩戒相结合,行业自律与舆论监督、政府监管相结合,以德引导会计行为与以法规范会计行为相结合等形式,发挥政府部门、行业组织、企事业单位、新闻媒体以及社会公众等方面作用,形成齐抓共管的局面。要从正反两方面加强对员工的法纪政纪、反腐倡廉等方面的教育,增强员工自我约束能力,自觉执行各项法律法规,遵守财经纪律,做到奉公守法、廉洁自律;藉以培养会计人员的职业情感、职业道德观念,引导和规范会计从业行为,使“诚信为本、操守为重、坚持准则,不做假帐”成为广大会计从业人员的行为准则;三,应经常对员工进行案例教育,提高员工对违章、违规操作危害性的认识,从而自觉维护和执行规章制度;第四,对员工进行定期培训。因为随着社会的不断进步,新的知识,新的技能不断涌现,要跟上时代的步伐,在竞争中立于不败之地,员工必须不断学习,不断长进,不断提高思想水平和业务能力。
6、加强内部审计。内部审计是内部控制的一种特殊形式,是对其他内部控制的再控制,目的是要使企业的生产经营活动能够按照预定的目标和方式,在有效的控制下规范运作。在审计的发展过程中,对内部控制的重视与信赖,加速了现代审计方法的变革,节约了审计时间和审计费用,同时也扩大了审计范围, 完善了审计的职能。它可以帮助管理当局监督其他控制政策和程序的有效性,为改进内部控制提供建设性意见,防止企业内部控制形同虚设现象的发生。通过内部控制审计,监督、检查、纠正和处理执行过程中出现的偏差和错误,使监督形成合力,使检查具有权威性,使内部控制更趋于完善。内部审计还能为改进内部控制提供建设性意见。内部审计部门应对企业的各种财务资料的可靠性和完整性、企业资产运用的经济有效性等进行审核。因此,内部审计除了帮助提高经营效率,堵塞漏洞,消除隐患,防止并及时发现和纠正各种欺诈舞弊行为,保护企业财产完整外,而且可以规范企业会计行为,提高会计信息质量,确保国家有关法律法规和内部规章制度的贯彻执行。为了使内部审计能够充分发挥其作用,应当保持内部审计部门的相对独立性,内部审计机构应当向审计委员会报告工作。对于一般企业,也应当设立独立的内部审计机构,以保证会计信息的真实性。
综上所述,内部控制制度是现代管理制度的重要组成部分,对明确和规范企业各部门、各环节甚至各岗位的职责和行为,对提高管理效率、保护资产的安全和完整等,都具有十分重要的作用;健全的内部控制制度,有利于完善公司治理结构,建立现代企业制度,也有利于提高单位管理水平,保护单位资产的安全、完整和会计信息的真实、可靠。为了提高会计信息质量,减少会计信息失真,应当建立健全内部控制制度,贯穿于企业治理结构的始终。
参考文献:
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4、王丹芳、陈少华:《会计信息舞弊成因分析及治理框架》 2004年6月总第68期《经济活页文选(会计版)》
5、潘经民:《如何完善企业内部控制》 2001年第18期《财会月刊》
6、尚洪涛、邓黎阳:《企业内部控制制度局限性的理性分析》 2001年第12期《财务与会计》
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