(四)加强内部审计
内部审计既是公司、企业内部控制系统的重要组成部分,也是强化内部会计监督的制度安排。在会计电算化中,由于是“人机”对话的特殊形态,因而对内部审计提出了更高、更严格的要求。笔者认为,内部审计必须包括以下几个方面:(1)对会计资料定期进行审计,电算化会计帐务处理是否正确,是否遵照《会计法》及有关法律、法规的规定,审核费用签字是否符合公司内控制度,凭证附件是否规范完整;(2)审查机内数据与书面资料的一致性,如查看帐册内容,做到帐表相符,对不妥或错误的帐表处理应及时调整;(3)监督数据保存方式的安全、合法性,防止发生非法修改历史数据的现象;(4)对系统运行各环节进行审查,防止存在漏洞。
四.应对会计电算化存在问题的对策
严格的内控制度是会计电算化真实可靠的保证。内部控制制度要求处理同一笔经济业务的人员既要相互联系,又要相互制约。此外,严格的内控制度有助于防止违法行为的发生。国内外会计电算化的实践表明,计算机本身处理出错几乎为零,但人为造成出错和舞弊的现象有增无减,而且一旦出现舞弊,损失巨大。因此,制定严格的内控制度是非常有必要的。就目前我国开展会计电算化的应用现状来看,大部分还停留在一般应用水平上,人们对于人员职责分工,数据备份和保管,软硬件使用和维护等方面的重要性往往认识不足;对网络环境下的会计控制,更是了解很少,应用更少,但电子商务的迅猛发展,迫使人们面对这一挑战。主要体现在一下几方面:1.加强对数据输入的管理;网络环境下,大量不相同的会计业务交叉在一起,再加上多用户共享数据库的出现,如果内部控制制度不严密,一旦有缺乏严格控制检验的凭证入到整个网络系统中,就很难查明原应,会直接影响到会计信息的准确。因而把好数据录入关,保证数据录入的真实性、合法性与完整性十分重要。在输入系统前数据都要经过检验,输入工作也应由多人多组分担;对输入的数据、代码等进行必要的校检,以保证其合法性和真实性;根据会计核算的要求和网络系统的特点,可以把同类凭证按凭证顺序分成几组进行输入。2.加强会计电算化人员的培养;随着时代的发展对会计人员的要求也发生了变化 ,会计人员的专业知识应该与时俱进 ,因此要加强专业培训。我们可以通过短期培训,继续教育 、经验交流等方式,来提高财务人员的综合素质。加强会计电算化人员的业务培训 ,建立相应的学习培训制度,定期给予考核 ,对于确实不能适应会计电算化岗位的人员要进行必要的调整。会计电算化人员尤其是系统管理人员不必要建立轮岗制度。3.加强会计信息系统的安全性、保密性;强化会计信息系统的保密性和安全性财务数据对于一个企业而言 , 是企业的核心数据,甚至是核心机密 。关系到企业形象 ,生存和发展 。如果因为会计信息系统的安全性和保密性较差而导致数据的丢失或盗取,对于企业都是巨大的损失 ,必须加强会计电算化系统的维护和控制 。加强软件购置及开发的管理为了使我国的会计电算化与国际接轨 ,这就要我国的会计软件公司或自我研发的财务软件的公司不断地增加财务软件功能以及完善财务软件功能 ,让我国的财务会计软件增加多国家的语言和多个币种的计算能力和转换能力,还要让我国的会计软件公司或自我研发的财务软件的公司设计的财务会计软件和国际上的准则接轨 ,这样才能让会计软件满足现代跨国企业、跨国集团的经营贸易和发展 。加强会计软件向账务和管理方面齐头并进现在国内财务软件公司的软件逐渐从事后财务核算向管理核算方向发展了,但是想让企业更大地发挥电子计算机卓越的计算功能 ,更好地为企业上层领导的管理服务。就必须在财务软件中增加管理型的功能模块 。还要完善财务软件的管理型功能模块中的成本核算 、 各 类财务预测 、财务分析等功能模块,并让管理型功能模块中查询这项功能设计合理。所以只有同时促进会计电算化的账务处理和企业经营管理功能的发展,其优势才能充分体现出来,也只有这样 ,才能帮助会计人员的工作质量和效率的提高 。4.加强电算化的内部控制;会计电算化系统本身的一系列缺陷,使会计电算化信息系统在内部控制方面问题更复杂,技术性更强。可从以下方面完善网络环境下电算化系统的内部控制:(1)正确认识内部控制目标的层次性,建立科学合理的基础内部控制。使查错防弊及时准确、财产安全完整、业务活动健康运行、风险控制系统有效、会计资料真实完整、会计信息及时有用、管理制度健全完善、管理效率真实高效、国家法规贯彻执行、经济效益不断提高、职业道德完善升华,为控制电算化质量奠定制度基础。(2)建立健全会计电算化内部审计制度。主要通过审计人员对数据输入、处理和输出三方面的控制及其控制标准的有效性进行审核和评价来实现。可采取专用子系统模块程序,以子系统形式直接调用会计系统有关数据进行检索、查询和审核等形式。也可对电算化系统的人员组织、工作环境、文件资料保管等进行审计。指出内部管理和控制的薄弱环节,预防、检测和更正错误,处置舞弊行为。促使被审单位加强会计电算化环境中的内部管理和控制,为提高会计电算化工作质量提供保障。(3)控制与操作分离,以实现系统内部的有效牵制。目前,电算化系统下内部牵制没有手工系统完善,但手工系统下传统的牵制手段已不适应电算化系统的要求。一个比较有效的办法是在电算化系统内分出操作与监控两个岗位,对每一笔业务同时进行多方备份。当会计人员进行账务处理时其操作和数据也被同时记录在监控人员的机器上,由监控人员进行即使或定期审查,一旦出现数据不一致便进行深入调查。这样实现了有效牵制,有利于会计工作质量的提高。
在信息技术与网络技术不断发展的过程中,会计电算化越来越受到大家的重视和普及,它极大地扩展了传统会计的内涵和外延,改变了会计信息的采集、处理、存储和传输的过程,也改变了会计工作的模式和流程,大大提高了工作效率。但在发展过程中,还存在着一些风险,有很多的操作方式及处理方法有待改善,对会计人员的专业水平也有待提高。我们应该加强培养会计人员,提高会计信息系统的安全性、保密性并且还需要完善企业的内部控制。只有让会计电算化更完善,才能更好的发挥它的功能。
综上,随着网络技术的逐渐成熟与完善,会计控制将发生深刻的变化。只有清楚地意识到这些变化,才能适应社会的发展,建立完备的、崭新的会计体系。近年来,企业利用互联网推广电子商务,已成为全球性商业发展的重要趋势之一。专业人员(例如:会计师、会计人员、稽核人员等)如何体察此种趋势,培养相关的能力,以掌握机会,发挥专业服务功能,应是值得重视的课题,探讨电算化对于会计控制的冲击与影响具有深远意义。
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