(1)建设控制环境要素,真正意义上将其纳入内部控制的范畴。具体建设中包括了组织机构、规章制度、人力资源政策、精神文明建设、管理哲学和经营理念这五项内容。因为控制环境是内部控制其他要素的基础,所以分公司努力营造积极的控制环境,有利于遵循有关的法律法规、惯例,避免影响、损害分公司声誉的事件发生;有利于培养分公司员工的职业道德、团队精神、主人翁责任感;有利于实现员工的工作能力与其责任相匹配;有利于建立良好的企业文化氛围,树立良好的企业精神,完善分公司培训激励制度;有利于分公司业绩考核指标、权重分配的设置更趋于科学合理。
(2)建设风险识别要素,是实现控制活动的前提。分公司在开展生产、经营活动的过程中不可避免地面临着或多或少、或大或小的风险,这些来自外部或内部的风险直接或间接影响着企业既定目标的实现。充分认识、分析和管理风险有利于规避风险,避免浪费分公司资源。
(3)建设控制活动要素,具体有预防性控制、检查性控制、计算机控制、管理层控制等多种形式。有利于保护分公司有形资产与无形资产,如信息、技术、专利等等的完整性;有利于提供及时、真实、可靠的公司财务信息以及经营状况,提高了分公司资金使用效益和财务运行效率;有利于规范使用电子商务,对物资采购业务进行整合,实现了集中采购,不仅降低了采购成本,也减少了采购环节的违法乱纪行为。
(4)建设信息与沟通要素,有效地信息交流与沟通有助于分公司开展风险评估和控制活动。信息获取及时、交流通畅有利于分公司管理层和员工履行职责,全方位地调动积极性。
(5)建设监督要素,是构建内部控制整体框架的最后一个组成部分,也是一项不可忽视的内容。有力的监督是分公司内部控制整体框架得以有效、持续运行的关键保障。
CSCO模式赋予了内部控制理论更全面的内涵,赋予了内部控制更广泛的职能。内部控制整体框架中的五个要素几乎覆盖了分公司生产、经营、管理的所有空间与时间,它们相互影响、相互作用,有机地结合在一起,从而强化了内部控制对企业的作用。
2、分公司构建的内控框架体系中存在的局限性
西南分公司内部控制框架体系的建设是一项庞大的系统工程,也是一个持续不断的过程。分公司构建的内控体系不可避免有着自身的局限性。
(1)人的客观因素
一方面,设计的再完善的内部控制整体框架,都可能因为规划设计者知识水平的限制以及经验的不足而带有先天的缺陷。另一方面,执行人员客观失误,如粗心大意、判断失误、曲解指示等等,也可能导致构建好的内部控制体系作用降低,甚至失效。
(2)人的主观因素
对任何企业来说,最重要的管理方式就是建立健全的内部控制整体框架。但是任何控制措施和程序最终都是依靠人来执行完成的。某些情况下,执行人员的主观故意,如人为错误、越权管理等等,可能导致企业的内部控制体系陷于瘫痪。
(3)经济效益有所影响
分公司在构建内部控制整体框架的过程中,可能过于强调规范行为,而没有对分公司内部控制框架体系的执行成本和效率进行充分的考虑,导致经济效益受影响。
(4)计划滞后于变化
分公司处于当今信息技术高速发展的时代,内部控制的作用完全可能因经营环境、业务增减的变化而发生变化。特别是对那些新出现的业务或不正常的业务,控制力可能减弱。
3、导致局限性的主要原因
(1)人自身的局限性,这是不可抗拒因素。COSO内部控制框架所包涵的五要素之一控制环境,强调了人的因素。人是所有活动的核心,是控制环境诸多因素中起决定性作用的因素。分公司各级管理层对内部控制的要求体现着人的控制觉悟,同时分公司的所有员工都有着自己对内部控制的理解,并且在内部控制框架体系中发挥着自身的作用。由于人知识、经验的局限性导致人的客观因素发生;由于对人的因素重视程度不够,导致人的主观因素发生。正因为人在内部控制中的特殊地位,所以根深蒂固地影响着企业内部控制工作的建设。
(2)构建内部控制整体框架对于分公司来说,是一项工作重、时间紧的任务。因此,在构建内部控制框架的过程中,急于出成效,过分注重五要素的整体建设,而忽略了构建成本,这无疑会影响分公司的经济效益。
(3)事物总是处于发展变化中的。市场环境,例如:市场运行机制以及相应的法律、法规,是在变化中的,特别是信息技术的迅猛发展,让市场环境更是千变万化。分公司求生存、求发展不能脱离市场来空谈,市场就是一个领航灯。同样内部控制理论也在发展中,不过理论的发展总是相对滞后一些,所以COSO内部控制整体框架理论在实践工作的运用中肯定有无法或不能很好解决问题的时候。因此,分公司经历半年时间构建起的内部控制框架体系在实际作用中有可能遭遇问题盲点。
四、完善中国石油西南分公司内部控制的主要措施
(一)强调以人为本
分公司的内部控制要充分发挥人的作用,依靠提高员工的综合素质、道德准则和法律意识。此外,充分发挥管理层和员工的主动性、积极性和创造性,建立制衡机制,相互监督、相互制约,建立激励和处罚机制,开展批评与自我批评。其实人既是内部控制的主体,也是内部控制的客体,实现两者的统一,从而达到内部控制的最佳效果。
(二)处理好内部控制体系建设与其他管理体系的关系
中国石油西南分公司属于国有大中型企业,在长期的发展中积累沉淀了一定的管理经验,特别是近年来先后实施了全面质量管理体系,IS09000认证,质量、健康、安全、环保(QHSE)体系等等。这些管理体系都是内部控制整体框架的组成部分。务必要注重对分公司原有管理优势以及合理的管理体系的延续,把握内部控制体系与其他原有的管理体系的结合点,正确处理好两者之间的关系,才能更好地构建全面的、统一的、有效的内部控制整体框架。
(三)重视成本效益原则
构建内部控制框架体系不能抛开企业现实的经济效益来谈。一般情况下,实施内部控制的成本应不高于相应的预期收益,在成本与效益之间寻求一个平衡点。重视成本效益原则,使内部控制措施在规范企业行为的同时,提高工作效率,实现经营目标。
(四)制定一个内部控制的完整性、合理性及有效性的行业标准
现在,分公司构建内部控制整体框架是一项没有成例可循的工作。国内至今也没有一个可以衡量构建内部控制体系好坏的标准,有必要制定一个石油行业的核查标准来检验执行中的内部控制整体框架体系是否具有完整性、合理性和有效性。
(五)与时俱进
分公司处于信息瞬息变化、竞争激烈的社会中,为了保持企业的活力,为了让企业更好的持续性发展,必须经常有针对性地调整经营策略,或增加新的生产业务,或增设新的分支机构,这就要求我们构建的内部控制框架体系也要与时俱进,在面对新增的业务内容时不会丧失控制力。
五、总结
中国石油西南分公司不仅属于国有企业,也属于上市公司。因此建立完善的内部控制整体框架对分公司的发展尤为重要。对于分公司来说,建立健全的内部控制框架体系并保证其有效运行,是深化石油企业内部管理的客观需要,是上市公司必须遵循上市地法律的要求。内部控制框架体系的建设是一个循序渐进的过程。此外,设计和构建内部控制框架体系是基于美国COSO内部控制整体框架的相关理论,但也要考虑中国的国情,特别是某些传统文化的影响。
建立健全的内部控制框架体系——既不能生搬硬套,也不能闭门造车,要解放思想、实事求是、与时俱进。以客观分析企业自身的控制环境为基础,凭借企业信息的有效沟通进行全面、细致的风险评估和建立良好的控制活动,加强企业的监督机制,鼓励管理创新,构建一套合法的、科学的、有效的、符合企业发展的内部控制整体框架。
参考文献:
[1] 四川省财政厅会计处:《内部会计控制制度基本知识》,北京科学技术出版社,2002年第1版。
[2] 朱荣恩:《内部控制的理论发展》,中国财经报,2001年2月22日。
[3] 吴水澎,陈汉文,邵贤弟:《企业内部控制理论的发展与启示》,《会计研究》,2000年第5期。
[4] 吴粒,洪银玉:《管理的需要是内部控制发展的内在动因》,
[5] 王国松:《COSO框架下内控体系建设应注意的问题》,《中国石油财会》,2005年第1期。
[6] 中国石油西南分公司内控委员会:《内部控制体系建设实施方案》,内部资料,2005年。
中国石油西南分公司内部控制制度探讨(四)相关范文