浅谈珠海联谊机电公司降低材料采购成本途径(三)

 建立严格、完善的采购制度，不仅能规范企业的采购活动、提高效率、杜绝部门之间相互推委，还能预防采购人员的不良行为。采购制度应规定物料采购的申请、授权人的批准许可权、物料采购的流程、财务部门的责任和关系、各种材料采购的规定和方式、报价和价格审批等。比如，可在采购制度中规定采购的物品要向供应商询价、列表比较、议价，然后选择供应商，并把所选的供应商及其报价填在请购单上；还可规定超过一定金额的采购须附上三个以上的书面报价等，以供财务部门或内部审计部门稽核。
 （二）做到订货品种与规格准确
 1．及时与供应商沟通
 在定料时，与供应商多沟通，签订合同时对其中所采购的材料的各种数据都要列清楚，以及出现问题时，双方的责任，弥补及处理问题的方式等等。防止因合同出现的漏洞，在来料出现问题时，给公司造成损失。特别是在订立容易出现问题的外包装材料时，采购人员要特别仔细。
 2．部门之间保持良好协作
 由于产品的开发是不断完善的过程，几乎每隔一段时间都会使用一些新的材料，在使用新材料时出现的问题会更多，公司一般要求对新的产品都要提前送样来公司检测。这样，对材料的各种性能提前有一个比较全面的了解，可以避免来料与定料不相符，造成不必要的浪费，降低采购的成本。同时也要求采购部门与开发部门保持良好的沟通，及时更新产品的材料清单，使采购部门及时调整采购计划。
 3．设计合理的采购流程
 合理的采购流程不但可以规范采购行为，还可以避免因为流程不严谨给工作带来的不便。在设计针对订货品种和规格的流程时，要考虑到对于一些特殊情况下订货的流程，首次订货或是提前订货的材料采购部门应重点跟踪，及时了解材料的更新情况和设计更改的变化，与供应商及时交换信息，减少出现错误的可能性。
 （三）重视材料运费及途中损耗问题
   控制运费和途中损耗的问题同样也可以降低成本，运费和途中损耗虽然不是成本的主要组成部分但也是不容忽视的，公司采取一些措施对其实施一定的控制有利降低成本，在订购材料考虑价格、质量的同时也充分考虑地域因素以及产品适合的运输方式，这样不仅可以减少材料成本还可以减少材料在途时间及途中损耗。
 加速信息传递降低存货管理费用
 企业要充分进行采购市场的调查和资讯收集。一个企业的采购管理要达到一定水平，应充分注意对采购市场的调查和资讯的收集、整理，只有这样，才能充分了解市场的状况和价格的走势，使自己处于有利地位。
 协调好各部门使新的信息以最快速度传达。所谓协调，就是指组织中的一切要素、工作或活动要和谐地配合，以便于组织的整体目标能够顺利实现。有了良好的协调，就会出现1＋1＞2的协同效应。因此法约尔把协调视为管理的一项基本职能。而如果在管理工作中协调不力，就会造成工作停滞等方面的浪费：     工作进程的协调不力，由两个部门共同承担的工作出现问题，双方都不主动联系，还需要第三个部门协调，工作进度当然会受到影响。某些工作应由哪个部门负责没有明确界定，处于部门间的断层，相互间的工作缺乏协作精神和交流意识，彼此都在观望，认为应该由对方部门负责，结果工作没人管，原来的小问题也被拖成了大问题。 上级指示的贯彻协调不力，对上级的工作指示及相关会议布置的工作没有传达，即使传达了却没有进行有效的协调来组织落实，形成口号接力，工作在本部门出现停滞，没有得到有效地贯彻，形成工作盲区。资讯传递的协调不力，资讯流转到某个部门出现了停滞，使应该得到这些资讯的相关部门掌握不到，难以有效地开展工作。资讯没有分类汇总，停滞在分散之中；资讯没有得到充分分析、核实和利用，依旧停滞在原始状态之中；资讯不准确，造成生产盲目、物资供应混乱、计划的频繁调整、没有效益的加班及库存的增加。更有甚者，把资讯视为本部门或个人私有，有意不再传递，则影响更大。业务流程的协调不力，绝大多数的管理活动，不是一个部门所能独立完成的，需要两个以上部门相互配合，按横向的业务流程来完成。但是由于纵向部门设置对业务流程的割裂，会形成一些中断点，如果不能及时搞好协调，业务流程就不能顺利运行，会造成后续流程停滞，形成损失，即使想方设法绕过去，也造成效率降低，还可能达不到预期的效果。  

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