对我国企业内部会计控制的研究——以X公司为例(六)

     第二，业务记录控制。业务记录控制是财务管理的一项重要内容，财务管理主要体现在账目上，应该突出企业的来款和付款实际发生与财务相符合，对合同、入库单、出库单、凭证等财务重要单据进行记录和管理，保证所有单据准确无误，单号唯一，按流程和程序进行管理，防止经济业务的遗漏，也杜绝工作人员的舞弊。

    （2）采购与付款业务流程的内部会计控制

     企业的财务部门应该对物资的审批和流程进行规范，根据财务管理准则对相应内容进行明确，从 X 公司的情况来看，需要对以下几个方面进行完善和控制，包括请购、询价、合同、验收和付款。

     第一，请购。各部门提出需求是采购的开始，通常月初或月末企业会根据各个部门的生产需求和需要进行原材料采购和配件供应，一般情况下，各个业务部门和财务部门会根据预算进行执行，填写采购单，由相应部门的人员进行审批，表明原材料的规范、数量、用途和使用日期等，在预算范围内经由相关人员进行审批后方可执行。特殊事项需由董事会集体决策并授权总经理进行审批。如果出现取消采购的情况，则需要及时通知采购人员进行撤回。

     第二，询价。询价一般发生在集中采购过程，企业一般建立采购的评价系统，对采购的影响因素进行评价，有效控制成本和效率。企业通常采取集中采购的形式，让不同的供货商进行竞价，兼顾质量和价格，对采购活动进行竞标，企业会有专门机构进行管理和服务，并进行相应的价格监测和评价。有必要建立专门机构，专门负责收集物资影响价格变动的信息和资讯，并对其予以分析和评价，再构建配套的价格评价体系。

     第三，合同。当采购环节和询价环节完成后，到合同签订环节。企业的合同一式三份，分别由供应商、采购部门和财务部门保管，三个部门有效监督采购的数量和规格，统一以合同为依据。此外，企业为了简化手续，也以订单为基础进行采购，实际上，订单与合同具有同样的功能。

     第四，验收。在验收环节，保管员根据订单或合同对入库的原材料进行审查，包括数量、规范、质量及其他相关进行验收，待清点无误后进行入库。验收人员将原材料在系统中进行登记，标明物品名称、质量和数量，以及入库时第二，业务记录控制。业务记录控制是财务管理的一项重要内容，财务管间，登记仓库台账并交由财务部门和采购部门保管。

     第五，财务部门对发票、入库单、验收单和其他付款前的所有凭证进行核验后，报送企业进行审批，财务相应人员进行结算。财务人员应该及时根据货款日期进行支付，保证企业的良好信用和形象。需要特殊注意的是，如果财务支付属于预付款，则需要相关人员进行授权，同时需要根据供应商的票据进行支付。对于赊账等其他形式的支付更应该加强结算和财务控制。应付账款的入账需要财务人员审批进行入账，相关人员定期核对与复核，发现问题及时处理，保证账目清楚。

    3.加强对销售与付款的控制

    （1）控制目标

     内部会计控制目标主要有：

     第一，不相容职务岗位分工制度。如表 4.1 所示。

    表 4.1 不相容职务岗位分工

    销售合同签订与审批 销售合同签订与审批做到权限相分离，由专人担任

    签订合同与发货 企业签订合同的人员不能同时担任产品的发货、派送工作

    销售与开票的控制 对企业销售与发票开具的职务进行分离，不能由一个人处理

    退货和验收 验货、销货、会计记录等人员的职务相分离，保证退回的货物数量和质

    量的真实性，销售记录和会计核算的正确性

    坏账的认定与计提 应收账款和坏账处理的职务相分离，分岗设置

     第二，授权审批制度。授权审批制度包括赊账业务和折扣授权两个方面。

     赊账业务的授权以客户的等级评价结果为依据，销售折扣政策也以当前客户销售的政策为依据，两个部门均需要相应的总经理审批才有效。

     第三，保证销售会计账务的及时和准确。会计账务的最重要原则就是准确和及时，防止资金被骗取，保证企业资金安全流转和运行。

    （2）销售与收款业务的内部会计控制

     第一，订单控制。控制客户定单决定销售业务是否执行以及后续执行质量的好坏，企业应加强该环节的控制，避免销售业务发生后面临的风险。定单控制主要有以下两点：

     ①审核定单。订单首先由业务部门进行审核，订单审核关系到企业的信用和声誉，销售部门应该对订货方进行全面了解，审核其资质和资金给付情况，让企业的订单能够准确付款。

     ②订单档案管理。业务部门对订单审核无误后，由双方进行合同签订并形成订单。实际上，无论客户是否对订单进行操作和执行，企业均需要对订单进行整理和归档，以便未来企业对相关内容进行调研和分析。这些资料有助于企业对客户进行充分的了解和评价。

     第二，客户资信评价控制。对客户的评价是企业确定哪些客户是优质客户，哪些客户是风险客户的评价标准，企业对优质客户能够及时收回货款给予很高的评价，对风险客户无法保证资金定期收回存在的风险进行管理。通常对客户的评价方法包括客户信用管理和客户资信分析，信用管理是客户的资信档案，企业的信用管理小组对客户资料进行收集，同财务部门和销售部门对客户的资质进行建档，对客户的信用等级和信誉进行评价。客户资信分析是企业人员根据客户的档案对其资信进行分析和评价，建立客户的信用等级评价指标，对不同的客户进行等级划分。

     第三，销售价格体系管理制度。除了建立客户信用等级评价体系外，企业还要对客户进行分级价格体系管理。根据不同的客户等级进行不同的价格优惠政策，对销售人员有可能的徇私舞弊进行控制，防止企业内部人员人为进行价格控制，实现销售价格内部透明化。企业建立和实施客户价格分析管理体系有助于对不同客户进行有针对性管理。

     第四，销售合同的审批控制。合同是具有法律效力的文书，是规范合同双方的书面文件，确定了供货方和收货方的关系，对双方的权利和义务进行明确。通常情况下，企业需要确保合同的内容具有法律效力，保证各自的利益和管理规范。合同的审批同样具有一定的控制方法，我国的《合同法》规定了合同双方的要素，包括合同约束的商品名称、交货条件、付款条件、违约责任及其他相关规定，对容易产生双方纠纷的所有关键环节进行约束。企业授权固定的人员对合同的规范进行查看和签订，同时，企业还要对签订合同进行审批，形成严格的合同审批制度，特别是聘请有经验的律师参与合同的审查，对合同规定的价格、交货时间、商品质量标准和违约责任进行明确。

     第五，应收账款管理的控制方法。应收账款是企业能否收回销售款的条目，应收账款的管理水平直接决定企业实现利益的影响因素。总体来看，企业应收账款的管理和控制关键主要取决于应收账款的记录真实、不相容职务分离、定期抽查和账龄分析四个方面。应收账款的记录准确和真实是企业取得销售收入的决定因素，企业根据应收账款评估企业的风险，并根据此登记财务会计账目。

    不相容职务分离是将总账和明细账进行分离管理，实现财务内部的监督和管理。账目的定期抽查是核对应收账目的明细账，对应收账款进行总体评估和准确识别，让企业管理者和财务管理人员判断财务的当前状况。最后，对账龄的监督和分析是财务人员应该做好账龄分析表，对相应的应收账款进行催款，对超期的账款进行预警，提醒相应的管理者和销售人员及时催款。

    （四）建立完善的风险控制系统

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