控制活动涉及方方面面,以A公司为例,在货币资金、采购预付款、销售与收款、生产循环、会计制度、预算控制、绩效考评等环节为样本做以下分析。
(1)货币资金。货币资金内部控制通常包括支付程序、现金管理、银行存款与支票管理、监督检查等内容。首先,A公司在岗位设置上没有考虑不相容职务分离,公司设有4位出纳,按照“角钢、带钢、焊管、切头”四项分别管理款项的收付,填制凭证、登帐,并负责相应的往来账管理,其中一位出纳还负责总账的登帐工作,违背了“出纳不得兼任总账、往来账、成本、费用的核算登账工作”的要求;其次,公司的现金管理不符合现金管理制度,公司有坐支、白条抵库现象,现金常常不能及时送存银行,保险柜里的现金总是在15万以上,出纳甚至还有挪用现金的现象;最后,公司的支票簿、支票章、法人章都由财务负责人保管,公司在现金管理中存在很大问题。
不过公司比较重视货币资金的收付款业务管理,在付款方面有严格的授权审批制度,公司规定支款人需填写“支款通知单”,先由负责审核的财务人员审核(如支付货款,核准单价、数量、税额等),再由出纳签字打款,定期由财务负责人审核原始单据反映的业务是否真实发生,然后签章批准记账,这些控制措施执行的比较彻底。在付款程序中授权审批制度执行的比较彻底,保证了公司资金安全。
(2)采购与付款。A公司在请购与审批、采购与验收、入库会计记录进行了必要的岗位责任分离,执行了授权审批制度。但是公司采购部门只有两个业务员,公司在采购环节中寻求供应商、办理索价业务、负责后续的卸货入库工作、催收货款、退货业务等环节,基本由采购人一人负责,购货后也没有后续的检查制度;在购货前也不需要制定严格的购货计划,采购时也不考虑采购周期、采购数量等;财务在付款时仅检查发票价格、税额等,对于发票外的各种成本费用(私人看管、装卸、损耗等费用)并未认真核对分析其是否合理正常。
(3)销售与收款。A公司在该循环中有一定的岗位责任分离,如公司将办理销售、发货两项业务的部门分别设立,销售人员负责处理订单、签订合同、催收货款,磅房和外库负责审核销售发货单据是否齐全并办理发货的具体事宜;编制销售通知单的人员与开具发票的人员不是同一人。
但是公司没有制定严格的授权审批制度,为了办事方便,在销售过程中的所有事务如:寻求客户、接受订单、核准付款条件、信用批准等工作,都由销售部一人全权负责;另外,销售人员还要办理收款业务,这样就使得销售环节有一定的漏洞。
(4)生产循环。A公司在生产循环中实行了必要分离控制,如:审批发料人员不能担任仓库保管员,库房的物料保管人员与记录人员分两人担任,产成品的验收、保管、记账人员相分离等。另外,公司在产品质量控制方面是严格把关,公司车间每天都对员工强调“品质是企业的生命”,公司花大钱引进高端设备,通过对操作人员、机器设备、材料和工艺方法等影响质量的因素进行控制。但是公司生产从不做生产计划,公司管理者认为没有必要,也不进行没有生产进度控制,在成本控制方面,由于管理者不重视,只要出具一个大概数据即可,因此也没有认真仔细进行。
(5)在会计制度执行方面。A公司为了少缴税款或者帮助业务单位规避税务风险,有意掩盖真实的财务状况和经营成果,严重违背会计法律法规的相关规定,编造虚假的会计凭证、会计账簿、会计报表,使会计信息严重失真,传递出虚假的会计信息,使内部控制失去了真实的依据,由此做出的判断,与实际情况南辕北辙。
(6)预算控制弱化。A公司每年年初都制定各方面的预算,但存在以下问题:一是预算编制过于粗糙,指标数据不精细,泛泛的指标多,保证实现预算的精细指标少;二是缺乏系统性,各项预算指标之间相互不衔接,缺乏必要的逻辑关系,甚至互相矛盾;三是指标数据来源缺乏科学系统的采集、评估,致使有关数据不能及时和真实的反映实际情况。
(7)绩效评价开展处于起步阶段。没有建立科学的绩效考核机制,绩效评价、考核还处于经验判断阶段,考核随意性很大,也很少以此作为员工晋升、评优、降级、辞退的依据。
综上所述,我国企业内部控制在控制活动的各个方面,还都存在相当多的问题,亟需在理论的指导下,尽快完善,尽快提高。
5.信息与沟通机制建立完善,发展很不平衡。
目前我国企业内部基本上都建立了信息与沟通机制,表现在制度比较完善、设施基本具备、信息人员相对固定。存在的问题主要一是重视程度不够,企业特别是中小企业不愿意在信息沟通方面做过多的投入,信息设备相对落后,满足不了信息时代对企业的要求;二是信息人员素质有待提高,特别是对信息能够做出全面、准确分析,得出真实有效的结论的人员不多;三是对外部信息和上下级之间的沟通还算顺畅,但是内部平行部门之间的信息沟通掣肘较多,甚至为了部门利益相互封锁信息。
6.内部监督。
我国企业内控制度理论认为,企业内部监督是内控制度的核心,是保障、监督、反馈、修改、指导其他制度的根本措施。对控制的监督是被审计单位评价内部控制在一段时间内运行有效性的过程,该过程包括及时评价控制的设计和运行,以及根据情况的变化采取必要的纠正措施。企业的内部控制是否有效,不在既在于企业是否建立了内部控制制度,更在于这个内部控制制度是否有效运行,在企业经营管理中是否发挥了重要作用,是否防御了企业的内外部风险。
在实践层面上,企业监督分为日常监督和专项监督。日常监督是指企业对建立和实施内部控制的情况进行常规、持续的监督检查;专项监督是指在企业发展战略、组织结构、经营活动、业务流程、关键岗位员工等发生较大调整或变化的情况下,对内部控制的某一或者某些方面进行有针对性的检查。在实际运作方面,企业还应制定内部控制缺陷控制标准,内部控制缺陷包括设计缺陷、运行缺陷。
从我国企业内部监督实际运作情况看,我国规模以上企业基本上建立了专门的内部监督部门—内部审计机构,日常监督不论在制度设计方面还是实际执行方面都比较健全和有序开展,但是对于专项监督方面还存在不足,主要是发现问题才开展专项监督,不能未雨绸缪,开展事前监督,这样使得专项监督的效力大打折扣。
同时,部分企业还存在内审机构形同虚设。在我国,由于旧的管理理念根深蒂固,以及企业组织机构设置等原因,有相当一部分企业没有建立内部审计机构,已建立内部审计机构的企业,内部审计工作得不到应有的重视和支持,内审检查存在走过场,内审整个过执行的不认真,且内审部门查完之后,公司内部没有必要的改正措施、奖惩措施,内审机构流于形式,未能充分发挥应有的作用;其次国内整个外部监督乏力,目前很多企业还处于政府审计缺失的监管状态,而在社会监督过程中,由于国内社会审计不规范的执业环境和不正当的业务竞争关系,以及对注册会计师事务所监督不力等原因,使得社会审计“经济警察”的作用没有真正完全发挥出来,而这些原因也使得企业对自身内部控制方面缺乏足够的重视和规范化内部制度建设。
中小企业存在问题比较多,以A公司为例:该公司目前还没有制定相关的规章制度和部门来评价公司内控制度的运行效果,如公司制定有严格的考勤制度,但没有相应的监督处罚制度;在内部监督方面,也没有设置内审部门,公司以外部审计监督为主。而且,该公司目前将内部监督的重点放在违规事件的查处更正上,在对整个内部控制系统的监督、评价和修订工作还没有开展。
三、解决企业内部控制问题的对策
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